聪明开会让会议更有效率的个方法

　　会议很重要。因为只有大家聚在一起时才能解决问题。
　　会议不重要。因为一个5人的一小时会议，就等于让公司损失5小时的生产力。
　　到底重不重要，取决于你聪不聪明，会不会「聪明开会」。
　　BiggerPockets.com的企划部副部长、房地产投资人Brandon Turner说，他们公司制订了「开会5原则」，非常管用；他把它发布在《Entrepreneur》上，供大家参考。
　　1、有明确的议程吗？
　　如果没有明确的会议，开会就没有意义，变成坐下来闲聊喝茶泡咖啡的场所。所以，在每次开会之前，主办人应该清楚地知道：
　　1）谁主持会议？
　　2）会议的目的是什么？要达成什么目标？
　　3）与会人如何得知会议是否结束？
　　而这些议程，应该在开会之前就E-mail给所有与会人。
　　2、会议可以用电子邮件的形式代替吗？
　　很多会议其实没有必要把大家都召集起来现场开会，用E-mail能解决的事，就用E-mail解决。比方说报告工作进度啦，布置下一阶段任务啦，其实真的没必要叫大家在百忙之中抽空坐下来听。用邮件写，反而更清楚。
　　或者，也可以试试通讯软件。Turner表示，他们公司通过用HipChat开会，一个月就剩下了100个小时的冗长会议时间。
　　如果真的得召集起来一起现场开会，那就请大家都站着。对，站着，没有椅子，不准做。你就试试看，站着开会跟坐着开会效率差多少吧。
　　3、每个人真的都需要去开会吗？
　　很多公司喜欢把每个人都叫去开会，殊不知，这是扼杀效率的最大方式。因为越多人与会，就表示七嘴八舌的状况越多，最后很可能什么都决定不了。
　　所以，找真的很相关的人来开会就好，其余人，邮件通知会议结果。
　　4、开完会，大家都清楚自己该干嘛吗？
　　Turner说，开会的最终目的，当然是让大家都清楚下一阶段的工作目标。如果开完会还不知道自己到底要干嘛，还不如不要开会。
　　可惜的是，Turner说，他根据自己的经验，已经不知道听过多少次会议的结语是「嗯，很好！那不然这样好了，我们下周同一时间接着开会！」——真是让人崩溃。所以前面是在浪费时间的意思吗？
　　大家好不容易聚在一起，就不要浪费时间，这次该讨论出来的问题，也不要留到下次，否则只会越来越拖，越来越没效率。
　　5、与会人如何知道会议是否结束？
　　Turner说的「结束」，不是说「几点」，而是该讨论的到底有没有讨论完。讨论完了，就散了，别这边拖一下，那边聊一聊，快回去工作吧！比起会议，你的公司更需要的，正是「真实的工作」，不是吗？
　　原文出处：Entrepreneur