构建医院档案信息化管理体系的研究
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【摘要】医院档案管理运动过程中所产生的信息具有多样化的特点，现今信息化管理模式将逐渐取代传统的手工处理档案模式。医院档案管理体系应以技术维度构建为主，以管理维度作为管理保障，以机制建立作为组织管理体系，使所构建的医院档案信息化管理体系可以为医疗工作提供快速、优质及高效的服务。
【关键词】医院档案；信息化管理体系；构建
随着我国医疗卫生事业的快速发展，在医院建设和发展中医院档案作为信息资源具有着重要意义，尤其是新形势下医院档案管理信息化水平的不断提升，档案管理体系的构建，可使医院档案资料的得到有效开发利用，并为医院档案管理发展作出重要贡献。
一、技术维度构建档案信息化管理工程体系
通过对信息技术的利用使医院档案管理工作得到加强，对档案信息资源的主动开发利用，是现今医院档案管理建设发展的重要任务之一。从技术维度对档案信息化管理体系建立时，需要以实用性与经济性为基础，采用成熟、先进的各项技术，从一个高起点对系统设计进行有效建立。对于医院信息化管理系统中所设计的系统性硬件设备、网络产品选型、软件开发、系统集成等方面均需要在一定程度上具有先进水平，同时使用的硬件与软件系统具有较长的使用期，并使其与时代发展水平相符合。
（一）网络工程的建立。医院档案信息化管理中网络要具有安全性、顺畅性、高效性，为档案管理工作提供信息化环境。在档案信息化管理实施过程中需要与多个部门进行系统合作，对各类信息系统所产生的文件信息进行及时归档管理，在进行业务信息系统数据信息整合时，也需要以网络信息传输作为载体实现医院档案管理系统与业务活动信息的有效结合。
（二）信息工程的建立。信息是医院档案信息化管理的重要资源，是信息化建设的主体，对各类信息系统设计管理信息流时，首先需要与信息化档案管理的实际要求相结合，然后明确信息工程管理的主要对象，其中主要包括信息的收集、存储、检索、安全机制。对电子文件流转以及归档管理文件捕获点的设置，按照原始顺序对电子文件与归档管理文件进行有效整理，可使档案间存在的原始联系进行正确说明，同时对整个生命周期中电子文件组合方式与顺序的变化，通过客观、实际的变化方式可使文件的来源得以发展与丰富；通过对各类电子文件格式的选择，也要选择格式的可转换性与通用性及文本数据的规范性，同时也需对不同格式进行甄别与捕获。计算机工作模式需要建立单机电子档案以存储载体为主，以及以医院局域网喜爱系统自动记录所形成的电子档案，通过电子信号时信息复制与传输在网上进行，同时由计算机网络系统自动完成电子档案的储存与积累。在系统中也要设置相应的电子文件检索工作，在首页导航下设置检索表单，使用户可快速實现电子文件的查找，从而使信息化档案管理中信息文件的有效提取利用得以实现。在医院档案信息化管理系统设计过程中最为重要的是安全监控的设立，通过数字档案管理中设立安全体系管理、监控、紧急情况服务与维护，使医院档案的安全性得到有效保障。
（三）软件工程的建立。计算机自动化管理是对电子文件档案管理自动化实现的基础，在电子文件档案管理的主体是软件系统，通过计算机管理的应用使电子文件档案中的统计工作更加简单，现今大多数档案管理工作软件在一定程度上具备自动统计功能，可使医院实现电子文件档案管理的自动化。
二、从管理维度上建立对档案管理的保障体系
（一）建立制度规范。制度规范可分为两个部分，分别为技术规范与管理制度。技术规范是电子档案资源在档案管理系统与各业务系统之间的信息资源的共享与整合的实现。在保持规范性体系稳定性的基础上进行调整，满足技术发展需求。管理制度是对电子档案管理全过程与各管理环节针对性制定相应的管理规范，使业务人员、档案工作人员行为规范，使电子档案管理活动有相应的规章制度来约束。
（二）建立优秀人才队伍。档案工作人员选取时不仅要具有较高的政治素养、档案业务能力，还要具备档案信息系统开发、保护技术、开拓创新的能力，档案管理人员要有应用现代工具工作的意识与习惯，从而使传统档案业务型转变为多元化、复合知识型的管理方向；使医院环境与信息化档案管理相吻合，提升医院信息化档案管理建设的能力与层次。
（三）建立保障机制。保障机制的建立分为三个方面：硬件保障、软件保障、经费保障。首先需要根据医院建立规划对网络、计算机终端系统、服务器等进行全局统筹分配，使档案部门信息化档案管理的硬件需求得以有效保障。其次，通过自主开发、委托开发等方式配置相应的软件，同时对软件的升级和维护建立健全的机制，使各项管理需求得以实现。最后，对于医院档案信息化管理所涉及的硬件与软件配置、各项管理工作人力资源培训有充足的经费支持，同时也要创建筹措经费的通畅渠道，从而使医院档案信息化管理有效开展。
三、医院信息化管理机制下的组织体系
（一）明确档案管理责任，建立完善的规章制度。在建立医院信息化档案管理体系时要根据医院工作的实际情况进行分析，将各类档案作为管理的有机整体，并按照分工专业性、业务相关性进行划分，同时根据各项业务所承担的功能将业务职能有效实现，在管理过程中通过医院、科室及相关操作人员进行三级网络管理，并根据各部门的具体职责对档案的收集、整理与积累进行科学划分；设置专人进行管理，使医院档案信息化管理有章可循。
（二）档案管理的标准化。信息化档案管理过程中需将医疗治疗目标纳入相应的管理制度中，（下转第192页）（上接第84页）通过档案基础工作标准化的建立，使医院工作体系中档案的收集管理程序更规范，同时制定标准化、规范化的医院档案管理内容分类、案卷目录、编号、卷内目录，上述内容的书写格式均需与档案部门所规定的内容相吻合，同时使档案内容条理清晰、目标明确、内容清楚完整，为档案资源的利用奠定基础。在档案立卷归档过程中要注重文件的实效性，对于现行文件阶段性任务必须等到任务完成后方可立卷归档，避免造成档案管理工作的混乱。
综上所述，医院档案管理工作具有专业、繁琐的特点，作为医院管理工作的重要环节之一，医院档案信息化管理可使医院的整体管理水平得到有效提升。构建医院档案信息化管理可使档案的潜在价值得以充分发挥，使突发事件与紧急事件发生时有档案资料作为保障，并为医疗工作提供优质、高效、便捷的服务。通过医院档案自动化管理体系的建立，也可使医院档案集中化管理工作得以有效实现，在档案管理成本大幅度降低的同时，保证档案管理工作的质量与效率，对于医院档案工作的发展而言具有重要意义。
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