疾控中心文书档案的规范化管理策略

　　【摘要】对文书档案的管理，是疾控中心加强规范化管理的基础工作，可以为疾控中心的制度化、流程化和规范化提供依据。本文分析了疾控中心文书档案管理现状，并据此提出了规范化管理策略。
　　【关键词】疾控中心；文书档案；规范化管理
　　在疾控中心开展各项工作的过程中，会形成大量的文书档案，是疾控中心发展轨迹的真实记录，可以将在基础设施建设、财务管理、人力资源管理等方面的情况反映出来。因此，疾控中心要重视文书档案管理工作，及时采取规范化管理措施，保证资料信息的准确、安全和完整，这样才能更好地发挥出文书档案的作用，并为疾控中心的发展提供服务。
　　一、疾控中心文书档案管理现状
　　（一）缺乏专业档案管理人员。从目前疾控中心文书档案管理工作来看，档案管理专业型人才十分匮乏，大多为兼职的档案管理人员，并且很多没有获得《档案人员岗前考试合格证书》。这样造成疾控中心文书档案综合管理能力不强，在档案移交和归档时显得不够规范，没有第一时间做好档案的收集与移交工作，大部分业务档案处理得不够及时。更有甚者，未能做好对文书档案资料的分类，也没有做好归档工作。
　　（二）档案管理软硬件设施建设滞后。随着越来越多的疾控中心建设了新的办公大楼，在一定程度上改善了办公条件，但是投入到档案室建设上的资金则很少。从文书档案保存情况来看，很多疾控中心仍然使用传统的铁皮档案柜，只有个别地区配置了移动式密集架，很难对文书档案的温湿度加以控制，＂八防＂设施未能真正落到实处。不仅如此，因为文书档案管理设施不足，很多纸质档案容易出现丢失、损坏、受潮等情况。一些疾控中心配置了扫描仪、数码相机、计算机等设施，不过却没有配置相应的文书档案管理软件，无法充分地开发和利用档案信息资源，大多数疾控中心只能人工检索，缺少对档案资料的全文扫描。
　　（三）文书档案管理制度不完善。当前，虽然大多数疾控中心制定了完善的疾病预防控制工作管理制度，但是缺少与疾控文书档案管理相关的制度，疾控文书档案管理制度不够统一和规范。很多疾控中心文件材料归档范围不够规范，资料收集工作未做到位，无法统一收集具备较高价值的文件材料，导致档案收集不齐全。疾控中心各部门缺乏较强的文书档案保存意识，将工作期间产生的文件资料随意丢弃，时间一久，造成大量有较高保存利用价值的文件资源出现损坏、丢失等情况，无法让文书档案得到有效管理。
　　（四）文书档案收集不完整，归档不及时。从很多疾控中心文书档案收集范围来看，主要是文书档案的收发文件，一些重要的文书档案被存放于各部门里面，让文书档案得不到及时的收集与归档。另外，疾控中心档案管理人员未和其他工作人员做好沟通与交流，造成文书档案在移交过程中内容出现缺失。疾控中心涉及众多专业，如消毒杀虫、艾滋病、结核病、免疫规划、传染病、环境与职业卫生等等，每个专业有着不一样的职能，工作会产生各种文件材料，其内容差异较大。
　　二、疾控中心文书档案规范化管理策略
　　（一）加强文书档案管理人员培训。为提升疾控中心文书档案管理规范化水平，要加大对档案管理人员的培训力度，让他们接受专业、系统的培训教育，从而更加熟悉文书档案管理工作，掌握丰富的档案法规、档案信息化等知识。此外，在文书档案管理岗位的人员安排上，必须确保持有《档案人员岗前考试合格证书》。除了要加大培训力度以外，还应为文书档案管理人员提供继续教育的机会，鼓励他们积极参与相关的学术交流活动。档案管理人员自身也要加强学习，掌握更多档案检索、OA办公系统等知识，不断提升自己的专业素质。这样在归档资料收集过程中，才显得更加完整和准确，为疾控中心文书档案管理工作的顺利进行提供人才保障。
