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勿为别人背猴子


  为什么那么多下属喜欢凡事请示、汇报?因为那是一种回避风险、逃避责任的最好办法。
  ——锡恩咨询
  不知从何时起,职场人常挂在嘴边的两个字就是"忙啊",甚至有人调侃,"说自己忙,基本上等同于告诉别人你还活着"。也难怪,在国内很多企业,一个司空见惯的现象就是高层做中层的事情,中层做基层的事情,基层人员却无事可做。比尔翁肯曾以"背上的猴子"来形容"上级为下属挑担子"这一现象,威廉·安肯三世继承并发扬了这一理论,他在《别让猴子跳回背上》一书中,将猴子管理法则应用到管理工作中,并明确提出,管理者的工作就是将适当的"猴子"分给适当的下属,而"喂养猴子"应该是下属的责任。
  别人的猴子怎样跳上你的背
  尽管"各司其职"和"充分授权"已经不是什么新词汇了,但在管理过程中,确实有许多管理者无形中包揽了许多职责以外的事,以至于怨声载道:"我的下属太没有责任心、执行力太差了,他们总是把一堆麻烦推给我,我都快被他们烦死了……"事实上,管理者应该反思一下,自己到底是在怎样的情况下反受下属差遣的。
  不妨来看一个小场景:
  公司主管K走在办公室过道里,这时,他的下属A迎面而来。打过招呼之后,A突然说:"领导,最近我负责的项目遇到了一点麻烦……"
  K主管站在过道上,耐心地听A下属叙述事情的来龙去脉,结果一站便是半个小时。直到听完事情经过,K主管才发现,自己并不能替A下属做任何决定。于是他随口说道:"让我考虑一下再通知你。"然后两人各自回到办公室。
  K主管不知道,从这一刻起,A下属摇身一变,已从问题解决者变为监督者——为了提醒K主管考虑这件事,他三番两次地将头探进K主管的办公室:
  "嗨,领导!早上我跟您说的那件事,您考虑得怎么样了?"
  "领导,那件事情我在等您的消息呢。"
  "我们已经耽误很长时间了,您什么时候能决定下来?"
  "我们什么时候可以开始行动?"
  可怜的K主管不得不放下手头急于处理的工作,集中精力思考A下属提出的问题。
  A下属的"猴子"就这样跳到K主管的背上,而K主管竟浑然不觉。所以,管理者要想避免替下属"背猴子",首先必须明确"猴子"到底是什么,它是"怎么来的"。
  很多人将"猴子"单纯理解为责任、项目、任务或者计划,其实这种理解不够准确。在书中,威廉·安肯三世对"猴子"及其相关概念进行了细致的阐述。
  猴子,是指两人谈话结束后的下一个行动步骤、措施,不是特指具体的问题、任务、计划或者项目。
  喂养猴子,是指跟踪下一步行动,不让下一步行动不执行或推迟执行。
  跳来跳去的猴子,是指由于缺少明确的负责人,下一步行动在不同人的背上"跳来跳去"。
  猴子磁场,是说那些经常给自己揽事来做的人。
  无进度的喂食方式,是指应该达到什么进度、事情进展情况、为什么产生此情况及相关建议等内容。
  可见,"猴子"的准确定义是"双方交谈结束后的下一步",就是当谈话结束后,双方达成共识的下一步工作是什么、由谁做。回顾K主管和A下属的对话,当K主管说"让我考虑一下,然后再通知你"这句话之后,"双方交谈的下一步"就出现了——K主管把事情揽到了自己身上。
  因为K主管这样回复A下属,A下属就对K主管产生了依赖心理。如果K主管最终为他提供了一个完美的答案,他照办并获得成功,以后只要再遇到难题,他依旧会牢牢抓住K主管,直到把自己身上的猴子抖掉为止;万一K主管没有想出对策,事情因此而耽搁了,到了追究责任时,A下属岂不难堪?放心,他早已为自己找到了塞责的理由——"这个事情领导还没拿定主意,我也不知道该怎么干!"
  因此,管理者千万不要忽略"双方交谈的下一步"这个细小的环节,如果不能在与下属的沟通中准确地找到"下一步"这只"猴子"并妥善处理它,必然会落入"套路"当中,深受其害。
  不做"流浪猴"收容者
  弄清了猴子是怎么来的,才能做到有备而战,找到恰当的处理方法。尽管"摆脱下属抛来的猴子"听上去有推卸责任之嫌,但作为管理者,如果一味地将所有事情揽到自己身上,一来霸占了下属学习和成长的机会,二来也占用了自己应该做更重要事情的宝贵时间。
  管理者应该了解,下属的求助是为其提供辅导的最佳时机。通过提问可以引导下属自主思考,树立解决问题的责任意识。因此,明智的做法是提出具体问题,而不是给出答案。也就是说,当A下属想请K主管帮忙出主意时,K主管的正确"姿势"不是快速给出答案,而是抛出恰当的问题:
  "想想看,这件事情你想实现什么样的目标?"
  "现在进行得不顺利是在哪个环节卡住了?原因是什么?"
