电子档案归档工作及档案信息化建设的建议
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【摘要】本文主要对电子档案缺乏独立性、归档流程缺失、归档过程中缺失信息鉴别环节、缺乏专业管理人才等当前电子档案归档工作中存在的问题进行了分析，并在此基础上提出了高度重视档案信息化建设、加强电子档案独立存在的能力、建立规范的归档程序和安全管理机制、做好电子档案的信息鉴别、加强档案信息标准化规范化建设、培养和引进高素质档案管理人才等几点加强电子档案归档工作及档案信息化建设的措施。
【关键词】电子档案；归档；信息化建设
随着计算机信息技术的发展，电子档案成为了必然趋势。档案信息化建设可以提高档案工作管理效率，便捷地检索和利用档案，合理配置档案信息资源，提高了档案信息的准确性和可持续性。档案信息化的实现，使封闭的档案管理变为开放的管理，从档案的保管和利用上升到信息采集、管理、共享和服务，使管理更加科学。因此加强电子档案归档工作，积极地推进档案信息化建设工作，是当前的一项重要工作。例如我院一些退休档案及死亡档案，由于年代久远，经历各时期不同人员的管理，导致有些文字不清，纸张残破，对查阅造成很大困扰，如及时进行档案电子化，就可以避免档案的进一步破坏。档案信息化建设就是使用计算机网络和数据库信息技术手段实现各类档案的数字化，将网络化办公条件下的电子文档管理网络一体化，通过办公网络，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。笔者以下主要对电子档案归档工作及档案信息化建设进行研究，旨在提高电子档案归档及档案信息化建设工作的质量。
一、电子档案归档工作中存在的問题
（一）电子档案缺乏独立性。目前电子档案主要是作为纸质文件生成、运转过程中的一种附带产品而存在的，这一特性导致其无法独立存在，也不具有独立存在的价值。这就使得绝大多数的企业、单位不重视电子档案，更有甚者还存在随意删减、增加电子档案的问题，导致电子档案面目全非、失去归档保管的意义。我院由于单位规模小，人员少，相对档案利用率不高，也存在一些类似被忽视的问题，需要进一步提高。
（二）电子档案归档流程缺失、存在不安全因素。电子档案归档是利用计算机对已经处理完毕的具有一定价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但从目前的现状来看，有相当一部分企业、单位对电子档案的归档流程缺乏明确的认知，导致归档工作操作过程混乱，同时也给电子档案的储存介质带来一定的安全隐患，一旦企业或单位的信息系统出现问题，则电子档案就会遭到破坏，严重时甚至会造成全部丢失，我院在2010年，前后用近半年时间曾对档案的部分重要内容进行扫描存档，之后由于存档的计算机出现问题，导致电子档案资料丢失，同时又没有备份，导致此次工作以失败告终。
（三）电子档案归档过程中缺失信息鉴别环节。电子档案信息鉴别指的是对电子文件的价值进行判断，并对电子档案信息的真假进行甄别。电子档案归档过程中的价值鉴定环节，就是决定电子文件去留的问题，因此，该环节是一个十分重要的环节。目前在进行电子档案归档时，都是直接将电子文件从计算机上拷贝到所要存储的介质上，丢失了重要的价值鉴定环节，无法实现去伪存真的目的，最终导致一些具有珍贵价值的电子档案被淹没到大量无用的、糟粕信息中去了。
（四）缺乏高素质的专业管理人才队伍。档案管理需要一支具备较高专业素质、业务水平的人才队伍，才能够支撑起整个工作，提高工作质量。但这正是目前电子档案归档工作中存在的一个较大问题，那就是缺乏专业的人才队伍。大多数从事电子档案归档工作的管理人员，要么不熟悉计算机操作，要么档案管理知识薄弱，像我院这样的基层单位，基本无专业档案管理人员，而且很少有档案方面的培训课程。所以既具备过硬的档案管理知识，又熟悉计算机操作的综合型人才少之又少，而对于人才的需求几乎是目前每个企业或单位均面临的一个问题。
二、加强电子档案归档工作及档案信息化建设的措施
