基层医疗单位人事档案管理工作存在问题调查分析
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【摘要】本文通过对处于省会中心的＂二级乙等＂综合性公立医院在职工作人员进行问卷调查，分析了人事档案管理工作的现状和存在问题，并提出了建议。
【关键词】 基层；医疗单位；人事档案管理；问题
人事档案管理主要是指人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，它记载了人员的经历，是重要的人事信息资源。医疗单位人事档案管理工作也是如此，收存了职工的履历、自传、考评、政治历史、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录医院职员工作成长、思想发展的进程，能展现员工家庭情况、专业情况、个人基本情况等各个方面的内容。尤其在当下社保改革的大背景下，人事档案成为医院人事部门正确使用人才、晋升职称、薪酬、退休待遇等问题的一个重要依据。随着医院人事档案管理工作纳入数字化管理，在档案新旧交替、纸质转化为电子文档的过程中，暴露了目前人事档案管理工作存在一些问题，影响了档案管理工作的顺利开展。处于省会中心的＂二级乙等＂综合性公立医院，是目前医改重点扶持的对象之一，它既是＂省、市医保定点医院＂也是处理＂省交通事故定点的治疗医院＂，为分流三甲医院的病人发挥了巨大作用。以下对被调查医院简称＂A院＂，A院现有职工337名，目前在编正式职工152人。通过对该院在职工作人员进行问卷调查分析人事档案管理工作的现状和存在问题，可反映出目前区级医疗单位人事管理工作的共性问题，可为解决此类问题提供参考依据。
一、 研究对象与方法
（一） 研究对象。 A医院在职、在编职工50人，进行随机问卷调查，以人事档案管理工作职能、目前存在的问题、建议为调查范畴。
（二） 研究方法。文献资料法、问卷调查法、访谈法、数理统计法。围绕研究内容设计调查问卷，并对问卷进行严格检验，对数据认真统计整理，问卷发放50份，回收50份，回收率达100%。
二、 结果与分析
（一）被调查职工岗位构成情况。本次调查人员构成：在职在编人员，醫生22人，护士20人，工勤人员8人，分占调查总人数的48%、38%、14%。工作年限为3年及以上，目前人事档案均在本单位留档。
（二）对人事档案管理人员工作职责的认识。根据医院人事档案工作的职责，分为人事档案收集、鉴别和整理；办理人事档案的查阅、借阅、转递和统计；登记职工职务、工资变动情况；档案的安全保密、保护工作；推广、应用人事档案现代化管理技术等层面。
本次调查以表1所示6个维度对调查对象进行调查统计，根据调查结果，大部分被调查者认为人事档案管理人员工作职责主要为收集、鉴别整理人事档案和办理人事档案的查阅、借阅、转递和统计，其中做好档案的安全保密、保护工作和推广、应用人事档案现代化管理技术分占20%、10%。通过访谈，许多职工认为人事档案管理应围绕档案管理工作，而工资变动属财务部门管理范畴，档案保密、保护属安保人员工作范畴，推广、应用人事档案现代化管理技术则属于计算机、网络管理人员职责。另外在本次调查有4人，占总调查人数8%，对此类工作职责不了解。
（三）对人事档案管理工作的建议。
根据调查内容设置对人事档案管理工作的建议一栏，其中无建议8人，占16%。对工作建议集中在两个方面：其中31人，62%的调查对象建议在以后的工作中建立人事档案信息平台，便于个人信息查询。经访谈职工较认同的实施方案为在单位主页开设人事管理一栏，将信息入网，便于职工核对个人信息、了解目前档案内容。另有11人，22%调查对象建议提高相关工作办事效率，反映在日常人事档案工作过程中存在办事手续复杂、耗时，办事流程不够明了等，希望可开通网上预约、查询等工作，同时简化办事手续。
三、 目前区级医疗单位人事档案管理中出现的问题
通过对A院在职员工进行问卷调查和访谈，反映出目前医院人事档案管理工作中仍存在一些问题。表现为：对人事档案管理的工作重要性认识不足；档案材料分类、审核不准；填写格式不规范；档案内容未及时更新，数据录入整理信息化程度不高等情况。随着时代发展和医疗单位竞岗机制的引入，在医院职工招聘和员工评聘职称、晋升职位的过程中，人事档案是一种重要的凭证参考，越来越受到各单位和各部门的重视。因此，对人事档案材料的真实性、可靠性、完整性的要求也越来越高。这就要求从人事档案的资料来源、内容审查、资格认定等多个环节和步骤都必须经过严格核实和记录；同时，也要求人事档案管理部门及时对在职员工档案进行定期更新，以保证档案记录的连续、完整。然而，通过调查，目前出现的问题究其原因主要由以下几点导致。
