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创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作的研


  摘要:随着时代的进步,在高校院系行政管理中,作为管理的重要环节,院系办公为师生服务,与教学安排及学生管理等工作联系紧密,因而院系办公室正常开展工作,对准确传达高校文件精神、提升教学质量具有深远意义。但目前,我国高校院系工作还存在很多缺陷,对高校健康发展造成了很大的影响。基于此,本文主要论述了新时期,高校院系创新管理理念,做好办公室管理工作的相关知识,仅供参考。
  关键词:创新管理理念;高校院系;办公室管理
  引言:新时期,社会经济的快速发展,现代科技水平不断提高,促使社会各行业发生了翻天覆地的变化,尤其是管理技术与科学方面的变革,为各行业带来了新的发展机遇。同时,国家大力推行教育改革,在此过程中,高等教育快速发展,从而对院校管理水平提出了新的要求。高校办公室管理以教学与学生管理为主,为了更好的适应新形势变化,高校院系应用创新管理理念,提高办公室管理水平,显得尤为重要。
  一、新时期,高校院系办公室管理工作热点
  (1)服务性。这也是高校院系办公室管理工作的基本特点。院系办公室管理工作,为学校与院系教学目标的实现提供了基础保障,其旨在秉承教学规律与管理原则,以管理育人的理念,热情而周到地位全校师生提供全面服务。其服务质量是院系办公室管理工作的重要衡量标准。(2)综合性。作为院系综合办事与服务机构,院系办公室是党政领导与职权管理的综合性机构,其工作内容与文秘、会务、信访、财会、网络、外联、公用房及设备、统计及后勤保障等密切相关;其有非常宽泛的工作职能,比如参谋、协调与管理、服务等。新形势下,院系独立承担交科研、服务社会与传承文化等职责,日常建设中,出现的很多的新问题与事物,需要办公室负责处理。(3)时间性。办公室工作任务时间节点明确,很多属于上级或其它职能部门安排的紧急任务,强调任务完成的最后时间点,有明显的时效性。另外,院系办公室属于中心枢纽,需要处理各类突发事件。在此过程中,办公室要反应快速,急事急办甚至特事特办,将各方面关系与利益协调处理好。(4)协调性。高校行政管理中院校办公室属于基层办事机构,其工作不但要面对院校相关职能部门与领导机关,还要对所有师生负责。确保准确而及时地进行上通下达、下情上馈,有效开展各项工作。协调处理好各方面关系,加强沟通与协作。
  二、新时期高校院系办公室管理工作的困境
  2.1工作复杂,头绪多
  新时期,高校院系办公室管理工作自身特点与发展,时期工作业务范围广且复杂,有很多头绪。随着工作内容的逐步细化与专业化,事无巨细,且要一丝不苟的完成,而在此过程中需要耗费大量时间与精力。此种背景下,办公室管理工作中,建章立制无从谈起,科学管理缺乏有效性,工作人员极易出现"疲于应付"的局面,使得办公室管理工作失去其本质目标,工作积极与创新性亟待提高。
  2.2人员综合素养不高,结构配置不合理
  首先,办公室工作人员专业性有待提高,管理、教育或文秘专业人才紧缺。其次,工作人员整体学历水平不高,相较之师资队伍,职称水平偏低。再次,工作人员不重视自身继续教育,培训机会不多,自身缺乏自我提高意识。其实,办公室工作人员应该全面认识高校教科研等管理工作,了解院系各项行政管理工作内容与流程,同时还要具备信息及管理艺术等专业知识。
  2.3信息化管理水平偏低
  现阶段,高校院系办公室管理工作中,信息化管理水平比较低,亟待提高协同办公性。首先,硬件建设,部分高校院系办公室办公设备设施比较落后。其次,软件建设,没有应用先进与完善的软件系统,使用效率低,亦或是软件功能以文件流转为主,信息交流、共享及协同办公等作用发挥不充分。最后,专业信息化管理人员配备不足,一般由其它办公室人员兼任,在时间与技术等方面,无法保障信息化建设水平。
