浅谈企业运用系统加强合同的管控
⇨⇦
摘 要：合同是企业生产经营运行的枢纽，企业面临全面依法治国和经济新常态的形势，如何有效的管理合同突显必要。本文论述通过运用ERP信息技术，建立合同管理模块，加强对合同的管控，以保障企业可持续健康发展。
关键词：新常态;ERP系统;合同管控
经济新常态，企业将由＂粗放式＂管理变为＂精细化＂管理。目前，国家在大力推动信息化和工业化深度融合，ERP系统因能集中信息技术与先进的管理思想于一身，有利于企业更合理的调配资源，而成为大型企业信息化建设的首选。
合同是企业生产经营运行的枢纽，合同的管控是指对合同的管理和风险防控，是公司管理运作极其重要的一部分，管控的优劣直接影响商务流程的顺畅。作者将以自身参与的ERP合同模块建设经验，论述企业合同管理中常见问题，以及运用ERP加强对合同管理和控制的对策。
一、企业合同管控中常见的问题
（1）合同基础管理工作不健全。主要表现在，企业的合同归口及承办管理体系不完善;集团型企业缺乏全面性和规范性的合同范本和合同条款库;合同管理制度执行力不够;纸制形式审批合同流转慢、运转低效，现有信息平台审批流程不统一。
（2）合同流程管理控制不力。企业的合同管理往往出现模糊、笼统的管理规则，按照习惯进行管理，各职能部门及单位协作混乱、各层级管理者无法准确及时的了解执行期间出现的问题;有些企业未严格把控合同签订中的审查授权与签订后履行监控流程，没能形成合同全过程管理。
（3）合同管理的风险防控能力不强。企业合同管理专兼职人员较多，往往缺乏专业知识和契约意识;合同订立流于形式，常会出现合同主体不当、文字不严谨、条款填一漏万，违反法律法规签订无效合同等情况;部分企业没有在法律诉讼时效内进行维权，或没有行使应当行使的权利导致履约不理想，造成了不必要的经济损失。
二、合同管控信息化的必要性
（1）有利于强化合同基础管理，推动管理制度和流程的建全。合同管理的信息化建设，首先需要确定管理目标、管理制度和流程，建立合同条款、分类等标准库。
（2）有利于提高工作效率，实现信息共享。合同的网上录入与会签，缩短了信息的传递时间，提高工作效率;节约了合同的管理成本;同时合同信息在网上的共享，也方便业务部门查询和使用数据，数据的一致性，也避免了因信息不对称造成的损失。
（3）有利于实现合同全生命周期管理。通过信息化，可对合同不同阶段的信息进行跟踪与管理，对于生命周期长的合同，更可避免因人员更换而缺失过往信息。
（4）有利于合同风险管控。合同管理要求风险可控、成本受控。通过信息化方式，各级管理人员和部门，可掌控业务的风险控制点，预防风险发生和扩大;合同会签过程的公开，也增强了审核透明度，有利于监察部门的监管。
三、运用ERP系统建设合同管理模块的要点分析
（1）明确建设思路。作者认为企业建立ERP系统合同模块的主要建设思路为：以提高效率、降低风险、提高分析能力为目的，以统一标准、管控一体、流程贯通、分级控制为原则，以着眼于企业全局，著眼于风险防控，着眼于管理提升，着眼于权力清单为目标。
（2）制定与ERP相匹配的合同管理制度。通过规章制度的固化，形成界面清晰、权责对等、运转高效的合同管理运行体系;完善和细化合同管理阶段，制定录入、会签、签订、执行、跟踪、反馈、违约、变更、归档等各阶段的相关制度;制定合同保密、监督、以及ERP系统维护运行等配套制度。
（3）建立ERP合同管理流程。合理的合同管理模式不应是静态的、不应是针对某个时点、也不仅仅是某个部门的事务，而应该是动态、连续、相关责任部门共同的管理过程，将尽可能多的人工经验判断转换成模式化的固定逻辑，减少业务对＂经验＂的依赖性，同时提高业务处理的速度。
（4）统一合同管理标准。标准化、规范化是合同信息化建设的基础。企业可成立合同归口管理部门，建立和执行统一的管理标准，包括信息录入、合同范本和条款库的选择、文本的扫描和上传、签证和变更的记录等，以此确保ERP系统的畅通和资源共享的实现。
（5）注重风险防控。在签订前期，通过ERP流程关键点的设置，对合同合法合规性进行审核;在合同执行期，通过建立ERP合同违约事项管理模块，对出现的风险进行预警;产生纠纷诉讼时，可通过ERP获取相关证据，避免人为保管证据丢失现象发生。
四、通过ERP加强对合同的管控
（1）实现在线高效审批和部门的无缝协作。ERP系统打破了纸质合同审批的时间和空间的限制，消除企业内耗;合同按照线上固定审批流程自动流转审批节点，相对减少人为因素干扰;此外支持线上电子版单据的流转，有效提高审批工作效率，促进合同审批流程规范化管理。
（2）强化重大合同的风险防控。对于一般合同及重大合同进行差异化管理，通过上报上级公司节点审批流程，实时监控合同存在的风险及整改措施，强化内控内审力度。
（3）实时监控合同的履行和资金划付情况。通过ERP系统的实时监督可以知道各类合同的履约情况，及时发现影响履约的原因，以便及时向相关部门和上级公司反馈，防止或降低延误生产和违约行为的发生;利用合同约定方式约束财务的付款金额，由承办部门、财务部门、法律事务部门及合同归口管理部门密切配合把控付款环节，可减少合同管理中期和后期争议的发生及避免措施建立的滞后性。
（4）合同履约后的评估分析及智能报表分析。通过ERP可对合同相对方进行评价管理，通过实行＂一单一评＂，可及时客观地对合同相对方能力作出量化评价;ERP强大的报表功能，通过智能数据分析，实时了解企业运行状态，从而做出有利于企业生产经营的判断和决策。
（5）合同管理模块的建立更加完善了ERP系统。合同模块覆盖ERP系统的全生命周期管理，ERP系统可基于合同作为主线模块，贯穿到财务管理、物资管理、设备管理、项目管理，使各模块加强联系与协作。
五、结束语
企业通过先进的ERP技术，实现了合同管理的信息化，规范和完善了配套的合同管控制度，在提升企业合同管理水平的同时，加大了对合同的风险防控力度，使得企业向＂精细化＂管理大步迈进，更利于企业适应高效率、低成本的新常态经济。
参考文献：
[1]周玉清.ERP 理论、方法与实践[M].电子工业出版社，2006.
[2]【美】布雷迪，于燕茹，司徒爱勤译.新概念ERP[M].机械工业出版社，2005.