浅谈煤矿基本建设项目档案的收集问题

　　基本建设项目档案工作，是项目建设的重要组成部分，是一项重要的基础性工作。项目档案是指建设项目从酝酿、决策到竣工投产全过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的全部历史记录。项目档案的形成单位涉及地质勘探、设计、施工、监理、建设等单位，每个单项工程和单位工程都涉及到投招标、签订合同、施工组织设计、设计变更及环保、安全方面的措施等程序。一个工程项目往往需要几年、甚至十几年才能竣工运行。由此可见，项目档案涉及的面广、单位多、周期长的特点，会给项目档案的收集工作带来很大的困难。煤矿建设项目大多是地下作业、隐蔽工程，有其特殊性，项目档案也有其特殊性。
　　近年来，煤炭行业随着国家社会经济的快速发展，煤炭产量也在逐年增长，一大批安全高效的现代化矿井需要改扩建。与之相适应，煤矿建设项目档案工作面临着前所未有的繁重任务。对档案工作而言，收集工作是档案管理工作的首要环节，收集工作做不好，何谈做好归档整理工作，归档不齐全、完整，就很难做好档案的利用工作，档案工作也就失去了意义。特别是煤矿项目档案，有很多地质勘探和隐蔽工程项目，如果档案不齐全完整，会给以后维修和再建带来很多的安全隐患。因此，项目档案的收集工作具有非常重要的历史意义。
　　在煤矿基建项目档案工作过程中，特别是在收集中，我发现还存在着很多的问题。
　　一、不重视，建设单位没有把档案工作纳入项目建设管理领导程序
　　建设单位在项目工程建设初期，根本就没考虑档案工作，直到若干年后，项目建设进入中后期，才来关注档案的验收问题。煤矿建设项目档案涉及地质勘探、土建、矿建、设备安装等专业，技术要求高、工作量大，单项工程、单位工程众多，所以，对档案工作人员的专业水平要求更高，档案工作人员不仅要有档案管理的专业知识，还应有一定的矿井专业知识。领导不重视，档案工作人员无法参与项目工程的全过程，不能及时掌握施工过程中的更改、变化，不能及时了解工程状况，更不能及时收集已竣工的单位工程项目档案资料。特别是立项、审批、征地、合同、招投标等前期文件材料，如收集不齐全，等多年后整个工程项目竣工验收时再寻找补救，是很难补齐全的，而且往往得不到原件。
　　二、施工单位没有配备专职的档案工作人员，施工资料不能及时整理到位
　　施工单位一般是工程技术人员兼职，负责施工资料的收集和整理工作，他们往往没有经过档案管理工作的培训，对一些档案整理的标准并不熟悉，需要档案工作人员及时指导。由于档案人员无法介入，所以在施工过程中产生的大量原始记录和施工变更单只能随便堆积，工程技术人员很难保证有时间去收集、整理，再加上项目工程周期长，资料不随时整理，时间久了很容易丢失、损坏。致使后期竣工验收时，出现了大量的缺失和复印件现象，严重影响了项目档案的质量。
　　三、大型设备开箱验收，档案工作人员不能及时介入，大型设备档案不能及时归档
　　建设单位购置的一些大型的设备，在开箱验收时没有档案人员参加，开箱验收资料，如使用说明书、设备厂家图纸等，一般存放在设备或机电科，也没有经过系统整理，为了方便自己用往往不愿移交档案部门，所以很容易损坏或丢失，使用时也不容易查找，给以后设备的检修带来很多的麻烦。
　　四、隐蔽工程资料、电子档案不齐全为今后的生产、维修带来隐患
　　由于一些领导和工程技术人员在前期施工时，没有档案意识，致使一些隐蔽工程没有留下录像、照片等电子档案，今后如果没有出现问题还好，一旦出现问题，会给维修工作带来难以想象的困难。
　　五、竣工验收资料装订不规范，影响了归档质量
　　建设项目所形成的全部项目文件材料，在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件材料形成单位进行整理，然后移交建设单位档案部门归档管理。
