高校教学秘书岗位胜任力模型构建思路与途径
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关键词：高校教学 秘书岗位 胜任力 胜任力模型
教育是民族振兴、社会进步的重要基石。要优先发展教育事业、加快教育现代化、建设教育强国，关键在于更新理念，不断健全和完善教育体制。随着我国逐步进入高等教育大众化阶段，各大高校纷纷进行了教学管理的改革创新。教务管理是教学管理的核心工作，通过对各类教学资源进行有效配置和利用，对各教学环节的教学质量进行监控，可以促进教学相关的各项工作得以科学、稳定、有序地进行，全力保障人才培养目标的实现，有效提升教学质量。教务管理工作的水平与质量直接影响着高校人才培养的质量和教育的水平。教学秘书作为教学基层组织中最基础、最关键组成元素和教务管理工作的主要责任人，不仅是教学主管领导的助手和管理作用的延伸，还是师生对教学感受倾诉的窗口。正确科学地分析教学秘书的岗位需求，构建教学秘书的岗位胜任力，对于选拔、培训一支优秀教学秘书队伍，推动其职业能力发展，促进高校教学管理质量的有效提升，将起到至关重要的作用。一、文献回顾
1. 胜任力
对于胜任力的研究要追溯到科学管理之父泰罗对管理胜任特征运动的研究。泰罗认为，胜任特征指的是可以观察到的员工的动作技能和体力等特征，但是他并没有对胜任特征进行清晰定义。McClelland在1973年首次提出＂胜任力（competency）＂的概念，认为胜任力是指与工作、绩效或生活中其他重要成果相联系的知识、技能、特质，它是区分绩效优秀者与绩效普通者的有效依据分，是不易造假和模仿的特质。随后，Boyatzis（1982）進一步完善该概念，认为胜任力是个人所具备的，促进工作有更好更有效率表现的，诸如个人动机、特质、技能、自我形象、社会角色或知识实体等的潜在特质。Spencer（1993）提出，胜任特征是指能将某一工作中表现优异的个体和表现一般的个体区分开来的个人潜在特征，它可以是个体的性格特质、行为动机、价值观、态度、知识储备、行为与技能等能够被测量以及显著区分优秀个体与一般个体的特征。
胜任力模型（competency model）是指承担某一特定任务角色所必须具备的知识、技能等的胜任特征的总和，是针对具体职位表现和要求组合起来的一组胜任特征。目前，最常见的胜任力模型是冰山模型和洋葱模型。冰山模型将胜任力形容为一座包括＂水面上＂和＂水面下＂两部分的冰山，＂水面上＂的冰山，包括行为、知识、技能等一些外在的、可观察到的特征，又被称为＂基准性胜任力＂;＂水面下＂的冰山，是自我概念、价值观、个性品质、态度和动机等一些不易观察到和评价的深层次的特质，即＂鉴别性胜任力＂，这些隐性的特质较难发现和测量，却是决定人们行为和表现的至关重要的因素。胜任力从上至下层层深入。
洋葱模型在描述胜任力和胜任特征时，由外到内，由表及里，层层深入。表层的是基本的知识技能，里层的是态度、价值观、特质动机等个体潜在特征。其中，表层的胜任力相对容易获得，而越往里层的胜任力越难以获得和发展。总而言之，胜任力模型的研究表明了人的行为是由知识、技能等外部特征以及个体心理动机、性格特质、自我形象、价值观等深层特征共同决定的，并最终对工作绩效产生了影响。
2.教师胜任力研究现状
国外学者主要面向教师胜任特征进行研究，而对于教学秘书胜任力的研究较少。Danielson（1996）等人提出教师胜任力模型应具备：计划与准备、教师环境监控、教学和专业责任感四个维度。Bisschoff和Grobler（1998）提出教师＂教育胜任力和协作胜任力＂二因素模型。Hay McBer（2000）提出了高绩效教师包括专业化、领导、思维、设定期望、与他人关系五种胜任特征。
