让你工作效率倍升的个技巧

　　怎样才能让你快速达提升工作效率与质量，减少加班时间？本文作者古尔浪洼整理了9个技巧，希望能帮到你！看了之后，明天上班就能用到。
　　原文转自公众号古尔浪洼的方寸江湖（ID: xllx01）
　　看很多人抱怨，工作时间长，事情多，手忙脚乱，每天加班累成狗。
　　我信，但却不同情你。
　　如果真听我说真话，那我只能说：你逊毙了！那一定不是老板的错，99.9%是因为你没有抓住重点，或者目标不清楚，所以才导致工作变得过于复杂，效率低下，时间不够用。
　　怎样才能你快速达提升工作效率与质量，减少加班时间？我整理了9个技巧，希望能帮得到你！
　　█ 1.做前明确目标与要求，避免重复作业，减少出错机会
　　90%的人之所以在一件事情上花了过多的时间，并非是他的能力不济，而是，他不知道自己应该做到什么程度？为什么要做到这样的程度，而不是多点或者少点？做到这个程度对自己的意义是什么？
　　这也就意味着他其实没有了解自己的目标是什么。所以，常见的悲剧是，他要么做多了，浪费精力，要么做少了，达不到要求，重复再来，浪费更多的时间和精力。
　　因此，在做一件事情前，一定要先搞清楚目标与要求。具体怎么做呢？我认为，至少得搞清楚四点：
　　我现在的工作必须做出哪些改变？
　　我应该从哪个地方开始？
　　我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？
　　有哪些工具与资源可以利用？
　　如果不足够了解自己做的事情，可以寻求上司的建议，但必须搞清楚以上四点，这样可以大幅减少不必要的错误尝试，容易增加成功的机会。
　　█ 2.学会拒绝，不让别人额外的要求扰乱自己的工作进度
　　拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。
　　拒绝实际上不是表达愿意或者不愿意的态度的问题，而是回答＂行＂与＂不行＂的问题，其实是一种沟通与对话的过程。
　　说＂不行＂需要勇气，但并非就代表你不热情，或者你不值得求助。与说＂行＂一样，＂不行＂也是在与对方沟通解决问题，是让对方了解你实际的工作情况，而不要在你忙得四脚朝天的时候，无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。
　　█ 3.主动与上司沟通，排定工作项目的优先级，减轻自己的负担
　　如果你手边的工作还没有做完，上司又丢新工作给你，该怎么办？我认为，怎么办都行，但你绝对不应该抱怨。很多时候，不是上司想要压垮你，而是他可能对你的情况不足够了解，或者他可能不记得之前已经交待你的工作有多少了。
　　所以，你应该主动与上司沟通。上司其实是经常需要被提醒的。
　　凡事必有先后。会做事的人，事先都会衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理。然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支援才能在期限内完成。
　　如果上司没有做这些事情的话，那么你来做。你完全可以问上司：＂我在X天或内必须先完成哪三个目标？＂或是直接告诉他：＂我已经先排定x天内优先完成这三个项目，您看行吗？＂
　　记住，无论何时，一项工作开展前，一定要把短期内自己有能力且应该先完成的项目明确下来。这样不仅可以减少自己的工作负担，更可以提醒老板，让他了解你的实际工作量。
　　在这里要特别提醒一点，讨论的过程中必须时时站在上司的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助上司解决问题，而不是把问题推给上司。当然，更不应该自己默默承受问题。
　　█ 4.报告时要有自己的观点，但不要堆积太多信息
　　多数人在向上司或是老板报告时，总担心信息不够。其实恰恰相反，太多的信息反会让你的报告变得没有重点。所以，一定先要自己理清条理，一二三四五来报告。不要给上司太多没必要的信息。
　　另外，在报告的过程中，你要有心理准备，因为上司可能会打断你，或者他可能得在中途接个电话，或是提出一些问题，你必须在中段的时候能快速接上，或你必须花时间说明与讨论。
