论现阶段企业档案安全风险隐患的防范
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【摘要】加强档案安全工作的重要性和紧迫性是做好档案工作的前提。在当前档案安全形势依然严峻的情况下要从严依法监管，要形成治理切实有效、预防控制完备可靠、保障健全有力的档案安全体系，有效防范和控制各项档案安全的发生。
【关键词】法律执行；政策安全；实体信息管理；保密利用风险
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据，档案安全工作是档案工作的底线，直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，是企业各项工作和活动的真实记录，是企业资产的凭证依据和重要组成部分。但是其数据易丢失，加之黑客、病毒等诸多不确定因素的存在，都给档案的安全保管带来了很大的隐患和巨大的威胁。企业是一个国家经济运行的重要实体，也是政府信息资源形成的重要主体。企业在经营管理活动中形成的各种经济信息，都会成为国家公共经济信息的重要组成部分。
一、法律政策执行风险治理
（一）形成统一领导、分级管理的格局。要认真学习并积极维护《中华人民共和国档案法》，要坚持现行档案法律、政策确定的＂统一领导、分级管理＂的档案管理体制。近期国家档案局印发了《关于进一步加强档案安全工作的意见》的通知，并明确指出做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，是健全档案工作＂三个体系＂、构建国家基础性战略资源的重要保证。按照＂统一领导、分级管理＂的管理体制和工作机制，要明确档案管理部门谁分管，谁主抓，迅速启动档案安全风险隐患排查治理工作。
（二）坚持依法治档，运用法治思维和法治方式。加强对档案工作的监督指导，建立健全档案工作基层组织网络，形成部门联合，专项跟进、程序合法、量罚适当、查办及时的档案行政执法机制。确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，这就要求档案工作人员要熟知档案法律法规，结合本企业工作实际编研建立健全档案管理制度，并在实际工作中不断完善，对档案的形成、收集、整理起到监管效应。同时要进一步梳理权责清单，加大档案归档执行力度，规范依法治档工作。同时本公司内部可以开展形式多样、丰富多彩的档案法治教育活动，让大家认知档案，实现档案工作由管理型向法理型转变。
二、健全制度，保障资源安全
（一）建立健全档案管理制度。年度要组织相关人员召开档案管理讨论会议，制定档案工作发展规划和年度计划。明确工作责任指定岗位责任制，为防止档案管理工作出现漏洞，要规范档案归档、整理、统计、保管、利用、借阅、鉴定销毁、保密及库房管理制度等一系列档案工作规章制度，同时积极修订《档案室安全生产责任制》《档案管理应急预案》《库房消防管理制度》《库房安全管理制度》等规章制度，使档案工作有章可循。对于档案管理人员而言，保密意识不够，责任感薄弱，都会对档案管理的安全带来不良的效果，所以健全信息安全制度尤为重要。
（二）保障资源的安全风险的措施。应根据本企业档案归档实际，按照有关法规的要求，本着收集归档时＂应收尽收＂＂应归尽归＂，移交接收时＂应交尽交＂＂应接尽接＂的原则，合理进行文件材料的收集归档和划定档案保管期限，不断优化档案接收范围，制定适合本企业的归档范围，重点对《档案（重点项目）利用登记表》《文件材料登记表》《实物交接登记表》《重大活动（项目）登记表》等文件交接清单的登记，避免因接收制度不健全和制度执行不到位造成档案资源的安全风险，并从源头上保障档案资源的安全。档案文件的完整性、真实性、可利用性关键都在于一线工作人员对档案来源的具体写照，因此我们要提升档案工作中的责任意识，在具体的档案工作中严格规范自己，绝不因为工作中的疏忽造成档案收集的混乱。
三、档案实体管理和信息风险治理
（一）档案实体管理风险治理。要改善档案保管条件，推进档案馆的建设尤其是库房容量问题，对于那些选址条件差、库房容量小，不符合档案保管条件、设计不合理的，要积极整改。同时加大监管审查力度，对于综合性档案库房放置了科技档案、文书档案、财务档案等各门类档案的库房要满足年度归档、项目竣工的需求，并做好预留后续档案的归档容置。
在办公条件配备上实现办公室、阅览室及档案库房三分开的原则，在硬件设施配备上库房实行密集架整合管理，有效节约了资源空间，做到科技档案、文书档案、会计档案、电子档案的分类管理，并配备了消防器材、遮光窗帘、温湿度测试仪、空调机、去湿机、消毒灭菌机等设备设施。档案库房执行《日巡检登记制度》，定期巡查和安全专项检查结合。每年度移交的档案都应严格履行交接手续，在档案利用的过程中严格执行《档案借阅管理规定》，并尽量减少档案原件的出库，对于借阅的数量、档号、事由、时间、经办人等都进行了认真的登记，并在档案资料入库时予以清点确认。
（二）信息风险治理。档案管理的最终目的是便于检索、追溯。我们要建立标准，档案管理信息系统的加入使其在整理资料的過程中同步使用，而不拘于一定的管理者，便可方便查找上架的各类档案，共享数据得到了提高，同时也是数字档案工程网络环境下，档案信息资源的一种整体处理模式。但是由于档案载体的多样性，档案的保护技术需要更多的专业知识，对档案管理软件的应用需要更多的技术维护要求，同时要保障档案信息系统安全保护和信息保护，对查阅者做出只读目录供其参考，在应用数据加密的基础上，运用故障应急方案和多种预防性技术，定期对数据维护、备份。
四、档案保密、开放与利用风险治理
（一）档案保密的风险治理。保守国家机密是每位公民的义务，更是档案工作人员的神圣职责。档案工作人员要具备较高的政治素质和业务素质，才能以较强的责任心、事业心和高度的安全意识去做好档案保密工作。档案工作者通过对《档案法》《保密法》等有关国家保密法律条文及相关知识的学习，多渠道、全方位地学习、宣传档案保密工作。因此档案工作管理人员要有高度的事业心、娴熟的业务素质、丰富的职业素养、较高的理论水平和综合能力，熟悉档案法规，熟悉所保管的档案内容，才能在工作中不断创新服务理念。
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
（二）档案利用服务风险治理。档案机构担负着对档案进行收集、整理、保管、鉴定、编研、提供利用等职责，对企业承担着传承历史、记录历史、服务员工的重任，是实现档案工作价值的主要方式，但是我们在充分利用档案的同时，在公司运作、发展、创效中发挥的作用，做的远远不够，主要体现在利用档案的意识薄弱和档案机构服务意识薄弱，要解决这个问题，需通过法律来明确。只有这样才能提高档案馆的服务意识，使人们易于通过档案馆（室）获取所需的档案信息，激发人们的档案利用意识。严格按照《档案保密制度》规定对涉密档案信息系统、涉密载体进行保管利用，涉及公司知识产权的档案按照《知识产权档案管理制度》执行。
五、结语
维护档案的安全是档案管理的基本要求。我们将本着对历史负责、对企业负责的态度，切实加强各个环节的管理。从档案行政管理到档案实体管理，从制度建设责任分解，从传统档案到新型档案，从档案接收到管理、到开发利用，每个环节、每个人都要明确对档案安全所承担的责任，采取切实有效的防范措施，并实施必要的监督检查，确保档案的保管万无一失。
【参考文献】
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