国内学者梁志聪等（2009）提出高校教务管理人员岗位胜任素质包括：行为胜任素质、专业胜任素质、心理胜任素质和职业操守素质。常海虹、苗永红（2011）将影响教学秘书胜任力的个体特征分成5类元素：（1）价值，品质与特质能力元素;（2）情感能力元素;（3）行为能力因素;（4）知识技能元素;（5）元能力。祁艳朝、于飞（2013）通过因子分析发现教师胜任特征分为个人魅力、教学水平、科研能力和人际沟通等四个方面。王晓晶（2014）构建了高校教学秘书胜任素质模型，该模型一共分为3层：（1）目标层，即教学秘书胜任素质;（2）准则层，包含了技能、人际和创新3个准则;（3）因素层，共有11种因素，分别为业务能力、处理信息能力、全面思考能力、冲突管理能力、影响力、团队合作精神、执行力、沟通协调能力、观念创新、方法创新、实践创新等。可见，国内外学者对教师胜任力的研究尚未取得一致结论，胜任特征的结构、维度差异较大，且专门针对教学秘书胜任力的研究相对较少。因此，本研究在文献研究的基础上，梳理出高校教学秘书必须具备的胜任特征，构建教学秘书胜任力模型，并基于此模型对提升教学秘书胜任力的途径给予建议。二、高校教学秘书岗位胜任力模型构建
1.高校教学秘书岗位职责分析
本研究基于冰山理论，从岗位胜任力视角，分析教学秘书需要具备的知识、能力等胜任特征，进而构建高校教学秘书岗位胜任力模型。首先需要对高校教学秘书的岗位职责和工作内容进行分析，明确其主要工作职责包括以下几点。
（1）管理职责。教学秘书从事管理教学各环节的工作，是教学基层管理者，其管理工作主要包括：下达与落实教学计划，学籍、成绩、试卷、教学档案等教学资料的管理，教学实践的开展及教学改革课题申报等工作;通过精细化管理和全程教学监控，维持正常的教学秩序，以保障教学活动正常、有序地开展。
（2）协调职责。在教学管理过程中，教学秘书是联系学校教务部门、教学院长、教师、学生和其他教学单位及相关职能部门的纽带和桥梁，起着上传下达、联系沟通的作用。因此，良好的沟通协调能力是教学秘书必须具备的能力，也是教学秘书胜任特征之一。
首先，教学秘书需要协调好学校的教学主管领导、教务处与学院的关系。要将学校有关教学管理的政策、规定和通知及时传达给学院领导、各教研室和授课教师，贯彻落实学校、教务处下达的各项工作任务，同时将本院系教学管理的情况和信息经收集整理后反馈给分管领导和教学主管部门，供其在制定决策时参考。
其次，教学秘书需要协调好师生之间的关系。通过加强与学生的联系，及时了解学生对教师和教学方面的看法和建议，并将其反馈给教师，以便教师可以有针对性地改进教学方法，提升教学效果;同时通过了解教师的教学进展和工作动态，可以随时掌握教学情况，以便对学生进行答疑解惑。
最后，教学秘书需要协调好与相关职能部门的关系。学院在教学资源共享、学术活动合作、人才培养等方面，离不开与学校职能部门的合作。教学秘书要与相关部门建立起关系融洽、信息畅通、相互支持的关系，以保证教学管理工作能顺利进行。
（3）参谋职责。教学秘书不仅是日常教学管理者，还是院系领导的参谋和助手。教学秘书要定期进行教学检查并评估教师的教学效果，对检查情况进行分析，提出改进建议;将教学成果和学生成绩统计汇总、归纳分析，向院、系领导汇报;及时反馈教学中存在的各种问题，提出合理性建议，为领导决策提供信息，起到参谋助手的作用。
2.高校教学秘书岗位素质分析
在明确教学秘书工作职责的基础上，笔者进一步分析教学秘书岗位需要具备哪些能力才可以胜任。总体来说，基于胜任力模型，一个好的教学秘书应具备如下基本素质与能力。
（1）专业胜任素质。具备良好的业务素质和持续学习能力。业务素质是教学秘书的最基本素质，包括掌握现代管理知识和高等教育教学管理理论，熟悉学校的教学管理规章制度和本学院的教学计划、专业课程设置，熟悉学科基本结构，了解各专业的教学过程和教学规律，具备良好的语言文字表达能力和计算机操作技能，可以熟练操作Office辦公软件，并保持持续学习的能力，紧跟时代步伐，掌握互联网时代的新兴教学手段、教学技术、数字化平台等，不断提高自身工作能力和水平。
（2）行为胜任素质。具备良好的沟通技能和统筹管理能力。教学秘书的一个重要职责是协调职责，这就要求其具备良好的沟通技能和统筹协调能力。一方面，教学秘书要具有较强的语言表达能力、沟通能力和团队合作能力，通过良好的沟通、谦和的态度，确保沟通顺畅，促进教学管理各方密切配合和教学目标的实现;另一方面，教学管理是一个动态变化且环环相扣的过程管理，涉及部门多、人员多、环节多，这就要求教学秘书要有较强的统筹协调能力和管理能力，做到事前有计划、计划有余地、管理有方法、方法有实效，善于思考、规划，协调好各种关系，充分调动各方的积极性，促进教学效果的提升。
