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事业单位人事档案信息化管理问题与对策


  【摘要】人事档案管理是事业单位管理工作中的重要内容,在当前信息时代背景下,表现出信息化水平不高、管理效率偏低的问题。这需要事业单位提高重视程度,大力应用各种信息技术手段,提升档案资料的利用率。本文将简述事业单位人事档案信息化管理的问题,并提出了相应对策。
  【关键词】事业单位;人事档案;信息化管理
  在事业单位各项工作与业务活动中,都会产生大量的人事档案资料,包括所有干部与员工的年龄、学历、职称、业绩、奖惩等方面的情况,具备较高的保存价值,能够为事业单位人才选拔提供可靠的信息,促进各项工作顺利开展。对此,事业单位要充分认识到信息技术的优势,将其应用到人事档案管理工作中,切实提升档案管理工作效率。从而加快档案资料的开发与利用,为事业单位人才建设提供可靠保障。
  一、事业单位人事档案信息化管理的问题
  (一)软硬件基础设施不全。因为不同地区与部门对人事档案信息化要求不一样,所以事业单位在开发人事档案管理软件时,大多独立进行,导致软件无法实现互通,影响了通用、规范管理软件的开发。而事业单位人事档案信息化管理所需设备不齐全,包括计算机、复印件、扫描仪、打印机等,为人事档案信息化管理带来了阻碍。
  (二)标准不统一,管理方式落后。为提升事业单位人事档案信息化管理水平,需要明确基础工作的标准与规范。但是从实际情况来看,各单位只考虑自身的利益与需求,导致管理标准与规范不统一,不能共享档案信息。同时,很多事业单位在人事档案管理中,信息技术应用较少,以传统手工方式为主,虽然使用电子档案,但只是简单记录基本信息,缺少系统的操作和管理,不利于提升人事档案管理的工作效率。
  (三)人事档案利用率不高。人事档案管理的主要目的是利用,将全面、准确、真实的人事信息提供给人事部门,便于制定科学合理的人事决策。从现阶段事业单位人事档案管理工作来看,还有重保管、轻利用的情况,人事档案服务开发意识不强。能够公开查阅的人事档案信息有人员的基本履历、职称、工资等,服务工作显得非常被动,基本上是等着利用者上门查询,利用范围较小。如此一来,不能真正发挥出人事档案的作用,体现不了其价值。
  (四)人事档案管理人员素质不高。信息化背景下的人事档案管理工作,对人事档案管理人员提出了更高、更严格的要求,不仅要具备档案管理方面的知识,还要掌握计算机技术、网络技术和数字化技术,能够熟练操作各种先进的设备。不过从现阶段情况来看,事业单位还缺乏足够的高素质档案管理人员,现有人事档案管理人员业务能力不强,懂技术、懂管理的复合型人才非常匮乏。
  二、事业单位人事档案信息化管理的对策
  (一)转变思想,提高重视。事业单位领导思想上要引起重视,大力支持人事档案管理信息化建设工作。人事档案中如实记录了事业单位员工个人基本信息、工作经历、社会活动表现等,能够将其综合素质与业务能力反映出来,有利于事业单位人才选拔。在人事档案管理信息化建设中,对技术要求很高,需要各方人员提高重视程度,确保信息技术在人事档案管理工作中得到有效应用,从而提升档案管理工作效率,将档案资料价值充分发挥出来。
  (二)增强资金投入,完善基础设备。在事业单位人事档案管理信息化建设中,还要有足够的经费作为保障,能够尽快对各项基础设施设备进行完善。对此,事业单位要逐步加大资金投入力度,配置人事档案信息化管理所需的各项设备,如计算机、打印机、刻录机、扫描仪、数码相机等。这样能够保证事业单位人事档案收集、整理、分类、存储、利用等工作顺利进行。同时,事业单位还要加快对人事档案管理软件的开发,将相关标准与规范明确下来,从而更好地实现人事档案资源的共享,为事业单位的改革与发展服务。
  (三)健全人事档案管理制度。事业单位人事档案信息化管理工作涉及内容众多、事项繁杂,为保證信息化建设取得成效,还要建立健全的规章制度,并严格落到实处。事业单位要根据《档案法》中相关规定,结合自身实际情况,建立完善的人事档案管理制度,明确信息化建设工作的要求,确保各环节管理工作能够有章可循。同时,通过制度还可以将档案管理人员职责明确下来,约束并规范其工作行为,从而真正保证事业单位人事档案管理信息化建设顺利进行。
  (四)提升人事档案管理人员综合素质。为提升人事档案管理信息化水平,事业单位要加大对人事档案管理人员的培训力度,为他们提供更多学习的机会,能够丰富自身知识储备,优化知识结构,并掌握各种先进的信息技术,能够满足信息时代下对人事档案管理工作的要求。同时,人事档案管理人员也要充分认识到学习的重要性,在业余时间主动加强学习,既要学习新的管理方法,还要学习技术,提升自己的业务能力,从而更好地胜任本职工作。
  三、结语
  总之,事业单位加强人事档案信息化管理意义重大,能够提升工作效率,更好地发挥出档案资料的作用。对此,事业单位要提起重视,逐步增加资金投入,健全各项管理制度,为人事档案管理信息化建设创造有利条件。而档案管理人员也要主动学习,用好先进信息技术,增强主动服务意识,为事业单位的发展创造良好条件。
  【参考文献】
  [1]赵爱华.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].办公室业务,2016(18):162.
  [2]曾华.事业单位人事档案管理的信息化建设研究[J].管理观察,2015(23):37-38.
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