大数据环境下高职院校档案管理的信息化构建路径
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【摘要】本文通过分析大数据环境下，高职院校引入大数据进行信息档案管理的必要性，探索在大数据环境下做好学校档案管理工作的方法，并对大数据环境下构建信息化档案管理的路径进行深入研究，以期提高档案管理效率，延长档案存在时间，保证档案管理工作的实效性。
【关键词】 大数据环境；高职院校；档案管理；信息化构建；路径
数据在当今的社会中已经成为了重要的生产资料和社会资源，大规模的数据带领我们走入了新时代——大数据时代。在大数据时代背景下，人们可以通过分析和挖掘数据获取新的知识，无论是学习、工作还是投资理财，都与数据不可分离。我们当前的首要任务是，了解大数据时代下对档案管理的需求，努力满足其需求，以便更为准确地将学校日常管理各方面的信息资料反映出来，从而为领导决策提供科学有效的依据。
一、大数据环境下的高职院校档案管理
（一）大数据概念和大数据特点。大数据是一个非常抽象的概念，从一般意义上看，大数据是指那些无法在可容忍时间内用传统技术和工具获取和处理的数据集合。这些数据拥有四个主要特点，即数量多，速度快，多样化和价值大。由于大数据的广泛使用，越来越多的人开始关注大数据的利用与开发，但这也让大数据问题的解决迎来了新的挑战。
（二）大数据在档案管理中的作用。当前我国已经进入了信息化时代，在高职院校档案管理中引入大数据是顺应时代发展的表现。大数据在档案管理中应用的必要性主要体现在以下几个方面：第一，满足档案载体演变的要求，电子档案管理走向了信息化和网络化，利用大数据量大的特点，可以实现扩大数据管理规模的目的，这与信息时代的需求相适应。第二，满足电子政务发展需求。当前档案用户的需求已经不再满足于文件和数据的利用，更多的档案用户更希望能够了解数据背后蕴藏的信息和知识。第三，满足知识管理的需求。大数据环境下，档案管理资源可以自动转化为知识资源。第四，满足数据储存与数据备份的需求。当前，大数据技术可以解决存储海量新型数据问题。
二、大数据环境下高职院校档案管理面临的挑战
（一）纸质档案储存的局限性。以学生档案管理为例，在素质教育的背景下，各学校都以培养复合型人才为主要目的，因此，高职院校也逐渐拓宽档案归档范围。除了一般的学生基本资料以外，某些学校将学生在校期间的信用行为以及其个人品行情况、学生心理状况的相关资料、学生科研能力以及创新能力的发展实践档案等都纳入档案管理中。导致档案类型越来越多，以纸质档案进行储存，难度也就不断增大。但是，目前仍然有很多高职院校的档案管理滞留于纸质管理上，大部分学校档案信息化管理发展缓慢。尽管当前已实现网上录取，网上提交毕业生信息，录取、毕业等主要环节已经实现了数字化管理，且随着时间的发展各学院渐渐开展了信息化建设，并将数字档案馆的建设和档案数字化发展作为其核心。但是，在大数据背景下，数据存储管理模式对职业技术学院的档案管理提出了新的要求，当今时代已经是信息化时代，网络化时代，加快档案资源电子化和网络化，将纸质档案数字化已经迫在眉睫。为了适应大数据背景下，环境的变化和信息服务的变化，各高职院校应该将学生档案文件进行电子化存储和处理。
（二）管理基础遭遇瓶颈。当前，部分高职院校建立电子档案来进行资料信息的管理，但是，由于信息化发展较为滞后，信息资料无法实现即时更新，因此，很多数据在收集处理的过程中会花费很多时间，甚至需要一个续期才能完成数据更新，这就是管理基础存在的劣根性。还有一部分学校无法全面、系统地对档案进行管理，并在完成了周期档案收集后，就停止了对其变化的观察，难以实现档案动态跟踪，档案信息缺乏实效性，对学校管理部门对学生在校发展情况的评价造成了不良影响。另外，大数据背景下，高职院校的档案管理效率和档案资源利用率必须提高，但是大数据之大不在于信息繁多杂乱，主要在于数据结构多样化，学校的学生档案管理工作人员应该注意把握档案工作的核心业务，对学生管理部门的档案收集人员定期进行相关的业务培训，注意提高档案收集和档案处理的效率。
三、在大数据环境下做好学校档案管理工作的方法
