论保存纸质档案的必要性

　　苗碧芸++张大彤
　　【摘要】文章阐述了档案的凭证作用和参考作用，分析了纸质档案的优点和电子文件的弱点，阐明了收集保存纸质档案的必要性。
　　【关键词】收集保存；纸质档案；必要性
　　档案是人们从事各种实践活动直接形成的历史记录，它具有原始性和真实性。档案有各种各样的作用，可以概括为两个方面，一为凭证作用，二为参考作用。现实工作和生活中有很多事例体现出档案的凭证作用，例如，一些单位和个人在征地、拆迁过程中出现纠纷，都认为自己是这一土地房屋的权属人。到底应该归谁？口说无凭，事实胜于雄辩，只要拿出房地产权证进行核实，事情就很容易弄清楚。因为，房地产权属人、房地座落、建筑面积、土地使用权性质、土地用途等情况，都在房地产权证上有明确记载。房地产权证上还附贴相关图纸，可以作为解决土地房屋纠纷的有力凭证。档案的参考作用也很常见，如科技人员开展科学研究活动时，经常需要参考科研档案。科研档案包括以下这些材料，如科研项目申请书、可行性研究报告、研究合同书、项目下达文件、项目实施方案、研究进展报告、绩效评价报告、检测报告、结题验收材料、试验研究记录、发表的科研论文、科研成果申报书、获奖证书等。这些都是在科学研究过程中直接形成的材料，很有参考价值。科技人员参考科研档案，可以了解相关学科进行过哪些研究、取得哪些成果、哪些方面需要改进。如果不参考科研档案，就有可能重复别人已经做过的工作，进行重复研究，造成资源浪费。科研人员如果吸收前人的研究成果，总结前人的经验，在前人研究的基础上再作更深层次的探索，就可能取得更深的发现，取得更高等级的研究成果，从而转化成强大的生产力，产生更大的社会效益和经济效益，造福人类。由此可见，档案的作用十分巨大，档案材料很重要，应该认真收集，妥善保存。
　　收集归档文件材料是档案工作人员的一项重要任务，归档文件不齐全，档案工作就会变成无源之水、无本之木，因此，必须重视档案收集工作。然而，时下，一些单位档案管理人员到各部门收集应该归档的纸质文件材料时，一些人提出疑问：现在都有电子文件了，还需要保存纸质档案吗？一些普通职工有这样疑问，甚至个别领导也存在这样的模糊认识。因此，在这里阐述收集和保存纸质文件材料的必要性，提高人们的思想认识，对做好今后档案工作很有现实意义。
　　为什么有了电子文件，仍然需要收集和保存纸质档案材料呢？主要理由如下：
　　首先，电子文件的行政和法律效力有限。由于现时对电子文件的管理还不是十分规范，社会对电子文件的认可度不高，致使其行政和法律效力有限。在现实工作中办理某个事项，往往需要提供的是纸质档案，例如，办理房屋出租业务时，需要向有关部门提供房地产权证；毕业生应聘工作时，需要向招聘单位提供求职简历、毕业证书、学位证书。办事过程中，即使事先向主办单位提交了电子文件，但是，届时还需要到办理现场提供纸质档案原件进行核对。现实工作中，单纯依靠电子文件就能够把事情办理完毕，目前还是比较困难。所以，保存纸质档案是现实工作和生活的需要。
　　其次，电子文件读取不方便。电子文件必须借助机读设备才能读取其内容，例如，常用的光盘，需要利用电脑等电子设备来阅读。在没有机读设备的场所，或者机读设备出现故障，或者出现停电等特别情况，均不能读取电子文件。尤其是设备出现故障，能否修复，何时才能修复，具有不确定性，影響工作的正常开展。电子文件不足之处显而易见。而纸质档案则不存在这些问题，任何时候、任何场所均可以阅读，不受时间、地点限制，因此，非常方便。
　　第三，电子文件存储载体耐久性不确定。常用的电子文件存储载体有光盘、移动硬盘等，由于制造存储载体材质的差异，导致电子文件寿命长短不一，一些寿命较短，如有的电子文件刻录于光盘，过了几年就读不出来了。而纸质档案利于长久保存，一般可以保存几十年，寿命长的甚至可以达到几百年。
　　第四，电子文件存储载体容易损坏。电子文件存储载体多种多样，有的抗压、抗跌性能比较差，如光盘比较容易被划花，也容易被压裂或跌破，难以修复。然而，纸质档案则不会出现这些情况，不容易损坏，即使不小心撕裂了纸张，也比较容易修复。
　　第五，电子文件阅读习惯有待适应。纸质材料是传统的档案载体，在电子文件出现之前，人们阅读的材料主要是纸质文件，长年累月，形成了一种习惯，看文件指的就是看纸质文件。随着时代的发展，科技不断进步，出现了电子产品，电子文件也就应运而生。电子文件需要在显示器上阅读，并非人人都习惯，尤其是篇幅较长，页数较多的文件，多数人还是喜欢选看纸质材料。因为，纸质材料翻页方便，速度较快，一览无余。
　　第六，电子文件保管要求较高。由于机读设备不断升级换代，电子文件载体也需要随之不断升级，数据需要不断迁移，否则，可能出现因载体与设备不匹配而无法读取信息的情况。然而，纸质档案则不需要进行这些操作，形成以后只要做好温度、湿度的调控，做好防火、防虫、防尘、防霉、防光、防盗等各项保护措施，就可以长期保存，提供利用，满足人们的生产和生活需要。
　　从上述可以看出，现实工作离不开纸质档案，纸质档案具有电子文件所没有的优点，因而，即使有了电子文件，仍然很有必要收集并且保存纸质档案。保存纸质档案意义重大，相关部门应该积极配合档案管理人员做好这项工作，提高档案管理水平。