浅析档案管理工作的重要性

　　【摘要】档案管理工作是企业的重要内容之一，在企业管理工作中占據着重要位置，档案管理是提升公司工作效益和工作质量不可或缺的前提。科学、规范地对档案进行管理，是对档案管理工作进行考察的凭证，是判断一个企业的管理水平与成果的重要手段。本文立足于我国当前企业管理的发展现状，剖析档案管理工作中存在的不足，探索实现档案管理工作顺利进行的方法，并在此基础之上，通过对传统的档案管理方式的剖析与对比，最终为当前档案管理工作把脉，指出发展的路径，进而激发广大档案管理工作人员的工作积极性和责任感。
　　【关键词】档案管理；重要性；意义
　　档案是在各项工作中逐渐积累形成的，负责管理档案的工作人员在搜集资料、管理档案以及服务的过程中，在满足实际工作的基础上，将公司发展与社会进程结合起来，坚持与时俱进，并在实际工作中不断寻找规律、归纳经验，完善管理体制和工作制度，以此来保证每一个环节的工作质量与效率，能够最大限度地为公司出现的重大或重要决策提供值得借鉴的参考资料。在我国现代企业制度体系中，档案管理工作对企业的蓬勃发展有着举足轻重的影响。
　　一、档案管理工作的重要性逐渐淡化
　　当前仍然有相当一部分人认为档案管理工作无足轻重、可有可无，对其重要性还缺乏一定程度的了解。对于一些档案管理工作人员而言，他们并没有扎实的档案管理方面的科学知识与理论知识，在工作当中缺乏应有的工作热情和崇高的使命感，缺少优良的职业道德和乐于奉献的敬业精神，再加上部分企业管理人员也对这一部分业务中的战略作用和现实意义认识不足，未高度重视，直接导致档案管理意识越来越淡化，管理过程中的失位与错位愈发明显，而要改变这一现状无疑要从企业内部的领导高层着手改进，首先要重视企业档案管理的一系列环节并对档案管理工作重要性进行大力宣传，使档案管理＂无用论＂的观念在公司中彻底铲除，将档案管理意识逐渐强化，档案管理工作的氛围也能够大大改善与提升，避免企业由于不重视档案管理工作而造成企业在上升与发展这个新旧更替的过程中遇到新的问题与障碍。
　　二、数字化时代档案管理方式发生转变
　　我们处在一个新型的数字化新媒体时代，许多事物包括档案管理也不可避免受到了数字化的冲击，如此一来，传统的纸质档案管理的存储模式发生了一定程度的变化，其形式转化成基于互联网的计算机磁盘存储的机器识别代码，也就是我们现在广泛应用的电子档案；传统的档案管理的书写操作模式从资料收集、整理到利用无不浪费大量的人力、物力、财力，不仅费时费力，也为重新修改与存档带来不小的困难。但是随着数字化技术的应用，使得档案管理模式与手段发生了翻天覆地的变化，管理流程与环节得到了相应的调整，减少了外界或人为原因对档案造成的损坏，为档案信息的安全＂上了一把锁＂，也为档案管理省去了不必要的成本。数字化档案管理一方面使得信息检索与查询更便捷，另一方面也大大提升了档案管理工作人员的工作效率和工作热情。在20世纪，档案生命周期理论是对档案管理理论影响甚为深远的一个理论，这一理论将档案的收集到形成完整档案的过程视为一个整体，而由于档案的价值形态可以分为几个不同的层次与阶段，不同阶段的档案与服务对象、管理模式和保管场所之间具有不可分割的相应关系。档案生命周期理论为档案的管理奠定了理论基石，该理论深刻揭示了档案运动阶段的前后对应关系和相互影响，成为实现档案管理一体化、操作高效化的重要理论依据。
　　三、传统的档案管理手段陈旧
　　现如今，科学技术更新换代的过程越来越短，知识结构与产业结构也发生了翻天覆地的变化，但是由于企业在管理手段、设备更新与技术创新方面始终无法与时代潮流保持一致，使得企业无法跟随着时代与科技的洪流＂顺势而上＂。在档案管理过程中，往往会发现档案的数量庞大，收集与整理的周期也较长。目前，为了满足项目庞大的管理需求，一般情况下档案管理都是采用一台计算机使用一套软件的管理办法，档案利用与管理的方式往往难以适应档案数字化进程的要求。档案管理方式的＂默守成规＂，给档案管理工作带来不小的障碍，其中最主要的原因在于当前的档案管理手段不能保持与时俱进，无法应对实际工作中存在的问题。造成档案管理技术缺陷的原因有两点：一是一些企业尽管购入了许多先进的档案管理设备与机器，但是企业档案管理人员对设备的操作缺乏足够的经验，导致先进设备没有起到应有的作用。二是部分领导认为档案管理工作无足轻重，对其重要性的认识不足，在资金投入方面没有加大力度。三是上级领导不能正视档案管理工作，缺乏足够的重视，虽然有电子和网络档案，但是档案还没有上传至网络，还必须运用传统的手工工作方式来进行。为此，当前的档案管理系统需要为企业档案管理提供归档模板、离线采集等多种功能，解决工程项目档案管理的难题。
　　四、结束语
　　综上所述，档案管理工作的制度与模式还不够成熟，科学化与规范化的档案管理模式还需要进行大力改进。企业势必要认识自身发展中存在的不足与缺陷，进行相应的调整措施。因此企业需要从档案管理工作制度与模式上来一个＂大翻新＂，在顺应时代潮流与需要的基础之上，对不符合实际需要的制度与方式进行剔除，而保留相对完善的部分模式，做到＂取其精华，去其糟粕＂，让企业的档案管理的效率与质量并存。
　　【参考文献】
　　[1]俞慧兰.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].宏观经济管理，2017（1）：21-23.