企业档案信息化建设的实践与思考

　　摘 要：企业档案的信息化建设作为企业实现信息化中不可或缺的一部分，对提高企业档案的管理效率、发掘档案潜在价值有着重要的影响。然而现在的企业档案信息化建设中，仍然存在各种各样的问题，这便需要企业领导人对档案的信息化建设进行深层次的探索，以提高企业档案的信息化管理，促进企业的可持续发展。
　　关键词：企业档案；档案信息化；建设
　　自我国加入世贸组织以来，经济得到了快速的发展，市场竞争也越发的激烈，企业的生存和发展正面临着国际化市场和高科技时代的巨大挑战。企业档案管理作为企业管理中的一项基本工作，面临着现代市场所带来的挑战。企业档案工作在发展过程中需要适应市场经济的发展，提高自身的管理水平，以高质量的档案服務来促进企业的发展。
　　1.企业档案实行信息化建设的意义
　　1.1有利于塑造企业文化
　　企业信息化建设是对企业信息资源的整理与分析，对企业的文化塑造有着积极的影响。档案信息化可以真实的记录企业运行的细节，并对其进行归纳和整理，有助于企业工作人员能够及时发现企业运营中出现的问题和优势，其优势部分通过整理便可作为企业文化的一部分。
　　1.2有利于企业市场竞争力的提高
　　企业档案信息化建设的目的是为了适应企业的信息化发展，使企业档案信息能够更好地为企业的生产和管理进行服务。企业档案信息是企业重要资料的主要汇集之地，它能够对企业各部门的运行情况进行实际检测，并能够以企业全局为出发点，帮助企业领导者做出正确的决策。企业档案部门要想做好企业信息的收集、整理和开发利用，就必须及时改进服务策略，努力提高服务的质量。企业档案的信息化建设以促进企业科技创新为中心，运用各种方式对企业内外的信息进行广发且深层的挖掘，将被动服务转变为主动服务，进而增强对企业档案资源的利用。除此，企业档案信息化的建设还能够为企业的技术部门提供有利的支持，提高企业的市场竞争力，促进企业的发展。
　　1.3促使企业内部工作的高效运转
　　档案的信息化建设不仅能够提高档案部门的工作效率，还能够节约其他部门进行档案借阅的时间。如企业数字档案的信息化建设可以令档案工作人员随时对各个数据与报表进行统计打印，在档案业务中实现办公自动化。各部门人员在借阅档案时可提前在软件上进行留言，档案工作人员在接到留言后快速进行检索，然后将电子档案发送给该部门，这样一来便能够避免工作人员在部门之间的来回奔波，大大节省了借阅档案的时间，进而促进了企业内部工作的高效运转。
　　2.目前企业档案信息化建设中存在的问题
　　2.1企业对档案信息化的建设不够重视
　　大部分的企业往往容易忽视对企业档案的管理，致使企业的档案管理缺乏应有的设备和技术支撑，企业档案网站在建设的质量上也存有良莠不齐的现象。如何更好的实现资源共享是一个企业必须认真思考的问题。同时，如何对企业信息化资源进行有效的利用，又是众多企业在档案建设中共同面临的难题。
　　2.2缺乏相关标准和科学规范
　　有的企业的档案信息化建设时缺乏相应的标准和科学的规划，而影响了其他企业对档案信息化的建设。由多个部分组成的档案信息化在进行建设时，必须要有相应的建设规范和统一的建设标准。国家对此也制定出了规定，如在2009年颁布的《企业档案工作规范》中就对档案性信息化的原则和目标、载体档案的数字化、档案网络化服务于管理等方面做出了相关规定。然而大部分企业在档案实施信息化建设时都没有做到以上原则，致使在实践中，工作的效率低下，工作人员缺乏应有的积极性，进而影响了预期目标的实现。
　　2.3档案信息化成果的利用率较低
　　提高档案资源的利用率是企业档案信息化建设的主要目的之一，但是，有些企业的档案信息化建设却背离了这一目的。部分企业在进行档案的信息化建设时，过于注重对信息资源的数字化和网络数据库的建设，而忽略了对其资源的有效利用，大大降低了信息化资源的录用率，令档案信息化建设在企业发展服务中的优势遭到了埋没。
　　3.加强企业信息化建设的有效措施
　　3.1加强档案信息化管理平台的统一规范
　　企业档案信息化在建设时要做到整体规划、统一管理。在进行管理时，要对信息采集的标准、应用软件的要求等制定统一的标准，实现对档案信息化平台的规范管理。这样不仅保证了数据在采集过程中的及时性与完整性，还确保了采集到的数据的真实有效。
　　3.2坚持档案信息化建设为企业服务的宗旨
　　坚持为企业服务既是档案工作的出发点，也是其落脚点。企业的档案信息化建设要以围绕企业的各项工作而进行有效的开展。企业在进行信息化建设时要结合企业自身的实际情况，选择影响范围广、利用效率高和重点突出的档案资源进行优先数据化。在对已经数据化的信息要加以宣传，以提升档案资源的利用率；同时还要及时收集各部门利用资源后的反馈信息，促使网络服务系统的不断完善，以便为企业提供更好的信息资源服务。
　　3.3加强对信息化建设人才的引进与培养
　　企业的档案信息化离不开信息技术人才的建设与管理。然而现代的企业档案管理中极度缺乏高素质的档案管理人才，极大的影响了企业档案的信息化建设，也使企业的信息化设备难以发挥出应有的功效。因此，企业需要加强对信息化技术人才的引进与培养，进而完善档案管理的体制，实现企业档案信息化建设的可持续发展。
　　参考文献：
　　[1]王玲，信息化背景下的企业档案管理[J].辽宁行政学院学报，2013（4）：159-161
　　[2]赵爽，浅谈企业档案信息化建设[J].经营管理者，2014（11）：271
　　[3]左丽文，关于企业档案管理信息化建设的思考[J].经营管理者，2011（5）：108