高校档案信息化管理的现状以及对策分析

　　【摘要】随着信息化时代的发展，由于资金投入短缺、专业技术人员稀缺、档案管理信息化不足等各项问题，使得我国高校档案信息化管理发展没有能上升到一定的高度。档案管理是一个部门发展的基础和重要环节，高校信息管理的重要内容就是学校的档案信息化管理。本文从高校的档案如何进行信息化管理的角度来分析现状，提出解决问题的对策。
　　【关键词】高校；档案；信息化管理
　　高校档案是学校历史轨迹的真实记录，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展过程，是高校事业发展的重要组成部分。随着经济的发展，信息技术的发展越来越快，在信息时代，任何单位都在不断摸索和改进自身的信息管理方法，从传统方式的管理到现在高效率信息化管理过程的转变。强化档案信息的管理，能为学校的各项工作提供更便捷、高效的服务。
　　一、高校档案信息化管理的现状
　　（一）档案意识薄弱，管理理念相对落后。随着高校档案管理事业的发展，高校档案管理工作已经步入规范化轨道，档案管理人员的档案意识进一步加强，档案管理在高校教学和科学研究中的重要作用逐步显现。但在现实工作中，人们对于高校档案管理信息化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对档案管理工作依然停留在传统工作理念之上，缺乏创新意识，档案管理工作的宏观考虑存在不足，仅仅能够满足校内各单位使用者的需求，而忽略了更为广大的校内职能部门之外的学校教职、学生及校外相关部门的潜在需求，因此档案管理信息化仅仅是实现了初级最低纲领要求。
　　（二）资金和设备投入不足。高校档案信息管理是对现代高校信息资源的有效管理和合理分配，是高校资源信息化的重要组成部分。但是，大多数学校由于建设资金不足，档案管理工作的信息化建设工作一直没有实质性进展，导致相关的信息化设备十分有限，制约了信息化的发展。信息化管理模式需要大量的资金注入，同时还需要相关员工的培训费用。投入资金的不足直接制约了档案信息化的发展。
　　（三）人员素质参差不齐，专业化程度不高。随着高校档案信息化管理的发展，档案管理需要高管理水平和高素质的专业化档案人才队伍。档案管理工作人员需要具备一定的条件才能够胜任。但是目前为止，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构不合理、创新意识不突出等问题，导致档案工作依然停留在建档、管档、看档的水平上，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。
　　二、高校档案管理实现信息化的策略和方法
　　（一）加强对高校档案信息化管理的认识。档案信息的管理，一定程度上在学校的教学、科研、信息交流中发挥着不可替代的作用。要真正明确档案信息化建设的任务和所遇到的问题，就要从档案的各个阶段和环节出发，针对在这其中所遇到的问题和难题，就一些重难点进行讨论和研究，先找出问题所在，研究问题，总结经验，这样子反反复复形成了新的认识。同时，学校可以开展相关的活动，比如论文写作和档案管理等。增大档案管理的宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的氛围。
　　（二）更新管理理念和管理方法，提高管理人员素质。从学校的实际出发，就各个学校的经济状态和软硬件设施来看，要发展高校信息化管理首先要更新管理理念和管理方法，学习先进的管理理念是高校档案管理所必备的要求。做到与时俱进，才能提高管理效率。同时，档案的工作除了服务性很强以外，就是专业性，要求从事档案管理的人员具备相关的管理技能。管理人员应该不断提高自己，与时俱进。如今信息时代发展的比较快，需要不断对自身进行训练，不断提高对档案的工作能力，学习新知识并且灵活运用，提高高校档案信息化建设的质量。
　　（三）加强档案信息素质教育，提高档案信息的效益。高校档案管理要注意加强档案主体意识和获取意识教育，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备的能力，获取档案信息技术和设施，提高档案信息的效益功能。高校档案实行动态化管理，既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，使档案来自社会和学校各部门及有关个人，又反过来为其服务。努力提高档案的利用率和更新率，让高校档案管理工作实现数字化的管理，实现规范化、科学化以及制度化的档案管理。
　　三、结语
　　在现代信息技术发展迅猛的同时，高校的档案信息是学校历史发展的见证和原始记载，档案信息化的建设是时代发展的必然趋势。因此，高校要提高档案部门的服务能力，掌握现代信息技术的人才队伍和管理，只有这样才能建立以信息为核心的现代化档案信息管理系统。
　　【参考文献】
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