从管理审计的角度探讨高校科研经费管理
⇨⇦
摘要：目前，科研经费收入已成为高校继国家财政拨款、学费住宿收入后的第三大收入来源。科研经费收入的增加在保障高校科研活动开展、提高高校科技竞争力的同时，也暴露出一些经费使用不规范的问题。加强科研经费管理，合法合规有效地使用科研经费成为各高校的一项重要课题。本文通过对科研经费审计中发现的几个实务问题的分析，探讨加强高校科研经费管理的路径。
关键词：高等学校 管理审计 科研经费管理
随着创新性国家战略的提出，我国科技投入不断加大，2014年全国投入研究与试验发展经费13 015.6亿元，其中高等学校占898.1亿元，比上年增长4.8%。经费投入的增加一方面促进了科技创新，推动了科技成果的转化；另一方面由于管理上的缺失也导致科研腐败的滋生。科研经费内部审计是对科研资金活动的再监督，内部审计中发现的问题反映着科研经费管理中的漏洞，并促使科研经费管理不断完善。
一、审计中发现的几个实务问题
（一）收入方面。不少横向科研项目的委托方往往要求先开票后来款，这样就存在预开票问题。会计上通常的做法：（1）预开票时，借记＂应收账款＂科目，贷记＂应交税费＂＂科研事业收入——科研待分配＂等科目；（2）来款时，借记＂银行存款＂科目，贷记＂其他应付款＂科目；（3）核算入项目时，借记＂其他应付款＂科目，贷记＂应收账款＂科目，借记＂科研事业收入——科研待分配＂科目，贷记＂科研事业收入——项目收入＂科目。这种做法在预开票时，直接确定纳税义务和科研收入，待来款后由项目人员办理相关手续，将科研待分配的收入转入项目收入。这样核算存在以下问题：（1）虚增收入。在未收到资金的情况下按预开票金额确定收入，与高校采用的收付实现制原则相矛盾，虚增了科研事业收入；（2）大量资金暂挂往来。科研人员借开发票挂了应收往来，科研来款挂了应付往来，而对借开发票和科研来款掌握信息最充分的项目人员并未及时办理相关手续，导致大量科研来款暂挂往来，造成资金沉淀。除去会计核算上的问题，科研经费到账管理不完善、科研项目管理与会计核算相脱节是造成该问题的主要原因。
（二）支出方面。
1.票据的真实性、相关性问题。科研经费的支出大多为费用报销方式，报销票据是否合法、是否是流通的正规票据比较好判断，而相关性和真实性的判断较难。审计实务中发现科研经费报账有累积现象，往往一次报销大量发票，如大量的电话费、车费、汽油费、劳务费、餐费等。审计中通过从发票出具时间是否合理、大额发票是否连号、是否拆分报销、是否与业务发生地一致、费用测算是否合理、是否签订完整的业务合同、是否有其他相关费用支出、是否频繁发生、是否符合逻辑等方面判断票据的相关性、真实性，可以发现会计记录中存在较多的与项目无关、不真实的费用在项目经费中列支。另外有些费用的发生无票据而是通过虚构出差天数领取差旅补助等方式列支。这些问题暴露出科研项目管理方面的不足，有制度上的缺失也有执行上的不力。
2.科目核算的准确性问题。审计实务中发现同一性质或完全类似的经费开支在不同会计人员手中核算记入的会计科目不一样，甚至同一会计人员对相同经费的核算也不一样。核算科目的不统一、核算内容的模糊化给项目结题决算提供了＂调表调账＂的空间，为了能够顺利结题，科研人员利用核算科目的模糊化，比照预算数据编制决算报表。从这一角度也反映出科研经费预算编制方面存在的问题。以2015年某项国家自然科学基金课题的部分预决算为例（见下页表1）。
3.项目交叉开支问题。审计中发现为了保证来之不易的科研资金被充分使用，科研管理部门、会计部门等允许项目之间交叉使用经费。如某一项目负责人名下有多个项目，其纵向科研项目的净结余根据财政部《关于中央部门财政拨款结转和结余资金管理办法》（财预[2010]7号）的规定应归还原资金渠道，为了防止纵向课题的经费被收回，将横向课题的费用在其中列支，有的项目经费到账时间较晚，为了保证科研活动的正常开展，便将该项目经费在其他项目中列支，许多横向课题结题不结账，保留一定的资金沉淀，以待有其他项目支出时，在其中列支。这些做法造成科研经费未专款专用，经费使用管理混乱，容易隐藏科研腐败。
