疾病预防控制机构档案规范化管理策略探讨

　　【摘要】疾病预防控制中心档案规范化管理水平的高低，与疾病预防控制中心工作质量和工作效率休戚相关，也是确保疾病预防控制中心系统正常、稳定运行的前提。近几年，台州市疾病预防控制机构开展了档案规范化建设探索，但各地建设参差不齐，还有进一步提升的空间。本文试从预防控制中心档案管理重要性和规范化管理要求入手，分析当前台州市基层疾病预防控制机构存在的主要问题，并探讨相应的解决策略。
　　【关键词】疾控；档案；规范化
　　疾病预防控制机构档案规范化建设是提高疾控工作整体工作质量和科学管理水平的必要条件。近几年来，台州市在全市的疾病预防控制机构中开展了档案规范化建设，取得一定的进展，但还需进一步提升发展。
　　一、开展疾病预防控制档案规范化管理的意义
　　（一）是疾病预防控制机构规范化建设的重要组成部分。在疾控中心发展过程中，档案工作是一项最基础的工作，档案部门对各种疾病预防控制、健康危害因素监测与控制、健康教育与健康促进等信息进行收集、整理、汇编等工作，是疾病预防控制工作的重要组成部分，同时也直接关系到疾控中心其他各项工作开展的质量和效果。因此，实现档案的规范化管理，才能更好地促进疾控业务工作的全面发展及加快疾病预防控制机构规范建设的步伐。
　　（二）能有效推动档案的开发利用。对疾病预防控制中心的档案进行规范化的管理，特别是这几年数字档案室的创建，不仅能快捷、方便地给疾控人员提供相关的资料查阅，还可以给卫生行政部门、相关的监督机构以及社会公众提供查阅服务，有利于相关的制度和法规切实执行及加快疾病预防控制信息化的进程。
　　（三）可以为突发公共卫生事件及重点传染病控制提供参考。突发公共卫生事件及重点传染病的防控是疾控机构的主要业务和重点工作。疾控中心综合档案室存有大量的调查报告、疾病材料以及统计资料，能让相关人员在这些档案里找到各类疾病预防的事件发展规律，并得到一定的启示，从而有针对性地作出相关的决策，提高疾病预防和控制的效率，及时控制事件和疾病的进一步蔓延发展。
　　二、台州市疾控机构档案规范化管理存在的问题
　　（一）各基层单位档案管理水平参差不齐。台州市共有1个市级、 9个县级疾病预防控制机构。现有5家疾控机构通过了省级档案评审，1家通过了市级评审。各地的档案管理工作水平参差不齐，特别是有些单位领导对档案管理重视程度不够，认为管好业务、扑灭疫情才是正事，档案管理不能给疾控中心带来＂利润＂，不能看到档案工作的历史借鉴作用、对现实业务的促进作用。这种不当的理念制约了工作的有效开展。
　　（二）档案管理人手不足、管理人员综合业务素质较差。全市疾控中心都设有综合档案室，但大多没有专职档案员。全市综合档案室档案员专职的有3人，兼职的8人；持有档案管理岗位资格证书的有9人，其中中级以上档案专业职称只有4人。档案员大多是半路出家，很少有专业学校毕业的，有的还未取得档案管理岗位资格证书。各科室的兼职档案员大多不能保证从事档案工作的时间，有的仅仅是为了应付检查挂个名。由于档案人员身兼数职、档案岗位不稳定，变动频繁，工作效率不高，档案工作规范化建设进程大受影响。
　　（三）对档案的开发利用不够重视。从目前各单位提供档案利用的情况来看，都只停留在＂你查什么我提供什么＂的状态，处于一种被动、消极的状态，这就不能充分发挥档案的作用及利用价值，档案资料的利用率较低。档案员对檔案开发利用的宣传工作做得不够，对档案利用情况没有进行很好的统计，摸不清档案的利用需求。
　　三、提升疾控机构档案规范化建设水平的策略
　　（一）建立和完善档案工作管理体制。切实加强档案工作的领导，要强化中心领导的档案意识，让相关领导意识到档案管理的重要性，对实际工作中出现的问题给予重视和解决。进一步完善管理责任体系，档案工作从单位分管领导、分管部门、部门负责人、专（兼）职档案员都有明确的职责，形成有效的档案管理责任链条。
　　（二）重视档案规范化建设规划及制度建设。将档案规范化建设规划纳入单位发展规划和年度工作计划，列入疾控机构年度综合目标绩效考核内容，并加大在考核中的评分分值。要建立严格的档案归档管理制度，做到有章可循。要明确本单位档案的接收范围，制定本单位档案归档范围和保管期限表。要重视对档案工作经费、工作制度、设施和设备配置等基本内容的检查考核，促使各项工作均满足档案规范化建设开展的需要。
　　（三）配备与单位档案工作任务相适应的档案人员。档案规范化建设对档案管理人员的政治素养、理论水平和业务素质等各个方面提出了更高的要求和挑战。因此，各级疾控中心应该重视档案工作人员专业技能和知识的培训，提升档案管理人员的职业道德，要配备与工作任务相适应的档案人员，让档案管理各个环节有序进行。
　　（四）以资源建设为重点提高疾控档案服务能力。档案资源是更好地提供利用和服务的首要条件，加强档案资源建设的最有效的途径就是丰富和完善档案结构。因此，疾控机构应尽量完整收集各种类别的档案，不仅要接收文书业务类、科技类档案，还要注重接收如照片、声像、电子文件、实物档案等其它载体的档案。同时，我们还要注重重大活动档案的收集，如抗击非典、抗震救灾、重大疫情防控工作中形成的珍贵历史资料；创建卫生城市、文明单位及绩效考核工作中形成的专题档案，不断丰富档案资源。另外，我们还要针对利用需求，开发编研档案，进一步提高档案的利用价值。
　　（五）通过各类创建活动实现档案的规范化管理。为了实现新形势下疾控档案的规范化管理，各单位在加强制度建设和人员队伍建设的同时，还要全面贯彻落实＂两办＂《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》精神，结合开展档案目标管理上等级、创建数字档案室等创建活动，争取在2020年前全市所有县级以上疾控机构建成规范化综合档案室，全面提升疾控机构档案规范化建设水平。