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浅析如何做好基层办公室主任的几点思考


  摘要:办公室作为一个单位的综合管理部门,其承担着综合协调、上传下达、组织监督等多方面的职责。而作为基层办公室主任,其面临的工作是比较繁琐的,在具体工作中,如何才能够做好复杂、繁多的工作,是需要深入思考的。在本文论述过程中,对如何做好基层办公室主任谈了几点自己的看法。
  关键词:基层办公室主任;上传下达;工作方法;行政事务
  办公室工作没有小事,这是作为办公室人员应当牢记的一句工作宗旨。办公室工作与领导的活动和企业经营运转状况密切相关,无论什么事情,都应该认真对待,采取科学合理的工作方法,是做好一名基层办公室主任应尽职责。总的来说,做好基层办公室室主任,主要做好办事、办文以及办会三个方面的工作,做好基层办公室主任应思考以下几点:
  一、要提高办事效率
  办事是办公室主任工作第一项任务,办公室是企业内部上传下达的桥梁纽带,其承担的事务众多,如行政事务、公关接待、资料上报等,这些工作都是需要办公室主任安排人去做的,要提高办公室的办事效率,具体来说,要从以下几个方面做起:
  (一)要务实基础管理
  办公室主任要对基础管理工作进行务实,认真查找办事过程中容易出现的漏洞、薄弱环节。这对薄弱关节,务实基础管理,提高制度建设水平。要求办公室人员做好各项制度的执行工作,进而不断提升办公室的办事效率。
  (二)要强化部署落实
  作为基层办公室主任,在处理办公室工作中,要想提高效率,必须要在"精、细、深、实"上下功夫,认真分析各项事务工作的主要情况,有针对性的做好部署安排工作,鼓励办公室人员形成高度责任感和强烈的风险警示,在具体办事方面要实事求是,确保各项安排部署的工作任务按时保质完成。
  (三)运用科学合理的工作方法
  办公室主任要不断学习,掌握处理各项工作的科学方法。在当前现代互联网信息技术快速发展应用的情况下,数字化、互联网办公的水平越来越高。这就需要办公室主任进行系统学习,并及时总结处理不同工作时,运用更加科学、合理的工作方法。这样才能不断提升办公室的办事效率。
  二、提升办文水平和标准
  办文即使办理公文,对于办公室主任来说,面对的第二项重要工作就是办理公文。在办理公文方面,办公室主任要注意不断提升办文水平和效率,不断提升标准化程度,要在深入研究各类公文的基础上,掌握好日常公文处理的主要方法和技巧,要做到以下两点:
  (一)做好日常公文流转
  办公室主任在日常工作中,需要处理大量的公文,所以必须要做好公文的流转工作。例如,公司内部的文件、通知、通告、决定等常用文件,以及外部政府机关、企业之间的来往公文,这些公文的上下流转,公文的起草、校对,都需要办公室主任严格把关,提高公文流转的规范非、标准化水平。公文流转的效率和水平,是办公室主任能力的重要体现,因此,办公室主任一定要加强对公文流转的重视程度,并积极组织人员,做好公文流转每一个细小环节的工作。
  (二)提高文稿起草的水平
  优秀的办公室主任一定是一把"笔杆"好手,可见起草文稿能力对办公室主任来说,非常重要。做好这项工作,需要办公室主任掌握扎实的理论功底和文字驾驭能力。要能够结合不同公文的特点以及内容,为领导起到较高水平的底稿。要注意文稿的语言表达要准确清晰、言简意赅,同时,还要注意把握政治导向,贯彻企业的文化和指导思想。
  三、提高办会的规范化水平
  基层办公室主任在日常工作中,要协助公司及项目组织开展很多会议,也就是办会工作。简单来说,办会工作,也是一整套的会务工作。从会前的协调组织,会中的服务落实执行,到会后的跟踪记录等,都需要办公室主任认真筹划,科学合理的安排。办公室主任要提高办会的水平,应该从以下几个方面做起:
  (一)注重深刻领导会议指导思想
  知道为什么开会,才能知道怎么开好会。办公室主任会前要加强与相关领导、相关部门的沟通与联系,深刻领会会议的指导思想,了解会议召开的起因、任务、目的和意义,选定议题、把握方向,才能保证会议的顺利召开。
  (二)注重从全局和大局出发
  会议一般都贯穿领导者的思想和意图,办公室主任应从大局和全局出发,以领导为核心,做好沟通上下、联系左右、照應内外等各方面联系工作,真正起到办公室的枢纽作用。注重大局,要展示出企业的整体形象和特点,注意维护领导和企业的荣誉,确保每一次会议都是一次成功的企业名片宣传。
  (三)注重会务工作的精细严谨
  会务工作头绪繁多,会务工作组织的好坏体现着办公室主任的智慧和能力。办公室主任要以万无一失为目标,谦虚谨慎、周密细致,注意倾听领导的要求,加强同参会各方人员的密切联系和配合,同时保密会务秘密,遵守各项纪律,确保会议圆满顺利进行。
  四、结束语
  基层办公室主任的工作任务比较繁琐复杂,如何才能做好办公室主任这一工作,是很多办公室人员思考的重要问题。在本文的研究中,从办事、办文、办会三个角度系统论述了做好办公室主任的主要方法措施,希望可以对办公室人员起到一定的参考和借鉴作用。
  参考文献:
  [1]陈锦芳.做好基层单位办公室工作的几点思考[J].低碳世界,2016-09-15.
  [2]林华.浅谈企业办公室主任的修养[J].办公室业务,2016-01-25.
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