  2.4激励奖惩机制不完善
  作为事业单位,高校院系办公室"在编"工作人员,意味着有"铁饭碗"。虽然事业单位积极推行聘用制改革,但受各方面因素影响,体制改革并不理想,同时办公室工作内容复杂,事无巨细,无法像其他老师一样可以申请研究课题,故长此以往,人员对工作产生厌倦心理。此种情况下,如果不尽快制定相关激励政策,人员内心就会形成"得过且过"等消极情绪。虽然很多高校在学期末,都会测评行政人员工作表现,但大多以传统德能勤绩等标准为主,刚性考核指标的缺失,无法全面了解并客观评价人员工作表现。另外,这一传统评价模式个人感情色彩中,对很多兢兢業业工作的员工工作积极性造成了挫伤。
  三、新时期,创新管理理念高校院系办公室管理工作的建议
  3.1坚持以人为本
  新时期,高校院系办公管理工作中,要强化以人为本理念,加强人才培养。日常工作中,明确办公室工作人员主体地位,创造平等和谐的人际氛围,确保且全身心投入工作。同时,还要考虑并尊重员工个体发展需求,为其提供发挥创造与主观能动性的平台,创新工作管理的基础上,推动办公室实现和谐发展。
  3.2加强育人管理
  提高办公室工作人员综合素养,为管理工作提供保障。因而首先要对工作人员加强教育与学习,引导院系办公室员工牢固树立全身心服务于教科研工作的思想,在日常工作中,加强育人管理与服务,为教学第一线与师生做实事、办好事,以此提供热忱、优质与高效的服务。其次,积极接受各类学习与培训手段,鼓励办公室员工认真学习先进教育理论与院系专业知识,掌握行政管理、秘书、公共关系及办公自动化等领域知识,在寒暑假时期,积极参加短训班或去其它院校参观交流。在此基础上,确保办公室工作人员全面提高自身业务素养与管理水平。
  3.3规范各项规章制度
  一方面,高校院系办公室,要结合工作内容的改变,对工作岗位与职责进行合理划分。分门别类地将办公室各项工作落实到人,实现岗位到人与责任到人的目标,以防出现责任混乱或与实际工作不相符等现象。另一方面,建立健全监督、考核与奖惩等机制,全面落实岗位职责,在此基础上激发办公室工作人员地工作潜能,更好地完成本职工作。另外,完善各项办事规则,严格执行办事、办文及办会等相关流程,确保事事有章可循,从而科学、合理与规范化地开展各项工作。
  3.4加强知识、信息的共享与交流,成立组织学习机制
  新时期,高校院系办公室管理工作中,加强个人学习的同时,有意识地构建办公室共同学习氛围,形成良好的共同学习机制。重视"终身学习",即办公室工作人员必须要养成良好的终身学习习惯;重视"全员学习",即办公室各阶层人员要全身心投入学习,特别是管理决策层,其直接影响到组织未来发展,深入学习显得尤为重要;重视"全过程学习":即在整个组织系统运行过程中,要贯穿学习理念。同时,通过定期轮岗或集中培训等形式,加强知识与信息的共享、交流也是十分必要的。
  结束语:综上所述,随着教育改革的深入推进,高校快速发展的同时,创新并改革自身管理工作,以此顺应高校发展趋势。高校院系办公室管理工作中,创新管理理念,对社会稳定发展非常重要。此种背景下,高校院系办公室管理工作中,积极创新管理理念,以此更好地满足高校院系办公室管理工作改革需求,为提高高校院系办公室管理工作水平与效率,推动高校稳定发展,提供重要的保障。未来高校院系办公室管理工作中,创新管理理念,将是时代发展的必然趋势。
  参考文献
  [1]王艳萍.现代管理理念在高校院系办公室管理中的应用与思考[J].办公室业务,2016(04):39.
  [2]王勇.浅议高校院系办公室管理中存在的问题及优化策略[J].吉林工程技术师范学院学报,2016,32(01):61-62.
  作者简介:杜薇,女,1975年11月9日,汉族,籍贯:江苏徐州,学历:本科,职称:助理研究员,研究方向:教育管理。
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