　　在报告时间的问题上，建议你尽量短。如果你有30分钟的时间，建议你准备10分钟就能报告完毕，这样不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。
　　如果你希望得到上司的支持，必须清楚、直接、而且简明扼要。不要兜圈子，不要搞言外之意，否则老板会觉得你想偷懒，或想把责任推给老板。
　　█ 5.报告时想办法增加互动的机会，减少报告的内容与时间
　　PPT是报告利器，但也绝对是个坏东西，用不好，就变成了一份超长的流水账单。
　　真正成功的报告在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的报告内容而改变思维、决策、或是行动，而不是在那里点击播放又臭又长的幻灯片。
　　因此，报告的重点不在于你做了多精美的图表，而是沟通的质量。而且，你不能只是＂报告＂，更重要的是要引发双向对话，尝试影响对方。
　　因此，最好的报告方式，就是把上司、同事或听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引他们的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。
　　所以，报告的过程不应只有你一个人在说话，而是提出问题，并与听众尽量互动。
　　如果是幻灯片，在报告过程中要注意，每一次的报告都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的所有重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外，一页只突出一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正的去思考你所说的内容。
　　过多的信息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的报告。
　　█ 6.沟通中，邮件内容尽量精简，结尾能＂拍马屁＂，就尽量拍一下
　　在工作中，我读到过很多人写给我的邮件。那些＂能干＂的人，往往会写很长的邮件，总是试图一个子解决很多的问题，而且，更要命的是，结尾永远是干巴巴的标准签名格式。
　　我认为，职场上，在工作的沟通中，这是绝对错误的做法。
　　工作中，谁都忙，想要提高解决问题的效率，应尽量写容易阅读、理解与回覆的信件。该怎么做呢？建议一份邮件文字尽量限制长度，大约是一张照片的大小的篇幅为佳。为什么？因为这样的大小可以一眼头头看到底，对方不需要滑动鼠标或拉动页面就能看完。
　　具体怎样写？建议你：
　　一封电子邮件只谈一个话题或主题
　　每封邮件的内容限制10句左右最佳
　　超过20个字换行。
　　结尾花一句称赞一下对方近期让你印象深刻的事。
　　为什么呢？为什么呢？为什么呢？因为这时候，其实就是需要你拍马屁的时候。就算你是个看＂拍马屁＂极其不顺眼的人，同事称赞一句你近期做的好的某件事，你内心也会开心吧？那么你回复邮件会不会快一点？能帮忙解决的问题，会不会尽量帮一下呢？这是人之常情啊。如果从一句＂拍马屁＂开始你能理解沟通和赞美的重要性，那么你也许会慢慢理解很多你眼里只会＂拍马屁＂的行为。
　　█ 7.没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
　　上司对于你的意见通常会有以下5种可能的回答：
　　完全同意：我会全力的支持你。
　　同意：不完全同意，但我相信你的判断。
　　不置可否：我不同意你的看法，原因是……
　　不同意：请照我的方法做。
　　完全不同意：我绝不允许有这样的想法，更不允许其他人有这样的想法。
　　会沟通，也就是那些善于察言观色，善于＂拍马屁＂的人，如果发现在沟通的过程中，上司的回答大部分是前三种情况，就表示这个上司是可以沟通的，所以往往会乘胜追击，往往也不吝赞美之词，以便获得上司的支持和认同，从而快速争取到机会和资源。
　　如果他发现上司或者高层回答多半属于最后两种的情况，就代表他是不容易沟通的人，不再你提出什么样的想法或意见，可能都会吃闭门羹。所以，他们往往会微信点头，赞美几句反对的上司，快速结束。为啥？另觅它法啊。为什么还会找话题称赞几给自己吃闭门羹的上司或者同事？拜托，工作不是只一次，机会也不会只有一次，也许他不同意，就是对你印象不好，也许印象好了下次还有机会呢？
