办好涉外公证应注意的几个问题
⇨⇦
摘 要：涉外公證是一种特殊的公证业务，与国内公证相比，其当事人多为华侨、赴外国的中国人及在我国的外国人，涉外公证书的使用及发生法律效应的地域多为境外，公证书既要符合我国法律法规又要受使用国法律约束。随着我国市场不断开放，与世界各国的交流日益频繁，作为国际交往不可缺少的法律程序，涉外公证在对外交流中发挥的作用日益明显。这要求公证行业能更灵活、更有针对性地调整涉外业务。
关键词：涉外公证；含义；应注意的问题
公证制度是一项预防性的司法证明制度，是我国社会主义法律制度体系的重要组成部分。其基本价值是通过预防矛盾、减少纷争，促进民事商事活动依法有序进行。随着经济社会的发展，公证已广泛地渗透到社会生活的各个领域，并在服务社会发展大局、保障民生福祉、促进国际交往等方面发挥了积极有效的作用。特别是作为公证活动重要组成部分的涉外公证，其作用与价值日益凸显。
1涉外公证的含义
涉外公证是指公证机构办理的含有涉外因素的公证事项，即公证当事人、证明对象或公证书使用地等因素中至少含有一个及以上涉外因素的公证。涉外公证是国际交往中不可或缺的工具和法律程序，它对促进国际交往、稳定社会经济秩序、保护国家、公民、法人及其他组织的合法权益具有重大意义。涉外公证的质量和发展，不仅直接影响我国公民和法人在涉外事务中的合法权益，更体现了我国国家法律文书的严肃性，这直接关系着我国在他国和国际社会的国家形象。
2办好涉外公证应注意的几个问题
涉外公证因其在当事人、使用地、效力等方面与国内公证存在差别，这就要求我们公证员要以更加认真、细致的态度去办好每一个涉外公证事项。笔者根据多年的涉外公证办证经验，梳理出办好涉外公证应注意的几个问题：
2.1办好涉外公证，公证员要强化公证证明材料的审核
在涉外公证事项中，有相当部分的公证证明材料是域外有关机关出具的，审核此类证明材料时，公证员无法像办理国内公证那样通过公证人员亲自核实、委托兄弟公证处代为核实等方式进行核实，而要根据实际情况，采取多样化的方式进行核实，在证据标准上，也应有更高的要求。如在办理涉外的夫妻亲属关系公证中，作为办证主要证据的结婚证，其颁发机关一般有三种：一是国内的婚姻登记机关，二是中华人民共和国驻国外的使领馆，三是外国的婚姻登记机关。对于不同机关颁发的结婚证，应采取不同的方式进行核实：（一）、对于国内的婚姻登记机关颁发的结婚证，可直接采用办理国内公证的核实方式进行核实，即通过公证人员亲自向发证机关核实、委托兄弟公证处代为核实等方式进行核实；（二）、对于中华人民共和国驻国外使领馆颁发的结婚证，一般直接向外交部领事司等机关发函核实，但此种核实方式时间较长，给当事人造成了极大的不便。现在，国内一些司法鉴定机构经批准已开展了驻国外使领馆的印鉴真伪鉴定业务，为能提高办事效率，缩短出证期限，公证员也可委托有资质的司法鉴定机构对驻国外使领馆颁发的结婚证的印鉴真伪进行鉴定，经鉴定为真实的，可直接采用；（三）、对于外国婚姻登记机关颁发的结婚证。因各国公证证明制度不尽相同，故结婚证的核实方式也不同。大致可按两种方式进行：一是将此类结婚证由当事人交由颁发国家的法定证明机构进行认证或者公证，然后再交由中国驻该国的使领馆认证；二是直接将此类结婚证由当事人交中国驻颁发国的使领馆认证。对于此类已经中国驻颁发国使领馆认证的结婚证，一般可直接采用。公证证明材料的核实方式具有多样性，公证人员在保证公证质量的前提下，应尽可能的采用高效、便捷的方式进行核实，以满足当事人对公证的高效要求。
2.2办好涉外公证，公证员需注意领事认证对公证的要求
领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或其他组织的申请，对国内涉外公证书及其他证明文书或国外有关文书上最后一个印鉴、签名予以确认的活动。我国国内领事认证是指外交部或其委托的地方外办对国内涉外公证书及其他涉外文书上最后一个印鉴、签名予以确认的活动。我国领事认证中又有＂单认证＂与＂双认证＂之分。单认证，是指我国内出具的涉外公证书或商业文集书拟送往国外使用前，办理好我国外交部领事司或其授权的地方外办的领事认证后，文书使用国告知，无需办理该国驻华使领馆的领事认证，文书使用国即可接受该文书。而双认证则是指在办妥我国外交部领事司或其授权的地方外办的认证手续后，再办理公证书的使用国驻华使（领）馆的认证。在涉外公证中，公证文书是否需要认证？是单认证还是双认证？要认证的公证文书要作何特殊要求？公证当事人只能根据公证文书使用国的规定按程序办理。但部分公证当事人受认证信息渠道不畅、文化水平不高等因素影响，办理此类事务时往往与公证文书使用国的规定不符，导致公证文书无法认证，浪费了大量的时间、金钱。公证员作为法律专业人员，有义务利用自身的经验及知识为当事人排忧解难，提供必要的指导与帮助，使公证文书能够顺利认证、使用。在涉外公证实务中，要特别注意以下几点：