（3）心理胜任素质。具备乐于奉献的敬业精神和强烈的责任意识。教学管理工作可谓任务繁重，事务繁琐细致，时间要求严格，稍有疏忽就会造成教学事故。工作面向学校教学管理部门、教学领导、任课教师、学生，服务面广泛，服务对象需求多且多样化，这就要求教学秘书具备较强的事业心和乐于奉献的敬业精神，以及强烈的责任意识，只有这样才能全身心地投入工作，事无巨细、认真负责地高质量完成每一项工作，履行好管理育人、服务育人的职责。三、构建高校教学秘书岗位胜任力模型
1. 高校教学秘书岗位胜任力模型的构建思路
胜任力模型的构建，一般是在工作分析、工作描述的基础上，通过全方面收集与岗位相关的信息，明确岗位性质、职责、承担岗位所需要的资格条件，提取出与高绩效工作相联系的人格、行为等特征，在此基础上构建胜任力模型。本研究前期已完成了对高校教学秘书的岗位职责分析和岗位素质分析，在＂人—职位—组织＂匹配的框架下，将岗位要求与个人胜任素质有机结合，在此基础上构建出高校教学秘书岗位胜任力模型。
2. 高校教学秘书岗位胜任力模型的构建途径
（1）注重顶层设计，加强对教学秘书胜任力的重视。教学秘书能否切实发挥作用，能否为高校教学质量提升提供帮助，与高校对教学秘书的定位及重视密切相关。高校应注重顶层设计，从学校发展战略和教育的总体布局规划出发，对教学秘书的胜任力、工作责任、职业定位进行顶层规划，充分重视，并采取一系列政策措施加以说明和保障，使教学秘书可以清晰地了解工作职责和该岗位对其自身素质的要求，以及职业发展路径，从而使教学秘书的岗位胜任力结构得以稳定发展，并为实现学校教育发展做出贡献。
（2）明确胜任标准，注重按胜任力进行招聘。学校要根据教学秘书胜任力模型，在明确岗位需求和人员素质的基础上，明确招聘的胜任力标准，依据该标准发布招聘信息，严格选拔与之匹配的人员，使最符合标准的人承担教学秘书这一工作岗位。只有人岗匹配，才能更好地适应岗位并发挥自身优势，不断提升工作效率和质量。
（3）加强技能培训，努力提升教学秘书胜任素质。当前高校教学秘书队伍存在着专业知识技能不足、服务意识淡薄等情况，并不能完全胜任该项工作，胜任力素质急需进一步提升。因此，高校要围绕教学秘书胜任力模型的相关素质和能力，采取专题讲座、学术沙龙、现场观摩等多样化形式，精心组织与教务管理相关的知识技能培训，促进教学秘书之间的经验交流，以此不断提升教学秘书的胜任素质和能力，增强其工作积极性和职业归属感，缓解由于不胜任工作带来的焦虑。
（4）完善绩效考核，实现绩效改进和激励作用。良好的绩效考核机制是检验教学秘书胜任力模型是否有效的有利工具，亦是当教学秘书在未能胜任工作、完成绩效考核时的有效反馈，对于教学秘书改进工作方法、提升胜任力素质起到激励鞭策作用。因此，学校应该建立科学的绩效考核机制，根据胜任力模型确定关键绩效指标，定期对教学秘书进行考核，并把绩效考核结果作为奖惩、职称评选、职务晋升等方面的重要依据，形成＂以评促建、评建结合、促进发展＂的绩效考核模式，以充分调动教学秘书的工作积极性，促进教学秘书自发地朝一名胜任岗位的优秀教学秘书目标努力，不断提升工作绩效，更好地服务教学和师生。四、小结
高校教学秘书的培养是专业化教学管理队伍建设的第一步，也是至关重要的一步。过硬的教学管理队伍是建设一流高校、培养一流人才的重要保障。基于岗位胜任力的高校教学秘书模型构建，正确科学地分析了教学秘书的岗位需求，明晰了教学秘书的岗位胜任力标准，并提出了构建过程中的重要环节和途径，对于高校教学秘书的胜任力发展、高校整体教学管理水平的提升、＂双一流＂大学建设将起到至关重要的促进作用。
参考文献：
[1]祁艳朝，于飞.高校教师胜任力模型的思考[J].黑龙江高教研究， 2013（31）.
[2]王晓晶.高校教学运行管理中教学秘书胜任素质模型构建[J].长春师范大学学报，2014（8）.
[3]梁志聪，王冬，曾志嵘，陈立明.高校教务管理人员岗位胜任力模型的理论建构[J].西北医学教育，2009（2）.