　　（二）加快档案管理软硬件建设。疾控中心要想实现文书档案的规范化管理，应该加快基础设施建设步伐，为档案管理部门提供更多的资金，让文书档案管理软硬件设备能得到及时更新，改善库房条件，安装自动监控系统，提升防火和防盗的能力，同时要配置空调、档案密集架、除湿机以及网络安全软件、路由器、扫描仪等网络设备。此外，还要结合自身实际情况，配置先进的电子档案管理软件，建立文书档案信息存储与检索系统，在文书档案管理软件的支持下，做好档案立卷、编目和统计工作，并提供档案检索、借阅等服务。相比于以往手工操作，信息的储存量更大，检索速度与效率更快。同时要和OA办公系统做好衔接，在电子档案管理系统中直接存入文书档案，通过计算机移交档案。疾控中心要注重文书档案管理的基础设施建设，这样才能最大限度发挥出其应有价值。
　　（三）健全档案管理制度，规范档案行为。通过对文书档案管理制度的完善，可以确保疾控中心文书档案管理工作能够正常进行。在完善文书档案管理制度的过程中，要与《卫生档案管理暂行规定》《档案法》等法律法规结合起来。疾控中心要根据自身实际情况，建立完善的档案室管理制度，规范档案归档整理工作流程，做好档案的分类与编号工作，明确档案归档范围等，这样能够避免文书档案管理的随意性和人为性。此外，还要建立高素质的档案管理队伍，由分管领导主抓，这样能够确保文书档案信息更加广泛性和完整性，从而让文书档案管理行为更加规范化。
　　（四）开发领导资源，强化档案管理责任主体。在疾控中心文书档案管理工作中，需要＂一把手＂提起重视，才能使其更加规范。要成立由中心主任主抓、分管主任具体抓的档案管理领导小组，安排专职的文书档案管理人员。疾控中心文书档案管理工作主要由专职档案员负责，主要开展对档案资料的收集、整理、立卷与归档工作，同时将档案信息录入到电子档案管理软件里面。疾控中心应要求各部门及时移交本部门的档案资料，确保档案资料能够及时得到收集、整理和归档，避免出现遗漏，这样文书档案管理工作才更加规范进行。疾控中心领导要在发展计划中纳入档案管理工作，和疾控中心业务建设同步规划与发展，在领导议事日程中纳入档案目标管理，确保文书档案工作有计划、有步骤进行。
　　（五）充分开发与利用档案信息资源。在疾控中心各项工作活动过程中，会形成大量的文书档案，是对工作活动的历史记录，通过文书档案管理工作，利用准确、全面、完整的信息资源，可以更好地服務于疾病预防控制工作。所以，对于疾控中心文书档案管理工作而言，除了要做好日常收集、整理、归档、保存等工作以外，还明确档案利用的目的，将其作为工作的指导思想，从而转变以往上门查资料的现象，主动提供服务，利用快速、便捷的文书档案查询、检索功能，为利用者提供快捷、及时的服务。疾控中心档案管理部门要以调研档案信息资源利用需求为基础，从室藏档案特点出发，进行多种层次的编研加工，如对《疾控中心年鉴》《疾控中心组织史》等资料加以编研，让文书档案信息资源得到科学、合理的开发，将多层次、多方面的信息提供给利用者。
　　三、结语
　　总之，文书档案管理是疾控中心管理中的重要内容，需要提高重视程度。但是长期以来，受到各种因素的影响，疾控中心文书档案管理工作较为粗放，有待进一步规范。因此，必须充分认识到当前疾控中心文书档案管理工作中的不足，及时采取有针对性的解决策略。只有这样才能让文书档案管理工作更加制度化、现代化和规范化，为疾控中心各项工作的开展提供服务。
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