4.管理费用未弥补科研活动消耗的学校资源。科研项目管理模式一般都是在科研经费到账后，按一定的比例提取科研管理经费，一部分作为弥补科研活动消耗的学校资源，一部分作为学校科研工作相关部门、人员的工作经费及奖励经费。按照新的会计制度，提取的管理费用核算入事业基金科目，而实际科研活动耗费的房屋维修费、水电费、设备维护费、人力资源成本等都从教育事业支出中列支。这样科研活动耗费的学校资源既在科研支出中列支（提取的管理费），又在教育事业支出中列支（实际支付），使得科研间接成本附加到教育事业支出中，无法按课题受益程度分配到各个科研课题中，导致科研课题研究成本不清，事业经费开支不实，会计信息失真。众多的科研项目管理制度都规定了提取管理费的比例，但对提取的管理费如何弥补学校资源未有明确而具体的规定，这样就无法精确核算科研项目的成本，更无从谈起科研项目效益考核问题。
二、原因分析
（一）科研人员对经费归属的认识存在误区。＂课题制＂的项目管理模式赋予了课题负责人较大的经费使用自主权。课题负责人凭借自身能力和所在高校的支持争取到科研经费，既提高了学校的知名度，又给学校带来了经济利益，因此有不少科研人员认为科研经费是自己的经费，没有意识到他们所有的科研工作都属于学校行为，所有的科研经费都属于学校资金。这一认识上的误区从根源上导致许多科研经费被用于非科研支出，出现较多的违法违纪现象，给国家造成了经济损失。
（二）预算编制与预算执行相脱节。在项目申报预算时，不少科研人员首先想到的是如何申请到更多的经费，没有考虑项目的真实经费需求，加上对预算编制经验不足，预算编制往往比较笼统，没有真实反映整个科研过程所必需的各项成本。而科研管理部门在审批项目的过程中更多地从学术角度进行评估，对预算是否合理、是否有具体支撑未进行有效管理。这就导致预算与实际支出相脱节，二者之间存在明显差距，在科研项目结题决算时，为了能够顺利结题，科研人员就向财务人员提出＂调账调表＂，严重影响了预算的约束性和严肃性。
（三）管理制度不配套，部分职能缺失。
1.虽然现在科研项目主管单位出台了不少规定，高校也制定了科研项目管理办法，但层次偏低，漏洞较多，如对科研项目主力人员付出的劳动没有给予明确补偿，导致部分科研人员为了补偿自己的人力资本，而采用非法手段套取科研经费。制定一套涉及科研项目立项、审批、经费使用到监管责任等各方面的系统的法律法规已成为当务之急。另外，现行的科研项目管理制度多是指导性意见，缺乏细节流程和强制性规定，无具体处罚措施，违法违规成本较低。
2.科研项目的数量和科研经费总量成为高校办学实力的体现，因此高校科研管理部门对科研项目的申报极其重视，但对科研项目的日常管理重视不够，仅仅发挥上传下达、布置任务、上报材料的作用，很少对项目的来款情况、项目研究进度、项目结题结账情况进行跟踪管理，不清楚项目资金情况，课题验收时更多的看重技术和成果的验收，较少考虑经费使用效益。
3.高校采用的是收付实现制会计核算原则，而科研经费主要体现了权责发生制的特点，会计核算原则的不匹配导致高校的核算方式不能有效核算科研活动的收入和成本。
4.会计人员对科研项目经费的筹集、运用、耗费等全过程运作缺乏系统了解，难以对报销票据的真实性、相关性做出准确判断，容易出现会计科目、项目设置的不合理，项目经费如何使用基本上是由项目负责人决定。
三、加强高校科研经费管理的措施
（一）加大制度学习力度，提高规范使用资金意识。
1.不定期组织科研项目负责人系统学习现行科研管理制度，尤其是财经制度，通过学习使科研人员明确科研行为是学校行为，科研资金是学校资金，改变科研经费是个人资金的错误认识；明确科研是依附于高校的一项活动，项目经费使用和管理的责任主体是高校，科研经费的收支核算、成本核算、绩效评价等是高校财务的一项重要内容；明确科研经费如何规范使用，什么样的经费开支行为是违法违纪行为。
2.有重点地选择违规使用科研经费的反面案例，反思科研经费使用行为。近几年来高校科研人员使用虚假合同、虚假发票等手段骗取科研经费的犯罪案例一度成为社会的热点，高校有关管理部门可以选取有代表性的案例组织科研人员深入学习，在看到违规使用科研资金的惨重代价警示自我的同时，也要分析案件突破的细节，警醒科研人员不要存在侥幸心理，要通过学习反思自己的科研经费使用行为，杜绝违规事项的发生，保证科研活动的健康开展。