  "为了达成目标,你做了哪些可行性方案?你准备什么时间开始实施这些方案?"
  "这件事情和相关部门沟通过了吗?他们的反馈如何?"
  如果下属不能回答上述问题,那就请他回去考虑清楚再来探讨;如果下属受到启发,回答出上述问题,那他基本具备了做事情的意识和责任感,这时候,管理者只要鼓励下属放手去做即可。
  现在,猴子依然在A下属的背上——A下属仍是问题解决者,而K主管是监督者。所以,适当地发问真的至关重要。引用作者的话就是:"‘事情进行得怎样这句话是为了弄清谁才是管理者而说的,以防他忘记自己的角色。"
  这个场景当中隐含着一项管理小技巧:当下属汇报工作的时候,管理者应避免做"问答题",而应该去做"选择题"。譬如,A下属发现微信朋友圈营销是一种不错的营销方式。于是,他跑到K主管的办公室说:"领导,朋友圈营销真的很有前途,我想听听你的意见。"这时,K主管要清楚,做这种问答题非常浪费时间和精力。但如果A下属制订了两套营销方案,拿不准用哪个,他把两个方案呈给K主管,K主管只需要择其一即可。正如作者所言:"教练的目的在于培养下属自力更生的本事。自力更生是每个人经过自制、耐性与坚持,才能获得的后天特质。"
  所以,管理者和下属交谈时,要注意"双方交谈的下一步",把"我考虑考虑"这些话变成"你是怎么考虑的"等问题,来启发下属思考。久而久之,下属就会在饲养自己的猴子上下功夫。
  所以,当下属的猴子蠢蠢欲动准备扑上来时,管理者纵然有着超强的事务处理能力,也要咬紧牙关,屏蔽身上随时散发出的"猴子磁场",以及内心强烈的"收集猴子"的欲望,把本该属于下属的猴子还给下属,把自己的精力集中于高绩效团队的打造上。
  成为超级"驯猴师"
  值得注意的是,把猴子甩到别人身上并不只限于上下级之间,有时候,员工之间也会出现这种状况。在热播剧《欢乐颂》中,关睢尔的同事米雪负责制订一份工作报告,中途因为私事而把写了一半的报告抛给了关睢尔。好强的关睢尔只好把自己的猴子暂时放在一旁,抽出时间优先照顾别人的猴子。而猴子的本主米雪,在把猴子扔给同事后,彻底放任不管。结果,由于米雪前半部分报告数据有误,致使整个报告必须推倒重来。报告的签字人关睢尔最终不得不承担起全部责任。
  这类事在职场中并不少见。因此,威廉·安肯三世告诫那些具有"猴子磁场"的人,不要碍于情面随便接管别人的猴子,因为一旦猴子死掉需要追究责任时,那就成了一笔糊涂账。与其事后互相埋怨、掰扯不清,不如从一开始就拒绝让别人的猴子爬到自己背上。
  具体做法可参照以下规则:
  ○猴子属于谁,谁就要自始至终负责,不能推卸责任;
  ○领导可以给下属指明方向,可以提出建议,但猴子还是下属的,如果领导没有及时给予答复,下属应主动去找寻问题答案;
  ○把下一步行动交给下属去做,主管要定时关注猴子的情况,别让猴子饿死;
  ○按照喂食进度表上的时间和地点喂养猴子是下属的责任,主管不必再沿途追逐即将饿死的猴子,胡乱喂食。过细、过于频繁的后续追踪是骚扰。领导对非直接下属给予指令容易造成组织结构混乱(攸关生死的情况除外),如有问题,找到最近一级领导,让其决策、监督、执行,效果将更好;
  ○下属背上有十多只猴子时,管理者要分清哪些猴子是最重要的,哪些是次要的。不要一次给下属太多的猴子。与其遍地分派猴子而不管结果,不如对每只关注的猴子都有喂养计划(约定沟通的时间、频率和内容);
  ○如果有冲突发生,预定喂食猴子的时间可在任何一方的提议下做出更改,但不被视为延误;事情毫无进展不能成为重新安排喂食时间的借口;
  ○领导要与下属面对面一同确认猴子数量、喂养时间、轻重缓急。以确保最佳的猴子还很活跃,适时放弃无效的猴子。上级不必在过程中进行督促管理,如有问题,当面解决不要遗留;
  ○尽可能面对面地喂养猴子,或者使用电话,绝对不要用信件。面对面的对话能确保真正的沟通和了解,以及确保猴子不会转移。即使下一步骤应该由管理者完成,也应当与猴子的主人共同完成,避免猴子以此为契机更换主人;
  ○内容再繁复的备忘录、电子邮件、传真和报告也应该在一页的摘要中写清楚,以便展开即时的对话;
  ○报告应该由主人保存,内容可以通过基于摘要基础上的对话来了解并探讨,避免管理者的延迟。
  处理不属于自己的猴子,让它一开始就没有机会跳到自己的背上,这是一门学问。无论是管理者还是普通员工,自己的猴子自己养,让猴子各归其主,这才是组织运转的最佳状态。
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