信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新

　　【摘要】随着国民经济水平的不断提高及科学技术的发展进步，现代信息技术得到快速发展和传播，在信息化背景下，办公室文书档案管理工作既面临着重大发展机遇，又面临着一定问题。我们要重视信息技术在文书档案管理工作中的应用，加强文书档案管理，促进企业发展。同时，我们要关注办公室文书档案管理中存在的问题，寻找解决问题的有效措施。笔者根据多年相关工作经验并结合广泛的社会实践调查，就文书档案管理工作的改革和创新展开相关探讨，望能提供借鉴。
　　【关键词】办公室文书;档案管理;改革及创新
　　伴随着信息技术在人们生产生活中的应用，人们的日常生活更加便捷。将现代信息技术应用于办公室文书档案工作中，不仅大大提高了办公室文书档案管理工作效益，也有利于推进企业的信息化管理和发展。文书记录了事业单位的发展、业务开展情况、人事变化等多方面的信息，是事业单位开展工作计划的重要凭据，其管理内容是事业单位管理中非常关键的部分。一般事业单位的发展状况、企业的形象等在办公室文书档案管理工作中都会有所体现，文书档案管理工作是一项繁复的工作。而传统的办公室文书档案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和现代社会的需求相去甚远。长此以往，会制约企业的发展进步。所以，我们要重视计算机技术和现代信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用。
　　一、办公室文书档案信息化管理的现实意义
　　首先，要知道办公室文书档案管理直接关乎事业单位的发展进步，关乎企业的发展成效。一般机关事业单位办公室文书档案是对事业单位建立、发展、人力资源利用变更以及其生产活动开展的重要记录，它是事业单位日后开展工作的重要依据，其在事业单位发展中所占据的重要地位不言而喻。此外，文书档案和相关资料，也可以为党和国家开展政治经济活动提供资料支持。单位的文书档案会直接反映事业单位的业务开展状况、资金及资源的使用情况，有利于为社会信息服务发展提供重要的支持。
　　办公室文书档案工作的信息化发展是很有必要的，当今计算机技术和信息化技术快速发展，对各行各业的发展都起了推进作用，大大提高了人类生产的效益，也极大方便了人们日常生活的交往、联系。机关事业文书档案管理工作中引用现代信息技术及计算机技术，可以大大提高文书档案管理工作的工作效率，使文书档案的收集、整理以及归纳更加便捷、快速，且信息化技术的利用，提高文书档案整理、保存的效率。信息化的管理，大大方便了人们的查阅和利用，而数字化系统在文书档案管理中的利用，也方便了人们快速在线浏览，加强了信息的交流。当今网络云的数据储存，方便了电子文书档案的管理和保存，有利于机关人员更好地实现信息共享。
　　二、当前文书档案信息化管理发展现状分析
　　（一）信息化还有很大的提升空间。就我国办公室文书档案信息化管理发展现状来看，信息化技术在文书档案管理中有一定发展，但是鉴于相关管理人员对信息化背景下办公室文书档案管理工作认识不足，很多人受传统文书档案管理思想的影响，信息化技术在文书档案管理中推进仍然存在很大的困难。人们接受新事物的发展总是需要时间的，特别是对那些年纪稍长的人来说，一时很难接受信息化在办公室文书档案管理中的普及发展，所以部分办公室文书档案管理工作者仍然沿用旧的、传统的文书档案管理方式来管理办公室文书档案，这些人对办公室文书档案管理工作信息化管理认识不足，也不愿意花心思及时间去了解信息化，这给事业单位文书档案管理工作信息化的推进带来一定阻力。
　　（二）办公室文书档案信息化管理设施不够完善。完善的信息化管理设施，是办公室文书档案管理信息化发展推进的重要前提。但是目前我国事业单位文书档案管理的信息化管理设备不够完善，制约着办公室文书档案管理的进一步信息化发展。办公室文书档案的信息化管理，是依赖于计算机技术和现代信息技术发展的，如果没有完善的基础设施，比如网络扫描复印件设备、计算机等如果欠缺，不利于文书档案信息化管理。其次，辦公室文书档案信息化管理的相关软件开发不够，且我国事业单位文书档案信息化管理明显存在区域发展差异，而全国各个事业单位的文书档案管理信息化软件和信息化资源不能共享，内外部因素共同作用，造成办公室文书档案管理工作基础设施建设不够完善，制约着信息化技术在文书档案管理中的普及发展。
　　（三）文书档案信息化管理安全得不到保障。信息化技术在文书档案管理中的推广有着诸多益处，但不可否认其也存在一定局限性。信息化背景下办公室文书档案管理的安全性得不到保障，是制约着文书档案管理信息化发展的一个非常重要的因素。目前，办公室文书档案管理的信息化水平得不到有效保障，文书档案管理的安全系统管理尚未建立起来，致使文书档案信息化管理发展得不到保证。一旦办公室文书档案信息化管理过程中，信息系统遭到损坏，文书档案的信息完整性就会受到一定威胁，完全有可能造成重要文书档案信息资料丢失或者破坏。
　　三、信息化背景下文书档案管理的改革创新
　　（一）提高对文书档案管理信息化发展的认识。要推进办公室文书档案管理的信息化发展，就要提高文书档案管理工作人员对信息化管理的认识，使他们对文书档案管理信息化管理的看法及时更新。现代社会是信息化、智能化的社会，各行各业的发展都离不开信息技术的支持，因此事业单位必须重视文书档案管理人员对信息化发展的认识，可以适当增加对其培训，让他们了解信息技术在办公室文书档案管理工作中的优势，改变他们的认识，进而提高办公室文书档案信息化管理，有利于提升办公室文书档案管理的工作效率。
　　（二）重视文书档案管理基础设施的完善。要促进文书档案管理工作中信息化程度的提高，事业单位要重视文书档案管理基础设施的不断发展完善。不同的企业在办公室文书档案管理的制度制定方面存在一定差异，对文书档案的管理和规划也有不同之处。但是完善文书档案管理的信息化基础设施，为办公室文书档案管理的信息化发展提供物质支持势必是所有企业的共同目标，因此事业单位要重视文书档案信息化管理规章制度的不断发展完善，重视文书档案管理的基础设施建设。
　　（三）提高文书档案信息化管理的安全性。办公室文书档案管理工作的安全性是事业单位管理工作的重中之重，文书档案的信息化管理要注重信息安全性的提高，确保文书档案管理信息化发展是安全的，这就需要事业单位重视科学信息平台的打造，重视文书档案信息化管理技术水平的提高。科学化信息管理平台的构建，直接影响到办公室文书档案管理的安全性，它关系到文书档案管理的科学化及机密性，因此对文书档案管理的信息化发展，数字资料平台的构建，要特别关注其安全性。对文书档案的数字化管理，要确保其储存条件是安全有效的，在文书档案存入电子档案资料库时，要保证其资料的完整性。此外，办公室文书档案的管理要重视保密系统的建设，人们日常查阅和利用也要保证其保密性及便捷性。
　　四、结语
　　总之，信息化背景下办公室文书档案管理的改革和创新发展是十分必要的，信息技术在文书档案管理中的应用，有利于提高办公室文书档案管理的工作效率，有利于事业单位的进一步发展。
　　【参考文献】
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