电子档案管理在高职学校档案管理中的应用探究

　　【摘要】随着社会的发展、时代的进步、科学技术的不断创新，信息化已经渗透到我们的生活、工作和学习中，电子档案在各个领域得到高效运用。同传统档案管理模式相对比，电子档案具有便捷性和安全性等特点，也能够促进管理工作的事半功倍。基于此，本文就电子档案管理在高职学校档案管理中的应用进行研究与探讨。
　　【关键词】电子档案管理;高职学校档案管理;应用
　　现阶段，不少高校在工作中运用了电子文件来进行招生、教学和科研，但是高校现有的档案管理主要还是以传统的方式为主，不能够紧跟时代发展的步伐来实现创新，导致与信息化脱节的现象十分严重。怎样适应当前高职院校改革发展的需求，实现档案管理目标的转变是档案管理工作重点思考的问题。
　　一、电子档案管理的特点
　　（一）管理对象。同传统档案管理有区别的是，电子档案管理的对象主要以数字信息和载体为主，而传统的档案管理只是以纸质为主。出现这种转变是因为引进电子档案管理后，管理人员通过电子设备的操作，将纸质文件转化成电子档，从而完成电子档案管理工作，这样一来，管理对象就发生了改变。
　　（二）管理方式。电子档案管理与传统档案管理最大的差别就是便捷性和易操作性。传统的档案管理最常用的方式就是管理人员对纸质档案进行分类和整理，学校常用的方式就是按照等级和字母来对档案进行排序整理和存放。而电子档案管理是在管理者对档案分类完毕后，借助计算机网络的相关功能或者高校自有的档案网站对其进行网络化的管理，这样更便于查找和使用。
　　二、电子档案管理在高职学校档案管理中的应用
　　（一）强化对电子档案的认知。就高职学校档案管理而言，强化对电子档案重要作用的认知，是做好电子档案管理工作的前提条件。所以，高职学校的管理人员在思想上要做到与时俱进，转变管理观念，对电子档案管理进行充分的理解和思考。校方也要重视电子档案的宣传工作，这样才能够保证档案人员对电子档案有明确的认知，以此来更好地开展电子档案管理工作，提高工作效率。
　　（二）建立完善的电子档案管理制度。电子档案管理要想更好地运用到高职学校档案管理中，为高职学校档案管理工作带来更多的便利和服务，就需要高职学校结合自身的实际情况，制定出完善的管理制度，这样才能够为电子档案管理提供更好的服务保驾护航。当前，不少高职学校已经制定了《电子文件收集管理规定》《档案管理人员考核制度》等相关制度。但是，高职学校在实际的执行过程中，要结合学校的档案管理情况和现状来开展和实施。
　　（三）强化电子档案管理人员的培训。电子档案管理工作一般涉及的是档案的收集、整理和分类。现阶段，很多高职学校的档案管理工作人员对电子设备的操作不够熟练，各种办公软件的运用也不够彻底，导致电子档案管理的高效性和便捷性无法得以体现。所以，电子档案管理在高职学校档案管理的运用中，学校方面要给电子档案管理人员提供培训学习的机会，其中主要包括计算机系统操作、办公室软件操作、档案网站管理等方面。电子档案管理人员只有熟悉和掌握现代化设备、软件和网页的操作，才能够更专业地完成电子档案管理工作，为学校的档案管理提供更优质化的服務，并完善相关制度。
　　（四）加强电子档案归档管理。电子档案归档指的是档案管理人员通过系统和科学的整理，将有价值的电子文档、图片和影像等材料，从计算机存储器或者网络上拷贝到存储载体中，这样就能够实现长期保存和归档的目的。由此可见，电子档案管理人员在对档案进行归档的过程中，为了排除一切对设备运行造成的干扰，例如病毒等，就要对电子档案进行鉴定。这个过程可以对电子档案进行杀毒，在确认无毒入侵的情况下才能够进行归档处理。在此基础上，在对电子档案归档管理工作中，确保电子档案的完整性也是极其关键的。在对重要文件进行扫描和存档过程中，要将文件整合成PDF文档，之后再进行存档处理。为了保证档案为使用者提供更精准的数据和信息，也要将纸质文件进行妥善的保管，实现档案归档的双轨制，防止纸质文件的流失对信息和数据的可靠性和安全性造成威胁。
　　三、结束语
　　电子档案管理在高职学校档案管理中的应用，不仅能够提高管理工作的便捷性和高效性，也能够降低档案管理工作的难度，方便档案的查询和运用，这些优势都是传统档案管理无法比拟的。除此之外，在实际的电子档案管理中，要强化对电子档案管理重要性的认知、建立完善的管理制度、注重管理人员的培训工作，加强归档管理。只有这样，才能够更好地服务校方人员的工作，促进档案事业的良性发展。
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