浅谈档案的信息化建设

　　【摘 要】在这个信息主导一切的时代，一切事物都在向信息化的标准看齐。档案的管理技术作为国家信息资源中的重要组成部分，也要与时俱进，向信息化迈进。以信息技术为基础，对档案进行数字化管理，加强档案信息化建设，是历史发展的必然选择，也是提高档案服务水平的必然选择。
　　【关键词】档案；信息化；建设；管理
　　随着信息技术在全球范围内的发展，我们的生活越来越离不开信息技术，结果必定导致信息社会在全球的实现。档案作为人类活动的真实记录，是维持社会稳定的重要信息资源。而现有的档案管理工作并没有将信息技术很好地运用起来，在实际管理上，依然以纸制品作为载体，不仅在储存上面临极大的不便，而且在保护和查询方面也有不小的困难。目前的档案信息化建设仍然面临着资金、人才、技术等多方面困难。那么，如何解决这些困难，如何使档案的信息化建设逐步的推进，是本文讨论的重点。
　　一、档案信息化建设的现状及必要性
　　（一）档案信息化建设的现状
　　随着我国经济体制的改革与发展，我国的档案信息化建设取得了一定程度的发展。从2002年国家档案局正式发布《全国信息化实施纲要》开始，我国便逐步开展了档案信息化的建设。但是，我们前进的脚步一定要跟得上全球信息化的进展。从目前来看，我国档案信息化的建设进程十分缓慢，存在着信息化的专业人才少，档案信息化的设备不够标准，管理体系相对落后等问题，这些都有悖于档案信息化建设的理念。
　　（二）档案信息化建设的必要性
　　档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，是社会发展的必然趋势。首先，档案信息化改变了档案记录的载体，将大量信息储存在一枚的芯片里，大大降低了资源的浪费；其次，档案信息化有效地提高了工作效率，使原本几个人才能完成的整理工作，现在只需要一个人和一台计算机即可，降低了工作强度；再者，档案的信息化使得档案的查询变得更为快捷，方便，更适应现代社会的发展。因此，建设信息化的档案迫在眉睫。
　　二、档案信息化建设面临的困难
　　（一）缺少专业档案信息化的人才
　　人才的缺失是档案信息化面临的首要困难。档案信息化是一项技术性较强的工作。档案信息化的人才不仅需要专业的档案管理知识和经验，而且需要掌握先进的信息技术，并能将二者融合贯通起来。目前面临的状况较为复杂，首先，档案管理人员的流动性大，缺乏系统的管理培训；其次，精通信息技术的档案管理人员又少之又少，使得其难以在档案信息化的浪潮中容有一己之地；最后，部分档案管理人员的管理意识不强，不能够全面地统筹规划档案管理的发展。因此，档案信息化的建设需要专业的人才。
　　（二）缺乏相应的资金支持
　　资金的支持是档案信息化的重中之重。档案信息化的管理需要大量资金的投入，而目前很多单位和部门忽视了这一点。使得档案部门在采购设备时只好选择较低的配置，甚至选择的设备远远达不到标准，这对信息化的建设是非常不利的；并且较少的资金也不易吸纳专业的档案信息化人才，拖慢了档案信息化的步伐。
　　（三）缺乏完善的管理体系
　　如果说专业的人才和大量的资金是档案信息化建设中的珍珠，那么完善的管理体系就是档案信息化建设中的线——没有线就不成串。而现在的档案管理中，并没有一个标准的、完善的管理体系。没有人去带领大家去学习先进的管理技术和理念，甚至在许多档案部门中，还未进行档案信息化的建设。档案信息化的建设可谓是举步维艰。
　　（四）缺乏政府的大力支持
　　政府是现有资源的最大拥有者，档案信息就是政府信息资源中重要的组成部分。因此，在档案信息化的建设中，政府起到了至关重要的作用。从目前情况来看，政府对档案信息化引起了一定程度的重视，但还不够。资金的不充足，高端人才的缺乏，政策的不开放等都为档案信息化的建设提供了重重困难。因此，政府的大力支持是档案信息化的关键。
　　（五）档案信息化中的安全问题
　　由于档案信息的机密性，在档案信息化的过程中，如果由于计算机故障、黑客攻击、档案管理人员故意或不可抗力因素等原因造成的信息丢失、泄露，会对档案的直接关系人甚至社会带来巨大的不良影响。一旦发生此类事件，对政府的公信力和社会的稳定也会有一定的影响。
　　三、如何实现档案信息化
　　（一）培养、吸纳专业档案信息化的人才
　　专业的人才是档案信息化的灵魂，有了专业的人才，信息化的道路才会一帆风顺。要想实现档案信息化，首先，要对现有的档案管理人员进行系统的培训，全力培养符合档案信息化的档案管理人才，使其的管理意識、计算机技术达到应有的标准；其次，加大对专业人才的引进，带来先进的管理和信息技术，为档案部门注入新的活力；再然后，加大对管理人员的责任意识和职业精神培养，避免人才的流失。
　　（二）加大对档案信息化的资金投入
　　资金是档案信息化的基础。没有资金的支持，一切都是纸上谈兵。资金的支持，不单要求政府和单位要重视并且加大资金投入，档案部门也要充分利用资金，购置达到标准化的仪器设备，吸纳专业的档案信息化人才，把每一分钱都花在刀刃上，实现资金利用的最优解和最大化。
　　（三）完善标准化的管理体系
　　标准化工作是由档案事业主管机关或会同标准化实业主管机关以及各部门期间协商对档案信息化工作管理的原则、质量、方法、概念。设施等制定出统一规则和技术规范并予以贯彻而修订的全部管理过程。没有标准，就没有标准化。只有拥有了标准化的档案管理体系，档案管理人员们更明白自己的职责和义务，各司其职，才能在有关领导的带领下更新自己的观念，学习先进的管理技术和理念，把握机遇、迎接挑战。
　　（四）政府大力支持
　　政府的大力支持是档案信息化的关键。只有政府对档案信息化引起一定的重视，档案信息化的进程就会逐步加快。一、政府鼓励高等学府开设档案信息技术专业，为档案信息化提供专业优质的人才。二、政府开放政策，鼓励档案管理引进更新的技术和管理理念。三、政府全面实行电子政务，为档案信息化提供便利和支持。四、政府要积极开展档案部门的网站建设。
　　（五）保障档案电子信息的安全
　　在全球化信息的浪潮中，如果要实施档案信息化，就一定要保证档案信息的安全。建立牢固的防火墙、对档案管理人员实行账号登陆制度、建立相关的法律法规、牢记保密守则、加强对管理人员的职业精神培养、档案管理部门实行健全的管理体系等，全方位保障档案信息的安全，为档案信息化的建设保驾护航。
　　四、结束语
　　档案信息化把档案管理者从繁多的文件中解放出来，大大提高了档案管理者的工作效率，这不仅仅是划时代的发展，更是新时代的改革。只有更多专业的档案信息化人才投入进来，政府有关部门和单位加大资金投入，完善标准化管理体系，政府大力支持，并且保障好档案电子信息的安全，才能真正的实现档案信息化。时代的浪潮只会前进而不会后退，让我们乘坐着信息化的帆船，在时代的浪潮中勇往直前！
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