学校人事档案管理模式优化思考
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【摘要】随着社会的不断发展，人们对教育事业的重视程度逐渐加强，中学的教职工人数逐渐增多，对人事档案管理也进入了全新的阶段。我校人事档案管理就是依照人事档案的相关管理制度，由学校档案室对人事档案进行保管。目前中学人事档案的管理中还存在一些问题，本文针对这些问题进行分析，探究中学人事档案管理模式的优化措施。
【关键词】学校；人事档案管理模式；优化
人事档案管理是对人员管理的一个重要的基础，有利于发掘人才，是对人才充分使用的一项依据，有利于学校人力资源管理。随着经济的发展和社会的进步，人事档案管理的作用和意义也逐渐加大，传统的人事档案管理方法和内容已经不能够满足需要，因此需要改变传统的人事档案管理模式，开辟新的模式。
一、中学教职工人事档案管理中存在的问题
（一）人事档案内容不全。尽管目前学校人事档案管理水平已经有所提高，但是还存在着很多的问题，其中人事档案内容不全、所包含的信息量较少是其中的一项主要的问题。中学阶段的人事档案包含很多内容，包括人物自传、基本信息、考核资料、职评材料、职务信息、个人奖惩等内容，内容包含的信息不全，不具有很强的实用性，无法满足实际需要。档案中涉及的教学情况较为简单，个人教学能力的描述，职务内容和个人的技能专业等情况描述的很少，这样就会导致学校对教职工的信息了解的很少，在利用教职工时缺乏参考依据，给学校的人事管理带来不便。
（二）学校对人事档案管理缺乏专业性，管理分散。一般情况下学校的人事档案不是单独管理的，而是由上级部门统一管理和收集，有些中学将人事档案依据管理职能的不同分配到不同的部门，比如教务部门的人事档案包括教职工的业务能力，获奖情况和教学的内容等，科研部门的人事档案主要负责科研项目的确定，论文的发表等内容，行政部门的人事档案则主要是负责人员的招聘和选拔，职称评定、年度考核等。这样的人事档案管理不但无法综合利用，而且会导致档案管理过于分散，很容易使学校的人事档案丢失。
（三）人事档案的管理还存在着硬件滞后的特点。目前中学的人事档案管理的方式比较落后，还是纸质的形式，管理的手段和技术都落后，缺乏创新。还有一些中学的人事档案在计算机里，没有进行分类整合，查询和利用起来比较困难和繁琐，一些人事档案的查找只能够人工查询，信息落后，导致了资源的浪费。还有些学校储存档案的环境较差，档案储存室的门不严实，经常有外人随意进出。或者是档案处于潮湿的环境，容易受到损坏。
二、中学人事档案管理模式优化措施
（一）加强档案归档制度，使学校的人事档案更加完善。人事档案工作政策性、专业性很强，从实际情况看，需要专门的部门、专业的人员、用专业的手段来管理。为此我校成立了专门的档案室，负责全校教职工的人事档案管理。其次是制定档案室的管理制度，明确人事档案的归档范围，杜绝范围外的材料进档或范围内材料漏档的情况发生。学校人事档案中制定教学登记表，登记表中记录教职工的详细情况，包括教师的教学情况，工作能力，教师的学术研究内容和情况，这个登记表可以准确反映出教师的个人能力和教师的学术水平等。与此同时，还应该增加学校教职工的奖惩情况以及培训情况，充分了解教职工的业务能力。此外，为了提高人事档案的实用性，增加人事档案管理的有效性，学校应该利用信息化技术和手段，促进人事档案地位的建立，为学校对教职工的评价工作作出铺垫，使教职工有竞争的压力，有利于提高教职工的竞争意识，促进学校教职工队伍整体素质的提高。
（二）及时更新人事档案。根据学年安排，及时更新完善教职工档案的信息，补充相应的数据资料，充分利用信息化的手段，利用先进的软件对人事的信息进行登记和采集，个人信息的登记要完整、及时、有效，能够真实反映教职工的个人情况，而且根据教职工本人确定需要定期更新的信息和数据，利用学校的网络资源和设备，在学校的网站上更新内容，学校应该指派相关的人员定期审核，必要时设置访问权限，防止数据的任意篡改和删除。将静态管理变成动态化管理，使学校人事档案的管理内容能够及时定期更新，使人事档案管理的数据库更加标准，保证在学校管理过程中人事档案＂好用、管用＂。
（三）注重人事档案管理的安全性和有效性。学校应该注重人事档案管理的安全，防止泄露个人信息，避免出现个人档案的泄露，对人事档案的工作人员要严加管理，禁止教师随意翻看人事档案，做到出入库房登记、档案利用记录等；对储存教職工人事档案的计算机要定期杀毒，及时更新软件和系统，保证计算机安全的运行；对人事档案的发布信息要严格审核，禁止将信息随意发布，避免泄露个人信息。
总而言之，学校的人事档案在管理上应该严格，有统一的管理制度，由专职的人员进行统一管理，顺应信息化和数字网络环境发展趋势。为此，我校将人事档案信息化管理纳入整体规划中，努力实现人事档案信息化，做好安全防范工作，促进人事档案管理的科学化、规范化。
【参考文献】
[1]李学军.关于提升人事档案管理现代化措施的探讨[J].中国档案，2014，4（ 2 ） ：41-42.
[2]陈秋香.浅谈人事档案管理模式的创新[J].中国档案管理，2012，3 （ 13 ） ：36-37.