（一）对人事档案管理的工作重要性认识不足。根据本次调查结果，92%的职工认为人事档案管理的工作职能仅仅为收集、鉴别和整理人事档案。这说明目前大部分职工对人事档案管理工作不了解，本质在于人事部门缺乏对本部门工作进行宣传和介绍。同时通过访谈结果，本单位网站尚未设立人事管理工作分站，职工无法及时获取相关信息，只能通过网站主页新闻或张贴文件获得相关信息，极为不便。在医疗单位日常人事档案的管理实际工作中，其重心在于：建立汇总单位员工各方面信息的一个数据库，涉及职工职称、职务、工资调整等多方面业务，同时为本单位人才培养和企业发展提供参考和保障，根据业务要求，输入或输出人事档案信息。
只有加强医疗单位人事档案管理，充分发挥人事档案管理工作的职能，对医疗单位人事管理制度进行改革探索，合理资源配置、加强各部门协作，才能进一步促进医院发展。另外，针对医疗单位各位职工人事档案管理需求，人事档案管理部门可根据职工档案资料结合单位规章制度，有法可依、有章可循地为职工发放基本工资和绩效工资，办理和缴纳养老保险、失业保险、大病医疗统筹、住房公积金等相应福利待遇。同时，依据职称和年限变更对工资进行合理调整；每年定期办理职称申报和认定工作，在职工提出申请时为职工出具相应的证明材料。在医疗单位中，尤其针对从事有毒、有害工作的员工，如从事化验、放射检查的职工，人事档案管理部门要协助单位进行职业病防护，准确记录工种和工作年限，优先考虑此类工种职工轮岗、转岗申请，并根据规章制度和其档案中的工作年限，在征得职工同意后适当提前其退休年龄。
此外，完整的人事档案可详细反映在医疗单位职工的工作履历、学历进修、思想道德、业务水平、职称和技能等级等情况，能较全面地体现职工个人的信息，具有准确性、真实性、动态性、保密性等特点。医疗单位个人人事档案是职工职称晋升、单位干部任命的核心依据，人事档案内容直接决定了岗位选拔、职位晋升等工作是否正确和规范，是否合理和合法，对医疗单位的健康发展有极其重要的作用。
（二）人事档案管理的工作信息化程度不高。计算机技术的应用与发展能够使人事档案的信息采集、确认、生成、归档、管理、查询使用、更新等工作过程实现自动化、智能化、系统化，可大大缩减医疗档案管理部门及工作人员的工作量，提高人事部门的工作效率，同时可利用＂大数据＂技术，对档案数据进行整理分析，为单位调整现有岗位和职称构成提供参考依據。然而调查结果显示，目前晋安区医院人事档案文件的录入虽使用计算机，但仅限于职工基本信息资料的录入，职工无法通过网络平台（医院主页）进行查询，只能通过申请审批后前往档案管理室进行现场调取查阅，且目前信息管理系统仅针对人事档案管理工作人员日常工作开放，对于职工尚未开放查询端口，导致此项工作繁琐不便。 在本次调查问卷中，对人事档案管理工作的建议一栏也反映出此问题，62%的被调查者期望可建立信息平台以便于个人信息查询。
（三）人事档案在整理收集过程中有一定的难度。在市场经济迅猛发展的今天，只有充分发挥资源优化配置才能看到有效的成果。在资源配置中人才是一种重要的资源。目前人员流动较为普遍和频繁，需要及时更新和调动人事档案，这对于人事档案管理工作造成了很大的困难。尤其体现在档案整理工作中，频繁的人员变更，容易出现档案遗失、档案失真等情况，使档案的质量受到很大影响，也为员工带来诸多不便。
（四）人事档案保护设施落后。通过本次调查，反映出区级医疗单位对人事档案的保护、保密不够重视，档案管理保密设施也较落后。仍有一些档案管理工作还是依靠纸质卷宗进行保存和操作，即使录入计算机中也未对档案材料进行防盗、保密管理。档案管理办公室安保、监控设施不足，极易导致档案公开化，职工信息泄露，给职工工作和生活带来诸多不便。同时，部分档案因长时间不使用或人员调动后未及时清档，形成＂死档＂＂空档＂，严重地影响了档案的安全性和完整性。
四、 建议
提高人事档案管理工作的认识，完善医疗单位人事档案管理队伍建设，健全医疗单位人事档案管理制度，改进医疗单位人事档案管理工作方法， 建立人事档案管理工作平台。