独立学院办公室做好会议会务工作的几点思考

　　张强 伍波涛
　　【摘要】会议会务工作是高校办公室的一项常规工作，也是一项重要工作。深入研究会议会务工作的规律、切实提高会议筹办的效率，是新时代高校办公室面对的重要课题。本文结合中山大学新华学院办公室工作实践，从高校会议会务工作的地位、要求、流程、体会四个方面简要阐述了做好会议会务工作的几点思考。
　　【关键词】独立学院；会务工作；思考
　　近年来，我国高等教育事业快速发展，校企、校地、校际之间的合作与交流日益频繁。高校办公室作为高校最重要的一个职能部门，举办会议的场次逐渐增多，规模也逐渐扩大。如何更加科学、规范、高效地办好这些全国性甚至国际性的会议，提升学校的知名度和美誉度，是当前高校办公室面对的重要课题。本文结合中山大学新华学院办公室工作实践，从四个方面简要阐述了做好高校会议会务工作的几点思考。
　　一、认识会务工作的地位
　　首先要了解会议、会务工作的概念。会议是指有组织、有领导、有目的的，在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的议事活动；高校召开各类会议以制定政策、决定事项、布置工作、总结经验、学术交流，一般包括校长办公会、党政联席会、党代会、双代会、工作研讨会、学术研讨会等。会务则是高校在办会过程中，围绕各类会议和公务活动开展的各类工作的总称，是为了确保会议的顺利进行而开展的服务性、保障性的工作。其次要认识会务工作的地位。会务工作是高校办公室的一项常规工作，也是一项重要工作。会务工作是会议能够如期开展、顺利进行、圆满完成的重要保证，也是会议能否取得如期效果的重要前提。在一些全国性的甚至国际性的会议中，高标准、高质量、高效率地做好会务接待工作，不仅能体现高校办公室工作人员的办事能力和办事水平，还能有效提升学校的知名度和美誉度，展现学校良好的对外形象。
　　二、明确会议举办的要求
　　一是开会有依据。首先要明确开会的目的，确定会议的主题，会议预期达到的效果。其次要确定会议的性质、级别、规模和层次，根据不同的级别制定具体的会务接待方案。最后要确定会议的时间、地点、议程，及时发出会议通知和邀请函。
　　二是办会遵制度。会务工作人员首先要熟悉国家现行的法律法规，按照重大会议申办程序依法提前向上级主管部门申报各类大型会议，尤其是国际性会议；其次要遵照学校的相关规章制度，依照会议的申办流程向校内科技处、国际合作与交流处报批；最后要严格按照中央＂八项规定＂的要求，精简会议活动，切实改进会风，节俭办会，提高会议的实效性。
　　三是方案严执行。科学、合理、可行的工作方案是做好会务工作的重要前提和保证。会议工作方案应包括主体方案和应急预案。通过前期召开的筹备工作会议，制定出详细的工作方案，方案要反复研究、认真探讨，确保面面俱到、万无一失。会议筹备工作小组要严格执行工作方案，按时保质地推进各项筹备工作。应尽量避免中途对方案进行重大的调整，确实需要调整方案内容的，应及时报筹备工作领导小组审批。
　　三、熟悉会务工作的流程
　　高校会议会务工作具有一定的规律性，国际性的、全国性的会议规模大、参会人数多，需要在会前进行精密的筹划和安排。会务工作的主要流程一般包括会前精心筹备、会中管理服务、会后总结思考三个阶段。
　　（一）会前精心筹备。1.制定科学可行的工作安排表。遵照学校领导和会议筹备领导小组的指示，制定出详细可行的工作安排表和完成时间截点，进一步细化工作内容，具体事项落实到个人，做到分工明确、职责清晰。2.人尽其才合理安排工作内容。一般将筹备工作小组划分为文秘组、会务组、接待组、设备组、宣传组、安保组、财务组、机动组等，大型国际会议还需设置翻译组，如果安排了文艺演出的，需设置节目组。各小组的主要工作各有侧重。文秘组：负责会议材料的准备工作，包括起草会议通知、邀请函、会议议程、领导讲话稿、致谢函；制作会务指南、会议手册；收集参会嘉宾信息、会议论文、演讲PPT等。会务组：负责会场和嘉宾休息室的布置和管理；采购会议物资、茶歇食品；提前安排好用餐地点、用餐标准和菜式；调配学生礼仪和志愿者；会场突发事件的紧急处置等。