控制好会议提高生命的效率

　　关于会议，我很早想发表一些看法了。在最初思考会议这个问题的时候，是由于一个个毫无意义而又冗长的会议对我的触动，这些会议使我内心愤怒。于是我进行思考，发现很多会议，特别是一些效率低的会议，往往是由于组织分工方面的出现了问题。
　　由于分工不明确，所以某一两个人无法解决问题，因此需要通过会议的形式，来解决。而如果分工合理，与会人员与会议主题的关联度也会很高，会议中大家都会参与进去，共同讨论、形成结论、协同执行；而如果分工不合理，可能你开一个3个小时的会议，其中只有10分钟讨论的问题与你有关，而由于这10分钟的问题什么时候出现，谁也不知道，所以你也需要用3个小时的时间，来开完这个会议。
　　我认为分工是导致会议效率低的根本问题，但是，这个问题解决起来比较困难。那就让我们从操作层面看看，有没有什么方法，可以尽量来提高会议效率。
　　一个高效率的会议，我认为包括三个要素，它们是：召集人明确的会议目标、主持人良好的过程控制、与会者们可执行的会议结论。如果这三个方面能做到，相信在一定程度上，可以提高会议效率。
　　召集人明确的会议目标。任何一个会议，在召开前，都应该有一个明确的会议目标，包括会议讨论什么内容，希望达成何种共识，会后希望各个与会者采取何种行动。这些是一个会议在召开前，需要给所有与会者明确的。只有有一个明确的目标，与会者才能预先进行一些素材的准备，才能对一些会上需要讨论的情况进行深入了解和分析，才能预先对和自己相关的内容，有一个基础的意见导向。这样的会议，才能对问题进行比较深入的讨论和剖析，在讨论执行方案的时候，才能有更贴近实际的实施方案。否则，大家开会前只知道个大概，会上需要发表意见或者提出解决方案的时候，很可能由于事先未进行准备，而不能给出明确的答案，或者给出的答案不是最优的。导致这个会后，可能还要再开另外的会议，才能解决问题。这第一个会议，实际上就成了宣贯目标的一个预备会了。效率就会大大降低。因此，召集人在召集会议前，给出明确的会议目标，是一个高效率会议的基础。
　　主持人良好的过程控制。当大家坐在会议桌前的时候，应该有一个人，成为这个会议的主持人，来组织大家围绕会议的主题进行讨论。这个人可能不是会议的召集人，可能也不是会议中具有较高权力的决策者，但是，需要这个主持人来对会议的进程进行控制。例如前面讲到过，一个3个小时的会议，可能有1、2个人只需要参与10分钟的讨论，那会议的主持人，应该尽早的讨论与这1、2个人相关的议题，而后允许他们提前退场。在会议过程中，还可能由于讨论本会议的内容，而引发了大家对其他问题的议论，这种会议跑题现象，大家应该经常遇到，主持人应该及时的让大家回到会议的主题。很多会议的与会者，参与会议的时间是事先确定好的，比如我，每周一早上9点要和外包公司的项目经理开会，了解上周的项目进度，10点就要向我的领导做我上周工作的回报，这样，第一个会议的主持人，就要控制好时间，让这个会议，在一个小时内完成。
　　形成与会者可执行的会议结论。会议的价值和意义就在于，经过会议的讨论，大家明确了下一步的工作，因此，会议形成可执行的结论，是非常重要的，或者说，即使会议上大家讨论的再激烈，但是会议结束后，每个人仍然不知道该做什么，那这个会议也是非常失败的。一个有意义的会议，结束后，大家应该很明确的知道下一步如何去执行才能解决会议上讨论的问题。这种执行策略，可能和与会者会前预想的出入不大，也可能会与会者会前预想的大相径庭，但这些都不重要，重要的是，通过会议，告诉每个与会者，应该做什么，如何做。
　　以上三个方面如果能做到位，相信从操作角度讲，应该可以一定程度上提高会议的效率。会议是非常重要的。不论分工是否合理，会议都是在一两个人无法完成工作时，才召开的。会议是需要多人共同完成的，就要占用大家的时候，所以提高会议的效率，就是提供整个工作团队的效率。
　　本文只是从操作角度讲了如何提高会议的效率。其实，会议的真正效率在于形成正确的结论，一个形成错误结论的会议，远远比时间冗长、形不成结论的会议对工作的危害更大。但是，会议结论的正确与否，是很难通过技术手段来控制的，更多的需要领导者的决策能力、市场洞察能力、用人能力等等来决定。这些属于管理能力问题，因此不在本文中讨论了。本文只是希望提供一些小工具，小方法，来帮助大家提高日常的共组效率。
　　明确的目标
　　主持人，控制好过程，如时间、不跑题等
　　最好，有结论
　　没有结论，也是结论：没有结论，要明确出需要的资源和前提条件，这种前提条件由谁来完成，以及下一个会议的时间
　　会议的类型：
　　宣传灌输类型----誓师大会、培训等
　　讨论建议类型----对某个工作的实施，大家进行讨论，参会的所有人员，有共同领导
　　分工协作类型----对短期工作的具体分工，根据部门职责，达成一致，及时间点
　　与头脑风暴的差异