物流企业货币资金内控制度存在问题及解决对策

　　【摘 要】货币资金包含库存现金、银行存款和其他货币资金，是企业财务的重要内容，也是正常经营和发展关键因素，可以说是企业生存的基石，企业任何的经营活动都归根结底都要回到货币资金上，货币资金属于流动资产，流动性强、控制难度大、风险较高等特点，因此，有很多的企业对于货币资金内控不到位，这种情况尤其存在于中小型的企业。本文以长城物流公司为例，对此公司货币资金内控制度的设计和执行的了解，分析并指出其存在的漏洞，并提出相关的建议，旨在提出相关建议，能够推动其货币资金内控制度的完善和发展。
　　【关键词】货币资金；内控制度；对策
　　一、企业简介
　　长城物流公司是成立于2010年的一家综合性物流公司，公司性质为私有制。其注册资本300万元人民币，现今拥有员工47人。其主要经营范围是陆地货运、货运代理、仓储包装、分批包装、装卸业务等，去年收入在2000万元人民币左右，成本为1600万元人民币，利润率20%，其下设总经理办公室、仓储部、运输部、财务部、信息部等部门，财务部设有5人。从企业规模来看，是标准的中小型企业。
　　二、长城物流有限公司货币资金内控存在问题
　　（一）库存现金的使用和保存不恰当
　　库存现金是指平时存在的现金，一般来讲存放在企业的现金余额不能太大，仅供支付个人工资报酬、补贴、随身携带的差旅费、报销以及一些小额支出所用，较大额的资金往来通常需要银行存款或者票据等方式来结算。长城物流公司虽然有专门存放库存现金的保险柜，保险柜密码由财务经理掌握，必要的时候需要现金支付由个人提出申请财务人员审批之后由财务经理开柜支出现金。听起来相对较为严谨，但是也存在种种问题。比如财务经理一人掌握保险柜密码，其经常将个人财务和保险柜的现金放在一起，需要的时候再拿出来。首先，容易将个人资金和企业现金混淆，造成账实不符却无法发现为何出现这样的问题。其次，有些企业习惯于现金支付货款，导致企业的保险柜里有时会存放几千上万的现金，也并没有及时送达银行存放。
　　（二）资金的预算缺乏准确性
　　公司对于资金的预算也有着相关的规定，要求企业如果有大额支出，必须由支出的相关部门制定预算报告，并由部门经理审批，部门经理通过审批之后交由财务部由财务经理审批，再之后由总经理审批方可付款。在这方面，由于预算的金额通常较大，需要层层审批，因此企业做的相对严谨，没有太大纰漏，但是预算的制定到审批过程，没有经过仔细认真预算，各层审批也只是为了做好自己的职责所在，并没有真正为公司着想，导致预算不够准确也无人能够发现。例如，公司于年初计划更新运输车辆10台，由公司的主要业务部门运输部的一名组长拟定购车预算，发现运输部拟定预算明细高于市场价格约7%左右。这种情况经过层层审批却也未能发现，预算缺乏准确性，导致拨款较多，对企业资产造成浪费。就年初采购运输车辆而言，比市场价格多出近十万元，而其余采购还有很多。因此，造成企业资产的浪费的数额不可小觑。可以看出，资金预算制定的准确以及预算的审批过程对企业货币资金内控也有至关重要的作用。
　　（三）日常资金的使用、报销程序审批不够合理
　　日常资金使用、报销的审批通常是由会计来完成，但是公司只对采购事项的审批有较为严格的规定，跪地由部门经理审批之后再由财务经理审批直至总经理，方可付款。但是日常资金的审批通常金額不大，小至几元，大到几千元，一般来说就是支付给个人或者报销差旅费、加班餐费等日常费用支出，都由会计直接来审批。虽然金额不大，但是仍然可能存在资金浪费、贪污等现象，由于公司内部人际管理复杂，很多人都是亲戚，也有很多人为了获得会计对于资金使用或者报销的审批刻意和会计搞好关系，这样以来，如果超出日常花费，比如餐费较高或者差旅车票多放一张，会计也会睁一只眼闭一只眼予以审批。因为没有严格的金额限制，也没有各部门经理等中层领导的审批过程，就会产生虚报的情况。