（一）获取领导的支持。大数据背景下，档案管理工作首先应该进行观念的转变，因为大数据背景下，信息风暴席卷了我们的生活生产和学习工作，引发了社会思维的变革和管理变革。在高职院校中，学校领导是学校管理的核心人物，管理层应该变革观念，转变管理态度，积极引进大数据技术和大数据工具，从软件设施和硬件设施入手，全面建设信息化档案管理体系。其次，管理层应该转变管理态度，全面理解大数据背景下的档案管理内涵，对大数据技术在学校内部推广实施的程度进行实时监控，使信息化档案管理落到实处。
（二）进行档案信息化体系建设。档案信息化建设应该遵循一定的原则，当前我国档案管理仍然以纸质管理为主，对电子档案管理仍然十分轻视，因此电子文件、电子文档等档案信息化标准仍然处于初步发展阶段，与国际先进水平存在相应的差距。因此，高职院校应该立足全局，放眼于整个管理体系，对学校档案信息化标准建设进行严格规划。学校本身应该将大数据技术以及大数据研究新成果应用于档案信息化建设中，以便逐步实现档案信息化的新发展和新突破。
（三）开发大数据管理的关键技术。大数据的核心价值在于对大量数据进行分析和储存。目前，云计算是大数据的基础平台，利用云计算技术可以为文件系统提供基本的储存条件，在此基础上就可以进行数据路的建立和索引的建立，建立了索引后就可以提供數居的查询，有利于提高管理有效率。另外，大数据管理中，数据开发技术十分重要，应该从潜在的有用信息和知识中探寻未知的有用信息。开发大数据管理的关键基础，可以为让学校档案馆实现智能化、网络化的网络信息服务，可以全面实现档案信息只能检索和档案信息跟踪推送，使档案管理事业有个全新的发展高度。
四、大数据环境下构建信息化档案管理的路径
（一）树立大数据管理意识，统一管理档案资源。在大数据环境下，为了支撑庞大数据储存与处理，实现大数据背景下的学生档案管理大统一，高职院校应该树立大数据管理意识，对档案资源进行统一管理。由于当前部分大学档案存储于各个相关部门，在档案管理上无法形成全面的管理系统。在大数据环境下，学校档案的系统化管理迎来了新的发展契机。假如学生一体化数字档案管理信息库包含了教务系统提供的成绩，助学金、奖学金系统记录、学生党务系统政治表现、学生心理发展状况、学生宿舍管理档案、教师入职档案、教师奖惩档案等，那么将学生档案中的大数据进行有效利用，就有可能循序渐进地进行学生事务管理，且可以提高其管理的服务性和有效性。
（二）确立档案管理的目标，明确普遍适用标准。在进行大数据运用时，必须有一个明确的数据管理目标，对大数据获取内容清单事先确认是保证大数据档案信息管理有效性的必要前提。目前，不同的学校在进行心理档案创建的过程中，没有一个统一的指标和对比评估标准，如果想要对某个数据进行对比分析，有其特定的标准，才能有对比性和衡量的价值。因此，高职院校应该对评估标准进行统一设置，避免出现多个数据版本不同的情况。例如：学校可以以学生档案管理中存在的心理测量表为依据，对学生的心理档案数据进行整合，同时，确定出其普遍适用的标准，使学生心理档案中学生心理发展态势变化能够充分反映出来。
（三）开发大数据分析工具，提高管理的有效性。高职院校对大数据的引入，应该突破专业的限制，加强与专门的大数据开发公司合作，充分挖掘和利用数字档案资源。当前，学生自主管理、奖学金申请和学生住宿管理等多个方面都获得了信息服务公司的支持，且根据各学校的实际学情开发了有针对性的信息管理系统，取得了广大师生的认可。由此可见，在大数据背景下，各学校应该做到从实际情况出发，根据学生档案管理的个性化需求，设计开发出适合本校实际情况档案管理特点的大数据分析工具。
总而言之，大数据环境下，传统档案管理需要进行一场数字化变革，大数据时代的数字化服务为高职院校的广大学生提供了广阔的发展空间。大数据时代下，学生档案可以进行数字化储存，可以有层次地进行学生档案数据分析，这为档案管理提供了科学有效性。职业技术学院的档案管理部门应该直面大数据时代下的种种挑战，充分利用大数据技术，以学生管理服务工作为中心，开展一系列的管理措施，为提高档案管理工作的有效性作出贡献。
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