2.2.1要注意文书使用国对公证事项的要求。不同国家对公证事项的认证规定是不同的。比如在婚姻关系公证中，我国证明婚姻关系的公证事项主要有三种：结婚证公证、已婚公证、亲属关系公证。有的国家规定上述三种公证均可认证，有的国家则规定只对其指定的一种类型公证予以认证。比如意大利，其只对结婚证公证予以认证，对于已婚公证则不予认证。因此，公证员需指导当事人按文书使用国的要求申办公证事项。
2.2.2要注意文书使用国对公证文书时效的要求。不同国家对不同公证事项的时效要求不同，超过有效期的则不予认证。比如阿根廷规定申请人在中国的无犯罪记录公证有效期为三个月，超过有效期的不予认证，且规定有效期以公安机关的证明日期始算，而不是公证书出具之日起始算。因此，对于公证文书时效性较短的公证事项，公证员要及时为当事人出证，且要提醒当事人要及时将公证书申办认证；对于当事人申办的但暂时不会用到且时效较短的公证，建议当事人待使用时间邻近时申办，以免公证书超过时效。
2.2.3要注意文書使用国对公证文书译文的要求。根据《公证程序规则》第43条第3款的规定：发往国外使用的公证书应当使用全国通用的文字。根据需要和当事人的要求，公证书可附外文译文。因此，当事人有权根据需要选择是否附译文及附何种译文。但是，在公证实务中有些当事人为省钱或图方便，不附译文或者所附译文种类与使用国要求不同，导致公证书无法认证或者使用，最后只能将公证书＂返工＂。比如使用地为阿尔及利亚的公证书需附法文译文才能认证，而有的当事人则直接翻译成英文，导致公证书不能认证。因此，为保障公证书顺利认证、使用，公证员在办证过程中应告知当事人那些公证书需要翻译，那些公证书需要何种翻译，并告知相应的法律后果。
2.3办好涉外公证，公证员需履行好告知义务
根据《公证法》第27条第2款的规定：公证机构受理公证申请后，应告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容记录存档。因此，告知义务是公证机构的法定义务。履行好告知义务，不仅是对当事人知情权的保障，更可减少公证处的风险和责任。笔者曾遇到过这样的事情：一当事人申办发往英国使用的出生公证，在受理时笔者就告知发往英国使用的公证文书根据笔者的办证经验一般要附英文译文方能正常使用。可当事人不知何故，执意不要附译文。因《公证程序规则》第43条第3款的规定是根据需要和当事人的要求，公证书可附外文译文。所以我处只能按其要求公证书不附译文。但笔者在询问笔录中特别告知了当事人两项内容：一是其有权要求是否附译文及应承担相应的法律责任；二是根据公证员的办证经验，建议其此类公证附英文译文，如不附英文译文，可能导致公证书无法使用。过了一个多月，该当事人突然跑到公证处说因为承办公证员不负责任，没有给公证书附译文，导致公证书不能使用，要求公证处赔偿其损失，并要求处分承办公证员。处里马上查阅了卷宗并反馈与当事人，在其自己签名、按指印确认的询问笔录面前，当事人终于不再提无理要求。可见，公证告知对于减少与化解纠纷，完善公证程序，确保公证质量有着重要的作用。
综上所述，要办好涉外公证，既需要我们平时不断加强业务学习，又要求我们在承办每一件公证事项时做到谨慎、勤勉、尽责，只有这样才能为我国的改革开放和对外交流提供优质高效的涉外公证服务。涉外公证是联系各国的纽带，须兼顾出具国和使用国的法律政策，更需要公证员对我国涉外事务保持关注。作为公证员，在坚守公证质量这道公证生命线的同时，更要秉承以人为本、执业为民的理想信念，最大限度的维护好当事人的合法权益，让＂公正为民＂的口号落实到每一个公证事项中。
参考文献：
[1]江葳葳.运用跨文化交际手段提高涉外公证质量[J].中国公证，2011，08：26-28.
[2]褚莹.涉外法定继承公证法律问题研究[J].中国公证，2016，04：44-56.
[3]陈淑莉.以公证大数据整合为契机推动公证行业的变革[J].法制与社会，2016，20：208-209.