（二）加强预算管理的科学性和严肃性。
1.强化科研人员的经费预算意识，要求预算编制精细化，意识到无预算或超预算就不能开支经费。在编制预算时要充分考虑经费开支事项，预计相关支出，对不确定事项可预估一定的＂其他＂费用，同时，科研管理部门和财务部门应对科研项目的预算编制予以指导，对预算科目涵盖内容、预算编制要求等做好解释工作，并考虑到科研活动规律，指导项目人员科学合理地编制预算。
2.加强预算控制，严肃预算执行。科研经费日常预算管理最直接有效的途径就是财务控制，在前期预算编制比较细致准确、会计核算达到一定信息化程度的基础上，可以考虑将经费预算类别与所包含的会计科目相对应，并将各类别的预算在财务系统中设定限额，一旦超出限额，系统将不允许进行下一步操作，这样就可以实现科研项目经费的严格控制，保证预算执行的严肃性。
（三）建立健全科研经费管理制度，加大制度执行力度。
1.健全的制度是保证经费管理规范化的前提。目前在高校科研经费来源渠道多样的情况下，对科研经费的管理制度也是政出多门，结合高校科研活动的规律和要求，建立全国统一的科研经费管理制度非常有必要。制度中应包括各科研管理职能部门的职责、科研项目过程管理、科研项目的监督检查、科研经费的预算和开支范围、科研经费的管理与监督、科研经费的决算和结题管理等内容；应在相关内容中明确科研相关的收入都要纳入统一财务管理，实行全额预算，分类管理，明确科研收入、成本的核算原则、核算方法，明确项目结题、经费结账的要求、程序，以及结余资金的管理使用办法，明确科研人员的人力资本补偿，明确不按制度管理使用科研经费的惩处措施等。
2.建立奖惩机制，加大制度执行力度。制度的有力执行需要合理的奖惩来施以动力和压力，否则再好的制度没有严格执行也是枉然。设立科学合理的考核指标、考核标准，对科研人员、科研管理部门、财务部门、审计部门等相关人员、部门的科研管理工作进行考核，按考核结果进行奖惩，促使制度的落实和执行，减少制度执行中的＂人情味＂。
（四）建立三级负责制度和监督协调机制。
1.建立学校、学院、项目负责人三级负责制度，明确各层级的管理责任，学校是科研项目和科研经费管理的责任主体，履行法人职责，学院是科研活动的基层管理单位，对本单位科研项目经费使用承担监管责任，科研项目负责人是科研项目经费使用的直接责任人，对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。
2.建立和完善相关管理部门的监督协调机制，促进项目负责人、科研管理部门、财务部门和内部审计部门的协调配合。科研管理部门因为负责组织各类科研项目的立项申请、校内资源配置、合同签订管理、科研经费管理等，会掌握比较全面的项目信息，应及时将掌握的重大项目信息通知财务部门，增强财务部门对科研经费开支的真实性、相关性的判断和对项目进度的了解，应督促项目负责人及时办理科研项目结账手续；财务部门应充分发挥专业优势，指导、协助、审核项目负责人编制科研项目经费预算，要将发现的项目管理问题及时反馈给科研管理部门，以便加强管理；内部审计部门应按照学校、科研管理部门等要求开展科研经费审计，根据科研管理部门提供的重点项目进行跟踪审计，及时发现经费管理和使用中存在的问题，防止违规违纪行为的发生。S
参考文献：
[1]李艳霞.高校横向科研经费管理研究[J].山西财经大学学报，2012，（4）：252-259.
[2]马志宏.高校科研经费管理的全过程跟踪审计[J].财会月刊，2012，（29）：76-77.
[3]上官鸣，刘煌，秦丽丽.基于审计视角的高校科研经费管理制度探讨[J].中国内部审计，2015，（8）：29-31.
[4]汤小琴，肖中瑜，陈云霏.高校科研经费管理问题分析及对策探讨[J].商业会计，2015，（04）：113-114.
[5]袁新文，洪少丹.高校科研经费监管系统若干问题探讨[J].中国内部审计，2013，（1）：73-77.
[6]马晓霞，龚勋.高校科研经费管理问题及对策[J].财会通讯，2010，（11）：63-64.