现场管理在医院办公室工作中的实践
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【摘要】目的：探讨医院办公室工作中应用＂7S＂现场管理的效果。方法：运用7S现场管理对医院办公室区域环境进行管理，对各类文件、文档、合同及协议等资料进行整理、归类和归档。评价医院办公室工作应用＂7S＂现场管理的实施成效。结果：经过＂7S＂现场管理，医院办公室工作规范性、完整性和系统性得到加强，工作效率及部门形象得到提升；工作人员已基本养成良好工作习惯，个人综合素质不同程度提高，工作主动性和计划性增强；办公室工作环境明显改观，各类归档资料放置妥善且得到有效管理，取用方便及时。
【关键词】医院；办公室；＂7S＂现场管理；应用效果
医院办公室是在院长领导下负责医院各职能科室综合协调的重要部门，它从属组织决策层并为其提供必要服务，具有参与政务、协调事物、做好服务的重要职能，日常工作核心围绕＂办文、办会、办事＂，具有事务性、中枢性、机要性的特点。医院办公室工作综合性很强，涉及临床众多科室，需沟通、协商并组织落实，因此该部门需要有规范化的管理、高效的工作状态及良好的工作作风。＂7S＂管理法源于日本，即整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全和节约，主要指对人员、机器、材料、方法等生产要素进行管理评价，从而优化生产，提高效率。我院是二级甲等综合性医院，近年在医院办公室采用＂7S＂现场管理后，在改善现场环境、改变工作作风、减少或消除差错方面取得明显效果，现对此进行分析探讨：
一、资料与方法
（一）一般资料。我院办公室除本部门各类文件、合同、协议、各类总结报告等资料的储存之外，还承担其他职能部门重要归档资料的收集，是对过去工作和历史痕迹的记录，是历史资料的传承和还原。由于未及时对各部门提交的大量基础资料进行整理归档，导致出现工作环境杂乱无章，所需资料查找不见或记录不完整等资料管理效果不佳的状况，给归档整理工作带来一定的难度，也给提交材料的部门之间造成工作不力的印象。2017年5月初，镇江市丹徒区人民医院院部下发《关于开展＂7S＂现场管理活动的通知》（镇徒人医〔2017〕30号），在全院开展＂7S＂现场管理工作，旨在培养员工良好工作习惯及团队意识，提升医院整体形象，进一步为患者提供整洁、舒适、安全的诊疗环境。
（二）方法。1.＂7S＂现场管理实施方案。成立医院＂7S＂管理领导小组，负责＂7S＂现场管理工作的组织、筹划和检查。各分管院长负责检查各分管职能条口＂7S＂工作落实情况，并定期在院行政办公会上通报。各职能部门负责督查、指导、落实本部门区域＂7S＂工作任务。领导小组下设＂7S＂管理办公室，工作职责：负责相关行政文书工作；负责评比分数的统计和公布；负责全程检查、执行和监督、负责＂7S＂检查结果的奖惩。2.＂7S＂现场管理实施方法。实施流程：（1）组织开展学习活动，让办公室工作人员充分了解＂7S＂现场管理的理念、方法、步骤及要求等。（2）分析医院办公室管理现状，利用头脑风暴法收集并梳理问题，制作＂7S＂现场管理问题收集表，罗列办公室日常工作中存在的问题及不良工作习惯等。（3）根据办公室现状问题及不足，制定管理方案并有效组织实施管理。将办公室工作划分成若干责任区，明确责任人，有计划地实施＂7S＂经典七步骤。
（4）经合理测算后，购置一定数量的透明整理箱和仓储货架。实施内容。办公室的核心工作围绕＂办文、办会、办事＂，
＂7S＂现场管理主要运用于办公室区域环境和各类资料管理中，各类文件、文档、合同或协议、工程或设备招投标材料、员工人事档案、医疗纠纷涉及赔偿相关资料、员工医德医风相关资料等的整理归类和归档。1S-整理（SEIRI）：制定办公室物品＂需要＂和＂不需要＂判别基准，清除一切与办公室工作无关的物品并制定废弃物品处理办法，将＂空间＂腾出来活用，对于与办公室工作有关的物品，则根据日常使用频度及办公室空间设计摆放。随着办公自动化的普及，现代医院办公室除传承纸质文档资料档案的保管外，还需将现代化信息技术合理运用于资料管理工作中，通过＂7S＂管理将需要留存的电子文件及时归档、整理与储存备份，建立归档资料信息库，实现科学化、规范化与信息化的资料管理，提高归档资料管理工作的安全性和便捷性。2S-整顿（SEITON）：固定位置摆放物品，使合理有序，不随意移动或使用后及时归位，以便于下次使用的可及性，消除因混放而文件错拿造成的差错，同时物品摆放目视化，日常工作中主要使用文件档案柜和在仓储货架上放置透明整理箱来做收纳，定点定位存放，标识清楚，触手可及。3S-清扫（SEISO）：清扫现场环境，清除职场环境可见脏污，彻底清洁卫生死角，消除细菌生存的营地，保持良好、整洁、明亮的工作环境。4S-清洁（SEIKETSU）：将上面＂3S＂实施的管理方法制度化、规范化，认真维持＂整理＂＂整顿＂