　　由于施工单位的竣工资料都是技术人员整理，所以他们对档案整理的一些要求和标准并不很清楚，在装订时为了结实会用很多的大的钉子或铁丝，在移交时才知道归档的档案是不允许有钉子或铁丝出现，然后再想办法拆除，既浪费时间又破坏了归档资料的整体美观。
　　针对以上煤矿项目档案的一些特点和具体工作中出现的问题，我想谈谈自己的一些看法和建议。
　　一、提高认识，加强领导，增强责任意识做好煤矿基建项目档案的基础工作
　　要做好基建项目档案工作，首先要解决认识问题。项目档案是指导并检查建设项目的决策是否科学、合理的重要依据，是工程项目审计稽查的基础资料和主要依据，为工程项目的投产运行、竣工验收及投产后制定生产计划、指导安全生产抢险救灾、设备维护、事故处理、技术改造等提供全面可靠的信息和凭证，是依法生产经营、维护合法权益的最有效的法律依据。
　　基建项目建设单位的各级领导必须充分认识到项目档案的重要性、专业性、复杂性，积极支持项目档案的收集、归档、管理工作，树立牢固的责任意识，只有这样，做好档案工作才能有保障。
　　二、严格规章制度，完善控制措施，保证项目档案的齐全、完整、准确、系统
　　根据国家法规、政策，结合自己的特点和实际情况制定相应的指导性文件和规章制度。项目建设单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和岗位责任制。从前期工作开始，就将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，明确工作职责，制定规章制度和业务规范，并与经济利益挂钩，纳入考核体系。实行以建设单位为档案管理核心，以设计、施工单位为档案管理主体，以监理单位为重要手段，实施事前介入、事中控制、事后验收的全过程管理模式。将档案工作纳入合同管理，实行档案不验收合格不能结算。只有这样，才能更有效地保证项目档案的齐全、完整、准确、系统。
　　三、加强施工单位文件材料的管理，提高竣工验收资料和竣工图的质量标准
　　施工单位应配备专职的档案工作人员，及时收集、整理施工过程中产生的大量文件材料，及时留存原件。项目档案收集工作应与项目建设同步进行。设计审批完成后及时向档案部门移交设计基础资料，每一阶段工程完成后及时移交竣工验收资料。施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目验收资料和竣工图。上级档案管理部门和项目主管部门要加强对项目建设单位档案工作的监督和指导，以保证项目档案的归档质量。
　　四、建设单位做好大型设备的开箱验收和随机资料的收集和归档工作
　　购置大型设备到货开箱时，要有档案人员在现场，及时移交随机资料，凡是引进技术，设备文件应首先登记归档，再行译校、复制和分发。由于工程项目施工过程中会购置大量的设备，所以要配备专人管理设备档案，以便能及时做好设备档案的收集、整理、归档工作。
　　五、积极做好财务、器材管理文件的收集工作
　　在工程项目施工过程中还会产生大量的财务、器材管理文件，如财务计划、工程预决算等等。财务管理单位应负责收集、积累所承建项目器材供应及财务管理中形成的文件材料，工程项目竣工后应及时向档案部门移交。
　　六、努力做好特殊载体档案的收集工作
　　工程项目前期施工过程中会有很多隐蔽工程，不但会有大量的文字资料，还会有大量的音像资料。这都需要及时收集归档，以备今后生产维修之用。另外，现在我们已经进入信息化时代，在项目工程前期工作中会产生大量的电子档案，档案部门要参与施工过程，才能及时收集到，否则很容易丢失。
　　总之，煤矿基本建设项目档案工作质量，不仅关系当前，更是利益百年，要想做好项目档案的归档管理工作，必须协调好各环节关系，积极努力细致地做好项目档案的收集工作，只有这样，才能保证煤矿基建项目档案齐全、完整、准确、系统。