　　但那些自尊心强，不喜欢＂拍马屁＂，或者瞧不起＂拍马屁＂的人，会以为自己的事情＂正确＂，乃至＂正义＂，往往会呛声上司，或者表达强烈的不满和不高兴。其实这种做法，才是真正的＂幼稚＂，往往会因为一个事件，一次接触，就留下不好的印象，从而失去下一次获得支持的机会。实际上，任何事情都不会只有你想的那一种解决方案，一定会有其它方案可以替代的。放心，不采取你认为对的方式和策略，地球塌不了，公司也不会倒闭的。
　　█8.只要取得信任，不需要反覆的沟通，同样可争取到你要的资源
　　在公司里，争取预算成功与否并非仅是关于钱的问题，它更是人际关系与信任的问题。如果老板信任你可以真正解决问题，为公司创造利益，自然而然可以得到你要的预算。但是如果他对你没有足够的信任，即使公司有再多的盈余或者只是争取一小笔的预算，都很困难。
　　一个有沟通困难症的人，是很难被老板信任的。原因不是不信任他的业务能力，可能是不信任他调配资源的能力。想想看，平日就是茅坑里的石头，又臭又硬，遇事不是呛声，就是发怒，或者清高的动辄看不起同事，想让他给你一大笔预算，并你去调动很多部门，那几乎会是痴人说梦。想想看，预算和项目老板都这样处理了，你还想升职加薪，可能吗？
　　其实，任何时候，老板都希望将好的资源交于那些不仅能干，而且也会＂拍马屁＂的人，因为他们人缘好，会说话，会沟通，容易调动各种资源并进行整合。这些问题，往往是那些不屑于和看不起＂拍马屁＂的人所看不到，也意识不到的。
　　在这里，你不能只是看到钱的问题，也不是权的问题，更不是＂拍马屁＂的问题，如果你一直陷入＂拍马屁＂的认知与误解当中，情况对你其实永远是不利的。公司在任何时候，都需要面对严酷的经济压力，永远是希望可以用更少的钱，创造更多的利益和价值。
　　而老板对你的信任其实是来自于你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让他感到最头痛的问题？
　　所以，你在争取预算的时候，说老板想听的话，担心老板担心的问题，是绝对正确的，如果以这个作为你的说服理由，是最有效的。那些瞧不起＂拍马屁＂的人的人，是不会想到这一层的，这也就是为什么老板总喜欢把那些项目和资源交给那些喜欢＂拍马屁＂的人，并给他们升职加薪的缘故。同样，这也是很多总觉得别人＂拍马屁＂的人无法理解的原因之一
　　█9.专注工作本身，而不是绩效评估的名目
　　绩效评估本身立意良好，是为了让我们随时知道自己的工作绩效如何。但多数企业绩效评估被过度操作，名目过于繁杂，计算也过于复杂，结果使得上司根本没有足够的时间做深入的评估，最后沦为数字游戏。
　　公司真正的目标是扩大控制、减少成本，绩效评估的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。员工为了保住工作，就会想着该怎么让自己的成绩好看一些。
　　要有好的绩效，你的出发点是工作本身，而非绩效评估。在工作中，我们应该想的问题是：怎么才能把这件事情做好？加强自己哪方面的能力才能胜任新的工作？当工作顺利达标、有了具体的成果，自然会有好的评估结果。所以我们其实做得不必太多，只要做好以下两件事情足矣：
　　至少每个月要询问上司：＂我做得如何？＂
　　尽量提出具体的问题，例如＂老板对于我所排定的进度是否有什么意见？＂＂我觉得流程这样调整一下会更顺畅，您认为还有地方要改进的吗？＂
　　我们应该随时和上司沟通自己的工作表现，而不是只有在每年或每季度一次的绩效评估，这样我们可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解上司的期望。
　　至少每个月询问：＂我之前的工作安排有没有必要调整？＂
　　也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所订下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必要做出调整，所以应该随时确认最优先的目标是哪些。
　　当你做到以上两件事情，便可以随时了解自己的工作绩效，以及确认自己是在处理应优先完成的事项，自然可以达成具体的成果与绩效。