＂清扫＂效果，使其保持理想状态并不断深入优化。5S-素养（SHITSUKE）：办公室工作人员培训后具备良好的个人职业素养，做到人人按章操作、按规行事，形成良好的工作习惯，营造良好的团队作风。6S-安全（SAFELY）：消除安全隐患，清理办公室用电设备和其他障碍，减少因安全事故带来的损失，保障员工人身安全。7S-节约（SAVING）：是对时间、空间和能源等方面合理利用，以发挥最大功效，创造高效、物尽其用的工作场所。实施要求：（1）2017年6月6日前，责任部门以及相关责任人制定本部门＂7S＂现场管理要求及培训科室成员，将＂7S＂检查考核成绩纳入科室二次分配内容。对所管辖的区域开展整理工作，按照物品是否可使用及使用頻率进行整理工作，对已经损坏及使用频率较小的非必需物品集中移交总务科或设备科入库管理。对各科相关文档资料，按相关规定移交职能科室进行归档处理。（2）2017年6月15日前，责任部门以及相关责任人对必需物品进行定点归置并实行画线定位管理，在此基础上开展大清扫活动，确保全院面貌有较大改观。（3）2017年6月25日后，医院将开展检查评比公布成绩，并给予奖罚。
（三）观察指标。依据《丹徒区人民医院7S核评标准》（甲类），评价医院办公室工作应用＂7S＂现场管理的实施成效。核评内容包括整理整顿30分（其中标示18分，定位12分）、清扫清洁30分（其中桌上物品4分，置物柜和档案柜4分，设备12分，垃圾桶外表2分，周边环境清洁8分）、安全性15分（其中緊急照明装置3分，电线3分，电压超载2分，干粉灭火器7分）、节约能源12分（其中节能执行情况8分，节能标示4分）、纪律性13分（其中责任区划分和责任人制度3分，环境维护、安全和节能的推广和认知10分），满分100分，得分越高，＂7S＂现场管理实施效果越理想，评价考核如实记录实施7S管理前后成绩计分对比。
二、结果
经共同努力，医院办公室目前已完成＂7S＂现场管理模式的创建。＂7S＂管理实施后，办公室＂7S＂核评得分95分。通过＂7S＂管理实施，医院办公室各类归档资料保管有了明显成效，存放有序，标识清楚，取用便捷，省时省力，资料规范性与科学性得到加强，工作效率及部门形象得到提升；工作人员已基本养成良好的工作习惯，个人综合素质不同程度提高，工作主动性和计划性增强；办公室工作环境明显改观，各类档案资料放置妥善且得到有效管理及使用，为医院办公室工作的顺利开展提供了有效保障。
办公室实施＂7S＂现场管理前后成效对比表
三、讨论
现阶段，＂7S＂管理在医院管理中应用广泛，通过＂7S＂管理的培训、贯彻与实施，能创造明朗有序的工作环境，激发工作人员的向心力和归属感，从而减少无效作业时间，提高工作效率、降低工作成本。另外，＂7S＂管理能使管理活动从复杂、随意走向简单、规范，有助于提高管理人员管理能力，从而提升人的职业素养，塑造一流单位形象。
＂7S＂现场管理虽然简单，但却实用、高效，不仅可以减少浪费、损坏及节能，还能改善工作环境，提升员工和患者精神愉悦感，增进集体荣誉感、提高工作效率及服务质量。通过管理实施，医院办公室工作环境改善，工作人员综合素质提升，工作效率提高，检查评核结果成效显著。针对医院办公室导入＂7S＂现场管理，体会如下：
（一）＂7S＂管理的实施能够使医院办公室整齐划一。能够为工作人员营造一个高品质、高效率、人际和谐的工作环境及氛围，环境明亮、整洁、赏心悦目，办公室是单位的窗口部门，担负着对内和对外的联络工作，从而树立起医院办公室良好形象。
（二）＂7S＂管理能推进医院办公室管理规范化、标准化。通过＂7S＂活动给工作人员不断灌输责任感和纪律性，提高个人自主管理能力，能提升员工个人素养，从而实现对部门工作及管理的长效贡献。
（三）＂7S＂管理有整顿＂三要素＂及＂三定＂原则。对物品的摆放要求分门别类、明确有序、有效表示、及时归位和取用便捷，能有效避免人力查找浪费时间，提高工作效率，避免人为因素造成差错，影响工作顺利性及安全性。
（四）我院＂7S＂现场管理设立了管理活动评核标准。采用计分制，通过明确检查项目及分值，开展检查评比公布成绩，并予以奖罚制度的方法来推进管理的持续开展，能鼓励先进，鞭策落后，在全院形成争优创优的良好氛围，同时推动医院质量考评体系日趋完善。
此外，通过＂7S＂现场管理实践，我们应该认识到， ＂7S＂管理是全员参与、自行管理、人人互督互查的管理模式。科室职员既是管理者，同时也是参与者。只有将质量管理与科室每一位工作者的责任、权力和义务联系起来，才能充分调动其积极性和创造性，从而确保各项规章制度有效落实。同时，我们也应该认识到，＂7S＂并不等同于部门的一次绝对＂大扫除＂，不是通过简单的物资整理、淘汰更新来推进管理，它需要将现场管理活动与个人具体工作紧密结合，通过不断固化形成制度与流程，来实现管理的长期坚持与持续改进，从而更好地发挥＂7S＂现场管理的作用与优势。
综上所述，＂7S＂现场管理应用于医院办公室资料管理中可实现管理制度化、标准化和信息化，对改善工作环境、提高工作效率、优化工作作风具有积极作用，能够为医院办公室工作的顺利开展提供有效保障，值得推广实施。
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