档案数字化管理模式在高校档案管理中的作用
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【摘要】本文论述了档案数字化管理的特点和作用，并提出高校档案管理中应用档案数字化管理模式的策略。
【关键词】档案数字化管理；特点；作用；策略
档案管理数字化是伴随着现代电子信息技术的发展应运而生的产物。电子文档和纸质文档相比，电子文档不受时间、地域限制，在储存条件方面要求相对较低。档案数字化管理大大提高档案管理工作者的效率，并且档案数字化在当今信息技术水平不断提高的背景下，已经成为时代发展的必然趋势。本文对档案数字化管理模式展开研究，包括管理人员和方法方面，并提出建议，拟使档案管理操作更加人性化。
传统档案是指组织及个人形成的对国家、社会和单位有保存价值的各类文字、图片等形式的记载。随着社会的发展，对档案管理者的工作也提出了新的要求。计算机技术发展的突飞猛进，使档案数字化管理逐渐显示出其优越性，通过数字化的档案管理，不仅提高检索速度，也扩大了查询范围，提高了工作效率。改变了纸质文档查阅的繁琐步骤，避免了借阅对纸质文件造成的损坏、丢失等风险。
一、档案数字化管理的特点
传统档案管理具有阅读的局限性和时间的局限性。数字化的档案管理模式，是伴随着现代科学技术的进步应运而生的产物，与传统档案管理模式相比，档案数字化管理不受时间和空间的限制，增强了档案原件被保护的不可替代的先进性。以目前的社会管理模式看，传统的档案管理方法已经无法满足现代社会的发展需求，此时，先进的数字信息化管理模式获得了良好的发展机遇。作为具有开放性、便捷性等特点的新型管理体系，档案数字化管理明显提高了档案管理的质量、安全与效率，得到了多领域与多行业的认可。尤其在电子信息技术高速发展的今天，档案信息化管理模式更是受到了人们的欢迎。与此同时，在众学者以及科研人员的不懈努力下，档案数字化管理系统拥有越来越多的功能，可以为高校档案管理提供更加有力的信息技术支持。
高校档案管理中采用传统管理方式，需要大量的人工以及时间进行档案的检索与归档，浪费了不必要的人力和物力。但是，档案数字化管理模式则能够利用计算机系统实现便捷的档案检索与归档，使用者可以轻松地从诸多档案当中筛选所需要的有价值的信息。另外，先进的档案数字化管理模式能够将传统的纸质档案生成电子版储存到数据库系统当中，便于保证信息的真实性和有效性，任何使用档案的人均需要通过用户名和密码登录系统，避免了资料丢失与任意篡改等问题的发生。
二、档案数字化管理的作用
高校应用数字化管理模式进行档案管理时，可以通过计算机技术筛选并储存档案，包括文字、视频、音频等档案类型，避免了传统管理模式中浪费大量人力与时间的情况发生，极大程度上提高了管理效率。对档案数字化管理的具体作用进行分析发现，其主要包括以下几个方面：
（一）数字化的管理模式管理简便。数字化管理模式可以利用电子设备快速完成，只要轻轻敲击键盘及鼠标，整个管理过程十分简单，且效率比较高，整个管理过程井然有序，保证了数据、信息的完整性与可靠性。
（二）数字化的管理模式可以随时进行数据的更新。每一位查询者只需要拥有一台计算机即可，不受时间和地域的限制，改变了传统的需要手工翻阅档案的繁琐、费时、不易查到等缺点，以保证资料信息的时效性。现如今，数字化的档案管理模式没有传统档案管理那样复杂。在对资料整理的环节中，主要依靠高科技电子设备进行自动化统计，节约了时间，节省了人力，也提高了工作效率；在资料的使用中，利用数字化的管理模式方便阅读及管理；在资料的编排中，利用电子计算机的系统把相近资料编排在一起，可以更方便地对资料进行查找，同时还可共享资料，促进各高校之间的合作。
三、应用档案数字化管理模式的策略
为了使档案数字化管理工作有效开展，应加强以下几点管理：
（一）对档案管理人员进行各项培训。培训既包括计算机应用的技术培训和档案知识的业务培训，还要学习档案数字化信息的相关知识，只有通过学习了解档案相关的知识，才能适应档案信息化的发展。档案信息管理人员需要具备严谨的工作态度和专业的操作技术。要努力提高档案管理人员的工作积极性，在工作中调动他们的积极性，学习新的技术，加强档案利用的思想，引起重视，充分认识到档案工作的重要性，培养专业的、高素质的专业人才作为档案管理工作人员。
（二）高校应加大对档案管理资金的投入。完善管理体系，保障资料的安全，档案管理人员应对档案信息的管理做好保密工作，要有危险防范意识，定期对电脑系统进行维护，并做好加密工作，密码不可外泄，以保证管理工作的顺利进行，分管档案管理的领导应听取档案管理负责人的汇报，定期了解档案管理工作。要为档案管理提供必要的物质支持，为高校档案管理提供先进的设备。
四、结论
综上所述，数字化的管理模式为高校档案的管理节约了大量时间，提高了工作效率。高校档案管理人员要做好自我管理，提高工作能力。高校應完善管理体系，加大对资金的投入，使得档案数字化管理模式更加完善。我国档案数字化管理处在探索阶段，如何实现档案管理的安全，建设完美的档案数字化管理体系，依然是管理行业的发展目标。
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