接待组：负责提前预定嘉宾入住的酒店，嘉宾的接送，报到签到工作；合理地安排交通车辆，提前规划好交通路线，确保重要嘉宾实现一对一接待。设备组：负责会场多媒体设备、音响、灯光的操控，同时确保网络信号通畅，保障电力正常供应。宣传组：负责会议的新闻宣传报道，制作会议海报、展架、参会证、讲学证书、宣传视频，会议现场的摄影、摄像，撰写新闻稿件，联系媒体进行深度报道等。安保组：负责提前摆放好交通指示牌，做好交通指引，避免会场周围交通拥堵；加派人员对会场周围进行巡查，确保会议安全有序进行。财务组：协调其他小组编制会议财务预案，收纳会费、住宿费、餐费等费用，开具发票，会议结束后做好结算。机动组：设立机动组随时等候调配。3.精益求精做好会场布置工作。会场的布置是会议准备工作中极为重要的一环，应严格要求，力求精细。要整齐地摆放好会场的桌椅、花草、茶水，会议用纸笔、橡皮擦、会议议程及其他文件材料；严格按照嘉宾的排名顺序，摆放好席位牌、餐位牌、合影座次牌；参会人数较多的会议要科学地制定并粘贴座次表，防止会场出现混乱；确保会场海报粘贴准确，摄影设备摆放到位，多媒体和音响设备调试无误，灯光明亮，空调温度适中等。会议召开前，再由专人逐一检查，发现问题及时更正，确保会议如期进行。
　　（二）会中灵活服务。一是做好會议的签到和指引工作。签到处提前摆放好签到本、签到笔、参会证、会议材料袋等物资，负责签到的礼仪应热情接待来宾，发放会议材料，并礼貌有序地指引嘉宾到指定位置就坐。二是做好会场的服务保障工作。实时关注会场的情况，如传递文件资料、添加茶水；保持通信设备畅通，以便会场内外及时联系；维护好会场秩序免受外界干扰，发生紧急情况时，要主动向领导汇报，及时协调处理。三是做好会议记录工作。用简明扼要的语言如实地记录会议的内容，不得随意增减内容，会后要整理形成会议纪要。
　　（三）会后认真总结。一是组织参会人员有序离场。会议结束后，应有序组织参会人员离场，提醒参会人员检查并带齐随身物品，以防丢失。二是欢送参会的领导嘉宾。会后及时安排工作人员跟进领导嘉宾的行程，组织车辆将其安全送达机场或车站。三是整理收拾会场物资及文件。会后及时清理会场，妥善整理并保管好会议剩余的资料、会议文件、发言稿、演讲PPT等，做好归档归卷工作。四是认真总结思考。对会务工作进行认真的总结思考，全面客观地分析会务工作中的每一个环节，肯定成绩，找出问题与不足，虚心改正。
　　四、做好会务工作的体会
　　（一）着眼全局，精细谋划。在接到会议任务后，首先要着眼全局，通盘考虑，从促进学校发展的大局出发，确定办会的大方向。其次要善于精细谋划，通过召开工作协调会，反复琢磨，研究制定出详细具体可行的工作方案。最后要懂得合理利用现有资源，挖掘潜在资源，实现资源的合理调配，促进各项工作顺利开展。
　　（二）注重细节，灵活处事。细节决定成败，大型会议的会务工作涉及方方面面，在把握大方向的同时不能忽略细节的处理，有时往往会因为一些小小的细节没有处理好，就会使会议的质量大打折扣。例如会议开始了才发现音响没声音、主讲嘉宾的PPT格式出现问题无法正常打开等。会务工作人员还要时刻保持清醒的头脑，思维敏锐、眼疾手快，发现小问题及时灵活应对处理。
　　（三）职责清晰，分工明确。在制定工作方案和工作安排表的时候，一定要根据每个人的特点和特长分配工作任务，细化工作事项和具体的完成时间，力求做到职责清晰，分工明確，避免出现工作遗漏和职责推诿。
　　（四）团结协作，互相补台。会务工作小组要时刻保持沟通联系，按时汇报本小组的工作进度。在完成自己工作任务的基础上，主动协助其他同事的工作，及时提醒、相互补台，团结协作才能把会务工作做得更好。
　　总之，独立学院办学时间短，管理制度不完善，资金预算短缺，队伍素质参差不齐，又缺乏办大会的经验，这些因素都会影响办会的质量和效率。作为独立学院办公室的工作人员，一定要牢牢把握住学校办大会的契机，在新时代国家各项教育事业快速发展的大背景下，努力提升自身的工作能力和业务水平，将会务工作科学化、规范化、标准化，为提升学校的知名度和美誉度贡献自己的力量。
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