以评促建加强高校院系教学文档管理工作

　　摘要：目前，高校院系一级的教学文档是学校教学管理的基础，也是教学管理中基础薄弱的环节，已不能适应现代高校教学的需要，亟待加强。
　　关键词：以评促建；教学文档；基础地位；薄弱环节；巩固措施
　　1.进一步加强教学文档在高校教学管理中的基础地位
　　档案作为人类积累知识、传播知识的有效手段，是知识储存的载体。在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等教学档案是学校教学实践活动的原始记录。教学文档载了教学的全过程，是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要依据，更是全面总结和研究教学规律、提高教学质量和效率的必要条件。
　　2.高校院系文档管理的落后现状
　　目前，多数院系在实际教学管理工作中，重教学、轻管理，尤其是普遍存在着轻视教学文档管理的现象。主要表现在：一、学院教学文档管理人员不定编，基本上由兼职人员管理，这些人员都有自己的本职工作，又缺少文档管理方面的专业知识，对教学文档管理的基本原则和方法不熟悉。二、院系教工档案意识淡漠，不能及时上缴或不缴应归档的材料，造成教学文档材料收集、归档不及时，甚至出现资料流失或文档残缺的现象。三、管理文档的兼职人员收下档案材料后，要么无暇及时整理，要么整理了但不规范、不标准，教学文档管理仍然停留在看家守摊的水平，有的材料还被束之高阁。
　　3.以评促改、以评促建，加强院系教学文档硬件设施、管理队伍、管理制度建设
　　3.1配强人员，稳定队伍
　　强化教学文档管理工作，必须配好高素质的文档管理人员，并保持这支队伍的相对稳定。《普通高等学校档案管理办法》规定＂高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集整理和移交工作＂。
　　3.2加大投入，完善设施
　　强化教学文档，就要增加对教学文档管理的投入。一是确保有适合文档管理存放的处所场地；二是引进必要的先进技术和设备。提高教学文档管理效率，必须采用现代化的管理手段。必备、完善的管理设施，是搞好文档管理的物质基础。只有这样，才能根本杜绝资料压摞堆积、存放无序，查找不方便的现象。只有具备过硬的软硬件条件，档案的提供利用服务才能满足现代化的需要，才能实现档案管理和利用的科学化、高效化。
　　3.3建立制度，规范管理
　　3.3.1文件资料的收集归档制度
　　收集教学文档资料，要在时间上把握好，具体来说，注意以下几个方面：第一，根据教学活动特有的周期性规律，制定各类资料的归档时间。如：新生入学，录取名单、新生实际报道情况；毕业生离校，考研、就业去向；学年伊始，各种年度工作安排；学期结束，年度工作总结；学期之初，学生注册、到课情况、教师授课进度表、院系课表；中期，期中教学检查结果、下学期教材征订目录；期末，试题、标准答案、评分标准、试卷、试卷分析、任课教师教案等，都要相应地定出确切的归档时间，以保证及时地收集、立卷、建档。第二，注意需立即归档或同时归档的资料。院系教学活动中随机产生的资料，如讲课大赛、征文比赛等，活动结束，立即归档；院系制定的工作安排，如新办专业、教改项目，从申报到批复、结项，每项重要的工作都应有完整、准确、系统的文件材料同时归档保存。
　　3.3.2教学文档的安全保管制度
　　教学文档是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查档案证据不足，有的已经丢失，有的一时找不到，而评估＂重证据，不轻信口头汇报＂，积分自然受到影响。因此，对教学文档必须进行安全保护和科学管理，只有做好了保管工作，利用工作才会有可靠的物质基础。
　　要建立安全保管制度。对收集到的文件、材料要及时进行科学的分类、入柜，编制检索目录。文档室由专人负责，非工作人员未经许可不得入内。制定防火防盗防尘防潮等＂八防＂措施，如室内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品和档案装具以外杂物，下班锁门闭窗，切断电源，定期进行安全检查等，确保所保存的文档完整无损。
　　3.3.3教学文档查阅和借用制度
　　教学文档也和其他档案一样，一般情况下不宜借出，供利用者查阅是档案利用工作的主要方式。要建立、完善教学文档借阅制度。对需要查阅教学档案的人员，要按制度办事、认真履行相关手续，在查阅档案时须小心轻翻，不得圈划、折迭、涂改，不准拆卷或抽取卷内档案；如摘录、复制、翻拍档案，需经工作人员同意；一般应在档案室查阅，特殊情况需借出档案时，必须办理借阅手续，并限时归还，借出的档案不得转借他人等。
　　3.3.4教学文档收集、清退、销毁制度
　　由于档案管理工作具有机密性和严肃性的特点，所以，必须制定教学文档收集、清退、销毁制度。对于上级下发并明示收回的机要文件，经传阅并贯彻实施后，要妥善保管，按要求整理上交。对已经到期的档案，要及时销毁，严格履行程序。如必须组织鉴定销毁小组鉴定并在鉴定结果上签字，核准销毁的档案，在原目录上注销，指派专人监销，销毁人和监销人在销毁报告上签字，一起归档保存等。
　　4.做好实体档案管理，逐步实现电子化管理
　　教学文档管理包括两个方面的内容：其一是实体管理，其二是信息管理。前者是基础，后者是目的。关于实体档案的分类，国家颁布有《高等学校档案实体分类法》——中华人民共和国档案行业标准，但是在评建活动中，由于院系没有进行过正规的文档管理，面对大量的资料往往一时不知如何归类整理。被评估学校同时下发了评估标准、教学文档分类目录、支撑材料目录、几十种统计表格，它们之间存在什么内在联系？以什么为主线把这些统领起来组成一个有机整体？笔者认为应当：
　　4.1参照国标，增补新项，再编条目
　　在按照《高等学校档案实体分类法》建立文档的基础上，把评估所要求的内容全部插进去（没有对应编号的，可在二级、三级类目中增设编号），再按照教学评估指标体系编一套索引目录。这样，无论想提取什么材料，都可轻松、迅速得到，既满足了评估的需要，又保持了文档管理方法的连续性，维护了国家标准的权威，文档管理始终建立在科学的基础上。
　　4.2由＂实体型＂转向＂信息型＂，逐步实现教学文档的现代化管理
　　建立教学文档，目的在于更好地开发利用，档案工作的价值和服务性是通过档案利用来实现的。随着电子信息技术的迅猛发展，教学文档必然要由＂实体型＂向＂信息型＂发展，逐步实现教学文档的现代化管理。教学文档管理电子化，查找、复制、传输资料方便，可以极大地推动教学文档的开发利用。通过教学评估，对已经收集的大量数字信息，经过技术处理，扩大数字信息覆盖范围，建立起一个各级类目，直至基本数据都互相链接的完整的数据库，是完全可以做到的。教学文档实现了电子化，对展示学校教育教学成果，树立学校自身形象等方面也是大有益处的。