（一）高度重视档案信息化建设。电子档案管理工作中存在的各种问题，究其根本原因，多是对电子档案管理工作不重视造成的。实现电子档案管理是一项繁重的工作，必须得到各有关部门的高度重视，需要投入大量的人力、财力和精力。树立加强电子档案管理的紧迫意识，从意识形态上重视，从物质形态上支持，认真总结档案管理工作陈旧的管理手段和方式，创新完善适应现代发展要求的档案管理新机制、新内容，推进档案信息化管理的速度，逐步建立与现代化发展相适应的电子档案管理工作机制，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，使档案信息化的优势发挥出来，从而为社会提供更好、更优质的服务。
（二）加强电子档案独立存在的能力。电子档案是推进档案信息化建设工作的基础和核心，一旦失去其独立存在的意义和能力，档案信息化建设也就变成了一纸空文。因此，档案管理工作者需积极转变管理理念，让其具备独立存在的能力，使档案资源得到合理配置，做到信息共享和服务。
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（三）建立规范的归档程序和安全管理机制。在档案信息化建设过程中，还需要建立规范的归档程序和管理机制，以实现电子档案归档工作流程化，明晰相关责任，保障网络及数据的安全。具体来说，一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤。二是制定必要的安全措施，确保电子档案的安全性与完整性，着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，做好电子档案的保存和保护。这是一个事无巨细的大工程，必须严谨。
（四）做好电子档案的信息鉴别。在电子档案归档工作过程中，信息鉴别环节具有十分重要的意义，发挥着十分重要的作用。要分清主次、轻重，根据自己单位情况、性质、特点来定存档内容，做到存什么、怎么存、存多少，提高电子档案的存档价值。因此，必须重视对电子档案的鉴别工作，建立起专业的电子档案鉴定工作流程，对于需要归档保存的电子档案要仔细鉴定，并对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定、甄别。最终确定哪些电子文件有保存下来的价值和必要，哪些电子文件是无用的信息，需要修改或去除。
（五）加强档案信息标准化和规范化建设。档案信息标准化和规范化是促使档案信息化持续、良好发展的基础保障，也是有效提升档案信息化管理水平的必要条件。因此，需加强对计算机安全法规标准、数字档案信息资源合法化和确认标准等电子档案信息管理规范标准建设和完善工作；对电子文档的标准和管理规范，存储、压缩电子文档数据，数据的交换和加密，水印技术系统软硬设施及技术标准规范等档案信息化处理业务性标准规范的建设和完善工作。
（六）培养、引进高素质档案管理人才，建设专业化的管理队伍。档案工作人员是电子档案管理工作的主体，提高档案工作人员的文化、专业素质是电子档案管理工作质量的关键。信息化建设进程的加快，对人员素质提出了更高的要求，具有多方面综合知识，才能使电子档案管理工作成功展开。建立一支高素质的电子档案管理人才队伍需注意以下几点：首先是要对现有工作岗位上的人员进行培训，培训过程中需要有针对性，即对于哪些具备了过硬的档案管理知识，但是计算机操作不娴熟的管理人员，需着重对其进行计算机操作技术的培训；而对于那些计算机操作技术十分娴熟，但是档案管理知识比较薄弱的人员，需着重对其进行档案管理知识的培训。其次是要加大引入综合型人才的力度，适当放宽入职条件，提升待遇来吸引一批兼具了计算机操作技术和档案管理知识的综合型人才，这就需要各单位部门的重视了，希望予以支持！
三、结语
综上所述，尽管电子档案的出现对于推动档案信息化建设发挥了重要的作用，但是目前在电子档案归档工作中仍然存在着一些问题，给电子档案的归档工作及信息化建设工作造成了不利影响。在这样的情况之下，只有针对当前电子档案归档过程中存在的问题，制定并实施具有针对性的应对措施，才能够有效提升电子档案归档工作及档案信息化建设工作的水平。