　　三、货币资金内控问题的对策
　　（一）规范库存现金的使用和保存
　　如上文所说，财务经理掌握保险柜密码，为图便利，有时会将私人财产存放在保险柜，等到用的时候再取出，这样会造成个人财产和公司财产的混淆，日后造成现金的盘盈和盘亏都无法解决。其次还有现金只有月末盘点，易导致平时对现金的挪用月末再补上的情况；平时收到大额货款，不及时存放于银行，而是放在公司保险柜，易对资金的安全有很大的威胁，这些情况都是现金的使用和保管不得当导致现金安全存在隐患。因此，提出以下几点建议。1、保险柜只能存放公司现金，个人现金不得放置于保险柜内；每日下班前对现金进行盘点，记录于现金盘点表上，由出纳盘点，经理监盘，月末汇总交于总经理审核；联系客户，明确告知，大额货款只能通过银行或者票据支付，打到相应账户上；对于现金借款，必须有严格的借据、审批才可以获得，不允许出现白条抵库现象。对以上规定，需列示详细明文，贴放于财务室墙壁上，由总经理不定期检查，设立严格奖罚制度。
　　（二）设立采购部门，资金预算需严格谨慎，层层认真审核
　　资金预算通常由各个部门的相关人员进行预算的初步拟定，由本部门负责经理进行第一步审核，通过后交由财务经理审核，最后有总经理审核。但是，经常由于业务人员对采购物资的不够了解，或者其他原因，造成预算高出市场价格不少的情况发生，且各层审核均无法发现。预算在拟定的一开始，必须通过市场调查，了解市场行情，来确定一个采购价格，按照这个价格来拟定采购预算，可以为公司节省大笔开支。而公司可以设立采购部门，采购员负责市场调差，各家询价比价的工作，在考虑商品质量、供应商信用度等前提下，报出最合适的价格，来拟定预算。为避免采购员与供应商也有联系，存在吃回扣等现象，须由采购经理审批，之后再执行拟定预算，审核报备等工作，采购经理承担公司因采购多付价钱的直接责任。关系相互制约，来达到一个无法利用此环节贪污腐败的状态。
　　（三）对于日常费用的报销程序需规范严格执行
　　日常报销费用通常是业务人员餐费、出差的住宿、吃饭、车票以及小额支出等费用，通常金额不大。但是有许多的费用积攒到一起，总金额并不小。公司应该明确规定，如总金额超过3000元，需由部门经理审批后再由会计审核，超过5000元，财务经理也要审核。超过10000元，总经理需要审核；再者，例如规定人均加班餐费标准不得高于四十元，高铁出差只能按照最高二等座标准来报销，严格控制日常费用的额度，高于此额度则需增加审批手续，写出说明，经部门经理、财务经理深圳总经理的审批之后，方可报销。这样一来，会减少不必要的开支，对于日常费用的把控更加严格，杜绝了人人持发票均可报销的情况。
　　四、总结
　　本文以长城物流公司为例，发现其在货币资金内部控制上存在的各种问题，提出了一些解决对策，细化到具体每条对策，来保证能够实现资金的安全，避免贪污舞弊，减少资金浪费。从根本上降低货币资金内控风险，保证企业资金安全，增强管理者对于财务部门以及货币资金内部控制制度的重视。
　　【参考文献】
　　[1]宋建波著，《企业会计控制原理及应用》，中国财政经济出版社，2017。
　　[2郭锡龄著，《内部控制规范和具体会计准则教程》，暨南大学出版社，2016。
　　[3]财政部，《内部控制规范——货币资金》，2015。