企业档案管理信息化建设的有效途径
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【摘要】档案如实记录了企业各项业务活动开展情况，可以真实反映出企业的发展历程，对企业的建设与发展有着极大的促进作用。在信息时代背景下，企业要想提升档案管理工作的效率，需要加快信息化建设步伐，确保将档案资料的价值充分发挥出来，为企业的经营管理服务。本文将简述企业档案管理信息化建设的意义，并提出具体可行的策略。
【关键词】企业；档案管理；信息化建设
信息化是目前世界经济与社会发展的主流趋势，对企业档案管理信息化而言，主要是利用计算机技术、网络技术、数字化技术和数据库技术等，将传统文书、科技、人事等档案转化为数字档案。同时，还要建立档案目录数据库，利用计算机网络设备进行传输，共享档案信息资源，促进企业经济效益与社会效益的提升。因此，企业必须引起高度重视，不断改进各方面条件，为档案管理信息化建设提供可靠保障。
一、企业档案管理信息化建设的意义
加强档案管理工作，有利于企业生产与经营的正常开展，让企业的利益与合法权益得到维护，同时也记载了企业发展、技术、成果、经营、资源和历史概貌等内容。一是通过档案管理信息化建设，可以让档案管理工作得到改善，突破传统档案利用的各种局限，让档案管理部门由封闭转变为开放，由档案保管与利用智能转变为信息采集、管理与服务职能。这样可以更加科学配置档案信息资源，为企业发展提供更加优质和高效的服务。二是采用信息化管理方式，能够保证信息的可靠性与完整性，为领导提供详细的决策依据，从而优化组织管理，创新经营决策。三是档案信息化能够大大减少二次文献信息的编著时间，让档案信息利用时效性得到提升，将档案资料提供给企业各业务部门，从而推动企业的快速发展。
二、企业档案管理信息化建设的策略
（一）提高重视程度，增加资金投入。企业档案管理信息化建设涉及事项多，内容杂，包括购置计算机、打印机、复印件、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，开发网络系统等，需要在资金上获得保障。企业管理者应引起足够重视，正确意识到档案管理信息化建设的意义，在经费上给予足够的支持，同时根据《档案法》相关规定，督促档案管理人员落实好自身职责，让档案管理信息化建设可以正常开展。此外，在档案内容、著录项目、数据库结构等内容上，也要作出统一规定，对档案数据管理软硬件的文档格式、数据指标等进行规范，让数据信息得到有效共享。企业内部要采用统一的软件，确保能够正常转换和读取数据。
（二）抓好基础设施建设。企业档案信息化建设是一项复杂、系统的工程，涉及档案的收集、整理、保存和利用等工作。企业必须重视信息化基础设施建设，将各项设备配置完整，夯实信息化建设基础，从而让不同种类、载体的档案资料得到有效保存，便于今后企业各部门的利用。企业还应加快档案信息全文数据库、多媒体数据库等建设，将多媒体设备配置齐全，以电子化方式存储档案信息，提升今后查阅的速度。档案管理人员也要提高重视，管理电子文件时做到安全和完善，尤其是一些价值价高的档案，如企业科研成果、财务信息等，不仅要将原始资料保存好，还应有电子版资料，及时进行备份，确保档案资料的安全。
（三）完善各项档案管理制度。为确保企业档案管理信息化建设的正常开展，应结合实际情况，不断完善各项管理制度，让档案管理工作更加科学化、现代化和规范化。如此一来，不仅让档案事业延伸到经济发展上，还促进了企业的快速发展，并将其与企业绩效考核结合起来，让全体员工都能重视档案管理信息化建设。制度还可以约束档案管理人员的行为，提高他们的责任心，能够利用信息技术开展档案收集、整理、分类、归档、保存、查阅和利用等工作，并注意正确操作各种现代化设备，保证档案的安全，避免发生档案资料遗漏、丢失等问题。这样不仅可以提升档案管理效率，也加快了企业档案管理信息化建设步伐，让各种珍贵档案资料得到了有效利用。
（四）提升檔案管理人员综合素质。企业要注重建立一批素质高、能力强、精通现代信息技术的档案管理人员，才能确保档案管理信息化水平得到提升。对此，企业要定期组织开展对档案管理人员的培训工作，让他们学习档案管理方面的新知识，并掌握计算机技术、网络技术以及数字化技术。同时还要注重引进专业人才，尤其是懂现代信息技术的人才，让档案管理队伍更加充实，能够正确、熟练操作现代化办公设备，并懂得维护保养的方法。而对于档案管理人员而言，也要充分认识到学习的紧迫性，在日常工作中主动进行学习，不断提升自己的业务能力，增强开拓创新的意识。这样企业档案管理信息化水平才能得到提升，为企业各项生产经营活动的顺利开展提供准确、全面的档案信息。
三、结语
总之，在当前市场经济条件下，企业要加快档案管理信息化建设步伐，最大限度发挥出企业财务、科研、人事等档案资料的作用，从而适应时代发展步伐，提升市场竞争力。因此，企业要重视档案管理信息化建设步伐，逐步加大资金投入力度，夯实基础，同时抓好对档案管理人员的培训工作。这样才能保证档案管理信息化建设取得新成效，充分体现档案管理的服务功能，为企业的进一步发展创造有利条件。
【参考文献】
[1]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公自动化，2015（06）：43-44.
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